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一日の仕事の終わりにするべき5つのこと

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photo by jmsmytaste


みなさんは、毎日の仕事の終わりの時間に何をしていますか?
すぐに家に帰りたい(または遊びたい)気持ちを少し抑えてでも、やっておくとよい5つのことをまとめてみました。今日の仕事の終わりからやってみてください。

 
【一日の仕事の終わりにするべき5つのこと】  

 1.スケジュール確認
 2.紙資料の整理
 3.ゴミ箱の整理
 4.PCのデスクトップの整理
 5.PCのデータバックアップ





1.スケジュール確認
明日のスケジュール確認をするとともに、手帳や携帯に記載されたスケジュールを書き出します。私は、これをGoogleカレンダーに登録しています。基本的には、スケジュールは一元化すべきだと思っているので、ここで行っています。
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2.紙資料の整理
基本的には机上整理なのですが、そのほとんどは紙資料なので、あえてこう書きました。いらない資料は、即ゴミ箱へ。それ以外は、必要に応じてファイリングなどを行いましょう。できたら、机上には何も残さないことを目標にすると良いです。


3.ゴミ箱の整理
意外と見落としがちなのですが、自分のゴミ箱も1日に1回程度整理しておきましょう。リサイクルできるものを分別したりして、ゴミ箱は空にすることを心がけましょう。


4.PCのデスクトップの整理
PCのデスクトップにデータやファイル、フォルダなどは散らかっていませんか?机上の整理と同じで、いらないものは削除して、必要なものだけを残すようにしましょう。

デスクトップはアイコン3つにする方法

できたら、3つにまでできたらいいですよね。


5.PCのデータバックアップ
最後は、その日一日分のデータやファイルのバックアップを取りましょう。明日も今日と同じようにPCが起動してくれるとは限りません。私は、RealSyncというフリーソフトを使ってバックアップを取っています。もし万が一、データが損なわれるような事態が起きても、バックアップがあれば安心ですよね?

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私は、この5つを毎日実践しているのですが、次の日に職場に来たときのスッキリ感が違います。みなさんもぜひ、今日の仕事の終わりから始めてみませんか?



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ライフハック病にならないために心がけること

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photo by 深白色 (Arys Chien)'s photostream


みなさんライフハックしてますか?
最近では、ライフハックに関するエントリを見ない日はありません。
しかし、ライフハックすることを目的にしてしまい、ライフハック病ともいうべき状態の人がいます。本来だったら効率化されるはずの仕事すらできず、ひたすらライフハック術に振り回されている人も見られるようです。
今回は、そんなライフハック病にならないために心がけることについてです。





ライフハック病にならないために心がけること】  
 1.ライフハック病とは?
 2.ライフハック病になりやすい人
 3.ライフハック病への処方箋





1.ライフハック病とは?
まず、ライフハック病という言葉ですが、これは私の造語です。
では、どのような人のことをライフハック病と呼ぶかというと、以下のような症状のある人です。

 ・ライフハックを実践するも1ヶ月ももたない
 ・次々に新しいライフハックを取り入れようとしてどれも身につかない
 ・ライフハックを実践しようという労力の方が大きく、仕事に支障が出ている


意外にこういう人多いんじゃないでしょうか?



2.ライフハック病になりやすい人
実際にライフハック病になりやすい人としては、このような感じの人が多いようです。
 ・ライフハック関連のエントリをチェックしている時間が異様に長い
 ・何か新しいことを始めると、それだけでやった気になってしまう
 ・スケジュール管理やToDo管理を複数にまたがってやっており、全て把握し切れていない
 ・机の上が、片付いていない




3.ライフハック病への処方箋
では、このライフハック病への対処法としては、どうすればよいのでしょうか?

■まず、何のためにライフハックをしているのかを自問する
ここが、一番大事なのですが、何のためにしているかを考えてみてください。たぶん、仕事を効率よくするためだったり、生産性を上げるためだったりしますよね?最初は。
しかし、それ自体が目的になっていないでしょうか?

■ライフハックが、仕事を圧迫していないか計算する
実際のライフハック病な人は、ライフハックをすることが目的化しているので、それに向ける時間が大きくなりすぎているはずです。それを図る目安として、以下の式に当てはめてください。

ライフハックにかける時間 + 実際の仕事にかける時間 
> ライフハックを導入しないで仕事をする時間


もしも、この不等式に当てはまるようならば、あなたはライフハック病です。まずは、これを自覚することが、とても大事なのです。

■本当に自分に合っているかを自問する
どんな便利なソフトであっても、それを使いこなさなければ意味がありません。それと同じようにライフハックもどんなに便利そうに見えても、使いこなさなければ、全く意味がないのです。もしも、使いこなせないようなものであるならば、それはあなたに合っていないのかもしれません。その場合、自分に合っていないライフハックは、今すぐやめてみましょう。

■ライフハックはエッセンスであるということを理解する
様々な「~する方法」的なエントリや本を100%実践する必要はありません。むしろ、その中で本当に自分自身に使える部分というのは、以外にも多くはないものです。本などで示されているライフハックは、その著者が、試行錯誤の上で作り上げたその人自身のための方策なのです。そのケースをそのまま自分自身に適用することは、元々かなり無理があることではないでしょうか?あくまで自分自身にとっての解決方法であるべきなのです。そのためには、自身の問題を解決するための手法として、どの部分だったら流用可能なのかということを考える方が現実的です。



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仕事で破綻しそうなときにとるべき自分を立て直す再建手段とは

今回のエントリは、過去の自分に対する戒めと、仕事を覚え始めた若い人が陥りがちな失敗をどう防ぐかということについてです。

まず、どのような人が対象かということについて。

 ・多くの仕事や大事な仕事を抱えている
 ・しかし、それらの仕事がほとんど進捗していないか頓挫している
 ・しかも、それらの期日が間近に控えている


はっきり言って、これは非常にまずい状況といえるでしょう。もしも、これが会社の状況に置き換えるとしたら、破産寸前の状態です。あなたは、この状況を何とかしなくてはいけないと思って焦っていることでしょう。もしかしたら、「すべてを投げ出して逃げてしまおうか」と思っているかもしれません。

しかし、ここは逃げ出してはいけません。社会人としての責任を果たさなければなりません。


ではどうするか?


そこで、会社が危機に陥ったら再建に向けて手段を講じるように、自分自身の再建に向けて取り組まなくてはいけません。


仕事で破綻しそうなときにとるべき自分を立て直す再建手段】
 1.期日内にできそうもない仕事を明らかにする
 2.すべての状況を包み隠さずしかるべき人に話す
 3.今の自分にできることとできないことを分け、仕事を他の人に振り分ける
 4.期日内にできない場合、どれぐらいの譲歩があり得るかを折衝する
 5.緊急度に応じて、今すぐ仕事に取りかかる



1.期日内にできそうもない仕事を明らかにする
まずは、自分の手持ちの仕事の中で、すでに期日が過ぎたもの、または確実に期日が過ぎてしまいそうなものを明らかにしてください。これは、被害状況をきちんと見極める必要があるからです。冷静にどういう状態かきちんとリスト化しておくと良いです。


2.すべての状況を包み隠さずしかるべき人に話す

さて次にすべきことは、この自分の状態を正直に周囲やしかるべき人に話すことです。ここで、一番やってはいけないことは、変なプライドをもつあまり、嘘をついたり、全貌について話さないことです。もしも、一時しのぎの嘘をついて、その場を取り繕えたとしても、最終的によりひどい状態になった段階で直面せざるを得なくなってしまいます。その時には、あなたが守ろうとしていた変なプライドなど、それこそ木っ端みじんになってしまいます。
自分ができていなかったという事実を受け入れて、その上で自分にできるベストを尽くす方が、何倍もましです。会社や組織にとって、あなたができないことよりも、案件が何も進まないまま放置される方が、問題なのですから。


3.今の自分にできることとできないことを分け、仕事を他の人に振り分ける
もしかしたら、2で話をした段階で全ての仕事をおろされるかもしれません。その場合は、同じ失敗を繰り返さないよう、何が原因だったのか反省する必要があります。
しかし、周囲や上司が、あなたに可能性を見いだして、全ての仕事からおろさないでくれるというならば、次に取りかかるべきです。それは、自分にとって「できること」と「できないこと」を分け、周囲にやってもらうことです。このときの「できないこと」というのは、あなた自身の能力によるものではなく、期日内に完遂できるか否かということです。
他の人に自分の仕事をやらせるのは忍びないと思うかもしれません。しかし、もしもその仕事ができなかったときの方が、何倍も周囲に迷惑をかけると思いませんか?
あなたは、今回はできなかったかもしれません。しかし、これを契機に学び、次に行かせばよいだけです。もしも、周囲に迷惑かけたと思うならば、同じ事を繰り返さないことと、他の人が大変なときに今度はあなたが力になれば良いだけです。


4.期日内にできない場合、どれぐらいの譲歩があり得るかを折衝する
この4に関しては、もしかしたら上司や他の人が担当するかもしれません。しかし、こういうことが実際に行われるかもしれないという可能性をきちんと頭の中に持っておくことは大事です。
借金まみれになった会社に例えるならば、もはや全額返済が難しいという場合、会社を清算するか、その現在の会社で払える能力で当面は、返済をしていく方向で整理していくといくと思います。
それと同様にできていない仕事を清算するか、それとも多少遅れてでも完遂すべきかという折衝が必要になってきます。もしも、譲歩する余地があった場合は、その譲歩してもらった部分を最大限に活かして、完遂なくてはなりません。


5.緊急度に応じて、今すぐ仕事に取りかかる
この段階まで来ると、あなたの目の前にある仕事は、緊急性はあるものの実現可能な仕事しかないはずです。もしも、複数の仕事である場合は、緊急度を設定し、それに応じてすぐに取りかからなくてはなりません。とにかく、今すぐに取りかかってください。今すぐです。


今回のエントリは、誰もが陥る可能性があることです。時々読み返して、自戒したいものですね。


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仕事において、予想外の業務や立て込んだ仕事をやりくりする際に必要なのは、仕事の瞬発力です。
今回は、その2回目です。


3.インプットの速度を上げる
前回は、アウトプットの重要性について述べましたが、それと同じくらいに重要なのが、インプットの速度です。人によっては、インプットの内容が重要だというかもしれませんが、あくまで速度です(内容も大事というのは、十分に承知しています)。インプットの速度を上げることで、情報の取捨選択が早くなります。つまり、必要なこと重要なことを選び取る力が身についてくるということです。

【インプットの速度を上げる方法】
 A:RSSリーダーで情報の流し読みを体得する
 B:本を併読する
 C:メールの処理をだらだらしない


A:RSSリーダーで情報の流し読みを体得する
RSSリーダーはどんなものでも構わないので、自分に合ったものを使ってください。その中に自分が気になる情報のRSSをどんどん登録しましょう。できるだけアンテナの方向は、広い方がよいです。そうすると日々読むべき記事が増え続けます。それをしっかり消化していかないと未読記事が増えすぎてしまいます。一つ一つを丁寧に読み込むのも大事ですが、流し読みをするようにしていきましょう。すると、少しずつ読む速度が速くなってきます。それだけではなく、「この記事はどうでもいい」とか「これは、実は重要なのでは?」という情報を見る目が育ってきます。情報のシャワーを浴びているうちに読む速度と取捨選択能力が、少しずつ向上してくるのを感じるはずです。

B:本を併読する
Web上の文字だけを読んでいると、長文を読み深めるという行為から遠ざかってしまいます。そもそもWeb上には、あまり長文自体少ないので、短い文章を大量に読む事には慣れますが、長文を読むことがなくなってしまいます。それを防ぐためにも、本は読むべきです。しかも、併読という形で一度に数冊の本を同時並行でどんどん読むようにしましょう。併読をするときには、なるべくジャンルの違うものを読むようにすると、頭の切り替えを何度も行うので、

C:メールの処理をだらだらしない
意外と時間をとられがちなのが、メールの処理です。「あとで処理する」か「今やるか」というのは、それぞれ一家言のあるところだと思いますが、基本姿勢としては、「読んだら、即返信」で良いと思います。あとで処理する場合は、読まないということです。
メールの処理というのは、いかに送信者の意図を汲んで、的確なレスポンスをするかということだと思うので、インプットの速度を上げるとともに、アウトプットの速度を上げることにもつながるのです。この部分を強化するだけで、毎日特訓を自動的につめるのです。やり方としては、メール返信までのタイムを設定しておくのです。2分なら2分で返信を書き上げるというようにすると、必然的に早くなっていきますよ。


4.仕事の組み立て力を高める
仕事の組み立て力とは、自分の仕事をどのように完遂していくかという見通しを持つことです。この見通しがなければ、戦略性のないテトリスのようなもので、すぐに積み上がってお手上げになってしまいますよね?



ザ・ゴール ― 企業の究極の目的とは何か
発売元: ダイヤモンド社
価格: ¥ 1,680


【仕事の組み立て力を高める】
 A:ToDoを可視化する
 B:期限を可視化する



A:ToDoを可視化する
まず、自分の現在やらなければならない仕事を全て何らかの形で見えるようにします。その方法に関しては、人それぞれで構わないのですが、とにかく一覧になっているのがよいです。ちなみに私は、LinoGmailのToDoを使っています。
これを気づいたときにどんどんやっていきます。それだけで、少なくとも闇雲に取り組んでいた仕事に対して、手持ちのカードが見える分だけ、その仕事にかける時間や順番などを考える心の余裕が出てきます。
突発的な仕事が入ったときでも、全ての手持ちの仕事が見えていれば、それに対してのかけられる力配分なども考えることができます。
とにかくやるべきことを可視化する。これは、必須です。

B:期限を可視化する
やるべきことが見えたら、今度は期限を見えるようにしていきます。
何をいつまで、ということが見えてくると、自分がいつの段階で辛くなってくるかが見えてきます。複数の仕事の期限が重複していることが、事前にしっかりと把握できていれば、その進捗度を早めたりすることで、回避することもできるのです。基本は、いつも最終期限の2/3を期限に設定するのがよい感じです。


2回にわたって仕事の瞬発力を高める方法について書きましたが、ハッキリ言って筋トレみたいなものです。さぼると衰えてくるし、毎日続けることで確実に力になってきます。筋トレと割り切ってやってみるのが良いようです。


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