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新年度に備えるフォルダ整理&作成

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新年度に向けて準備していますか?年度替わりは、色々と忙しくついついハードに使っているPCのことは、二の次になってしまいがちです。そして、ついつい混乱したまま惰性的に過ごしてしまうことはありませんか?
今回は、新年度に向けてのフォルダの整理と作成準備についてです。

  
新年度に備えるフォルダ整理&作成】  
  1.今年度のフォルダの見直し
  2.来年度のフォルダの作成(基本セット)
  3.毎年使うフォルダは圧縮保存!






1.今年度のフォルダの見直し
そろそろ、年度が終わってしまうわけですが、1年間を通して、自分のPCのフォルダを点検する機会というのは、そう多くはないのではないでしょうか?実際は、その都度必要なときに作りながら対応しているという状況の人が多いと思います。しかし、それは本当に効率的なフォルダ構成なのか?ということをこの時期に見直してみましょう。

<フォルダ構成見直しのPoint>
・年度単位で構成されているか?
 *年度単位の仕事じゃない人は、スルーでいいです。ただし、年ごとの管理はいいかもしれません
・年度の区切りのないデータが年度のフォルダに入っていないか?
 *年度ごとのフォルダから切り離す方向で考える
・上位層と下位層のフォルダの位置づけは、それで正しいか?
 *本当は、下位に位置づけるべきフォルダと同列になっていないか?
・フォルダの名称は、それで良いか?
 *名称で分かりづらくなったりしていないか見直す
・同じようなカテゴリのフォルダが複数ないか?
 *まとめられるものは、まとめる
・逆にカテゴリが違うのに同じフォルダに入っているものはないか?
 *分離すべきものは、別フォルダとして考える

さて、見直しできましたか?
時間がかかりそう…。と思っていても、来年度のことを思えば、ここに時間を費やしても損にはならないですよ。たぶん、そんなに時間はかからないはずです。


2.来年度のフォルダの作成(基本セット)
さて、ここからは、来年度に向けての準備です。
2でどこらへんが、問題でどこを直すべきか明確にできたら、いよいよ来年度使う(であろう)フォルダ作成に入ります。
まずは、どんどんフォルダを新規作成しましょう。
2009032001.jpg

こんな感じになりますが、気にせずに必要な数だけ作成しましょう。

次にフォルダ名の設定をします。フォルダを選択してF2を押せば、フォルダ名の変更ができます。

F2→名称変更→確定(エンター)→次のフォルダを選択→*以下ループ


の順でマウスを使わずにサクサクと名称変更ができるはずです。
もちろん、フォルダの階層構造もこの段階で全部作ってしまいます。次年度のことなので、不確定な部分がある場合は、その都度追加すればよいという気持ちでやると良いと思います。


3.毎年使うフォルダは圧縮保存!
3で次年度のだいたい準備は整いました。
最後に次年度以降も継続して使う場合に関してです。ある程度基本セットのフォルダが完成してしまったら、以外と大きな変更は、少ないものです。そこで、先ほどの基本セットのフォルダをzipに圧縮して保存しておきましょう。フォルダだとエクスプローラ上から見ても邪魔になりますが、圧縮してしまえば、それほど気になることはありません。さらい年度以降は、解凍して1→2の順でやれば、さらに早くできるはずです。
2009032002.jpg


ほんの少しの手間さえ惜しまなければ、快適な環境が手に入ります。逆にこの段階で手を抜いていると、泥縄式でフォルダ構成を構築してしまい、結果的に仕事のパフォーマンスが落ちてしまうのです。ぜひ、今のうちにやってみるといいですよ。



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