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机の引き出し整理術(実践編)

オフィスキャビネット ブラック HG-321 28687

前回は、机の引き出しの中で処分する方針と整理の基本についてでした。今回は、さらに具体的なアクションについてです。

  
【机の引き出し整理術(実践編)】  
 1.使用頻度ランキング
 2.保留の箱をどうするか





1.使用頻度ランキング
前回は、机の3つの引き出しの役割分担を明確にしました。
今回は、それに基づいて、具体的に使用頻度を明確にして、整理の基準をハッキリさせます。

やり方はごく簡単です。
 ①机の中のものをリスト化する
 ②リストを机の上に置いておき、使うたびに正の字で使用回数をカウントする
 ③②を1週間続ける


さて、これで使用頻度のランキングができました。
そうすると、1週間で1度も使わないものというのがあることが分かります。もし、これが1番上の引き出しに入っていたのならば、見直しが必要になります。
1番上の引き出しは、本当に毎日使うだろうというものに厳選していくのが大事なのです。使いたいときに1秒で使えるというのが、いかに気持ちよいかやってみたら分かります。


2.保留の箱をどうするか
さて、前回の記事の中で「使うかもしれない」に分類され、保留になっているモノ達をどうするかです。
これも基本方針を決めて、実行しましょう。

実践編としては、具体的に1ヶ月、半年と区切ってやることをオススメします。

 ①1ヶ月間で使う機会のあったモノに関しては、2段目の引き出しに戻してやる。
 ②そして、半年経っても使う機会の無かったモノに関しては、処分してしまうです。


基本的に半年以上使わないモノは、1年経っても使いません。
なので、机の肥やしにするぐらいだったら、処分しましょう。処分の仕方に関しては、前回の記事を参考にしてみてください。




関連記事
2011.01.15 [整理術] 机の引き出しの整理術
2009.03.20 [整理術] 新年度に備えるフォルダ整理&作成
2009.02.08 [整理術] 机を整理するためのワンタイム整理法とは

ライフハック病にならないために心がけること

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photo by 深白色 (Arys Chien)'s photostream


みなさんライフハックしてますか?
最近では、ライフハックに関するエントリを見ない日はありません。
しかし、ライフハックすることを目的にしてしまい、ライフハック病ともいうべき状態の人がいます。本来だったら効率化されるはずの仕事すらできず、ひたすらライフハック術に振り回されている人も見られるようです。
今回は、そんなライフハック病にならないために心がけることについてです。





ライフハック病にならないために心がけること】  
 1.ライフハック病とは?
 2.ライフハック病になりやすい人
 3.ライフハック病への処方箋





1.ライフハック病とは?
まず、ライフハック病という言葉ですが、これは私の造語です。
では、どのような人のことをライフハック病と呼ぶかというと、以下のような症状のある人です。

 ・ライフハックを実践するも1ヶ月ももたない
 ・次々に新しいライフハックを取り入れようとしてどれも身につかない
 ・ライフハックを実践しようという労力の方が大きく、仕事に支障が出ている


意外にこういう人多いんじゃないでしょうか?



2.ライフハック病になりやすい人
実際にライフハック病になりやすい人としては、このような感じの人が多いようです。
 ・ライフハック関連のエントリをチェックしている時間が異様に長い
 ・何か新しいことを始めると、それだけでやった気になってしまう
 ・スケジュール管理やToDo管理を複数にまたがってやっており、全て把握し切れていない
 ・机の上が、片付いていない




3.ライフハック病への処方箋
では、このライフハック病への対処法としては、どうすればよいのでしょうか?

■まず、何のためにライフハックをしているのかを自問する
ここが、一番大事なのですが、何のためにしているかを考えてみてください。たぶん、仕事を効率よくするためだったり、生産性を上げるためだったりしますよね?最初は。
しかし、それ自体が目的になっていないでしょうか?

■ライフハックが、仕事を圧迫していないか計算する
実際のライフハック病な人は、ライフハックをすることが目的化しているので、それに向ける時間が大きくなりすぎているはずです。それを図る目安として、以下の式に当てはめてください。

ライフハックにかける時間 + 実際の仕事にかける時間 
> ライフハックを導入しないで仕事をする時間


もしも、この不等式に当てはまるようならば、あなたはライフハック病です。まずは、これを自覚することが、とても大事なのです。

■本当に自分に合っているかを自問する
どんな便利なソフトであっても、それを使いこなさなければ意味がありません。それと同じようにライフハックもどんなに便利そうに見えても、使いこなさなければ、全く意味がないのです。もしも、使いこなせないようなものであるならば、それはあなたに合っていないのかもしれません。その場合、自分に合っていないライフハックは、今すぐやめてみましょう。

■ライフハックはエッセンスであるということを理解する
様々な「~する方法」的なエントリや本を100%実践する必要はありません。むしろ、その中で本当に自分自身に使える部分というのは、以外にも多くはないものです。本などで示されているライフハックは、その著者が、試行錯誤の上で作り上げたその人自身のための方策なのです。そのケースをそのまま自分自身に適用することは、元々かなり無理があることではないでしょうか?あくまで自分自身にとっての解決方法であるべきなのです。そのためには、自身の問題を解決するための手法として、どの部分だったら流用可能なのかということを考える方が現実的です。



関連記事
仕事で破綻しそうなときにとるべき自分を立て直す再建手段とは
仕事での瞬発力を高めるには(前編)
仕事での瞬発力を高めるには(後編)

GmailでもEOMが使えます

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前日の「EOMを周囲に広めよう!」でも触れましたが、EOMとは、End of Message の略です。メールの件名の末尾に[EOM]と入れることで、「これ以上のメッセージはありません」と宣言するためのものです。

Gmailで件名のみで本文無しのメールを送ろうとすると、「このメールを本文なしで送信しますか?」というような確認メッセージが表示されます。しかし、件名の末尾にこの[EOM]と入れておくと、その確認メッセージが出ずに、そのまま送れるようになります。

もしも、Gmailを使っている方でしたら、ぜひお試しください。


関連記事
EOMを周囲に広めよう!


参考リンク
 一行メールのススメ(IDEA*IDEA)
 件名だけで用件を終わらせる「EOM」とは(ライフハッカー[日本版])

EOMを周囲に広めよう!

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EOMとは、End of Message の略で、「これ以上は、メッセージはありませんよ」という意味です。以前、百式さんのところでも取り上げられていたのですが、実際に使ってみての感想を含めて。

このEOMは、何に使うのかというと、メールの件名だけで用件を済ませてしまおうというものです。

このように、件名の最後に[EOM]と書き添えることで、「これに本文はありませんよ」ということを明示するのです。そうすることで、無駄なメッセージのやりとりを無くして、簡潔に用件のみを伝えることができるのです。

しかし、いきなりこれを周囲に対してやり始めると、
「この[EOM]って何?」
と逆に聞き返されて、より一層無駄なやりとりが増えてしまい、何のためにこれをやっているのか分からなくなってしまいます。

そこで、

EOMを普及する方法】
 1.一番はじめのやりとりに説明を加える
 2.親しい仲間同士の小さなコミュニティーで始める
 3.EOMを使う場面を限定しておく



1.一番はじめのやりとりに説明を加える
まぁ、当然と言えば当然ですが、これをしなくては先ほどのように無駄に説明が増えてしまいます。なので、一番はじめのやりとりできちんと説明をしておけば、わりとスムーズにいきます。
これは、定型文化しておけばさらに省力化できます。

<例文>
件名の最後に着いている[EOM]とは、End of Message の略で、「これ以上は、メッセージはありません」という意味です。件名のみで用件を伝えることができるときは、件名の最後に[EOM]とつけます。
したがって、この[EOM]とついたメールでは、今後、本文は省略させていただきますので、ご了承ください。


2.親しい仲間同士の小さなコミュニティーで始める
いきなり、あまり交流のない方へのメールに[EOM]とつけても、「何これ?」と引かれてしまうだけです。むしろ、最初は親しい仲間同士で始めていって、少しずつ規模を拡大していくのがよいようです。仲間同士だと符丁みたいで逆に親近感が持てたりします。

3.EOMを使う場面を限定しておく
何でもかんでも[EOM]を使うのではなく、「会議の連絡の時だけはEOMをつける」というように使う場面を限定しておくとより一層、周囲への浸透度が高まります。


どんなことでもそうですが、いきなり新しいことというのは、なかなか浸透しないものです。まずは、できるところから徐々に広げていくという感じでやってみるというのは、いいんでしょうね。


参考リンク
 一行メールのススメ(IDEA*IDEA)
 件名だけで用件を終わらせる「EOM」とは(ライフハッカー[日本版])

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