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手帳のデータ移行術

みなさんは、前年の手帳をどうしていますか?

手帳は、一種のデータベース化していて、様々な情報が詰まっています。中でもアイデアや備忘録、アドレスなど常に手元に置いておきたい情報があるはずです。そう考えると新しい手帳に移行するのを、少し躊躇してしまうこともあるのではないでしょうか?

今回は、新しい手帳にどのように情報を引っ越しすべきかについてのエントリーです。

私は、以前のエントリーでもふれましたが、手帳の中身をデジタル化しています(手帳をデジタル化する)。したがって、以前の手帳の中身に関しては、PCで検索をかければ、即座に参照可能な状態になっています。しかし、これは手の届く範囲にPCがある場合です。出先などで、PCが手元にない状態の場合、やはり最低限必要な情報は、手元に置いておきたいと思うものだし、ぱっと開いてすぐ参照できる紙の良さは捨てがたいものがあります。しかし、いちいち書き写すのは、面倒くさいですよね。
そこで、2つの方法で情報を移動しています。

【手帳のデータ移行術】
1.クリアポケットの活用
2.よく使う情報は付箋



1.クリアポケットの活用
年間スケジュールや連絡を取る人のリストなど、特に追記する必要のない物に関しては、クリアポケットに入れています。データ移動をするときは、そっくりそのまま、移してしまえばいいのでラクです。

2.よく使う情報は付箋
よく使う情報というのは、年をまたいでよく参照する情報ということです。そういう情報をいちいち新しい手帳になるたびに書き写すのは、面倒くさいですよね。なので、そういう情報は付箋に書いておき、新しい手帳に移行する際に貼り直せばよいです。
私の場合は、以下のものを付箋に書いています。

  ・電話番号や連絡先
  ・バスや公共機関の時刻表
  ・レストランなどの定休日や営業時間などの情報


なお、付箋に関しては、以前(手帳と相性の良い付箋)に触れましたが、全面ノリの付箋を使うのが、剥がれづらいので良いです。


関連記事
手帳と相性の良い付箋
手帳のデジタル化
手帳のデジタル化する(その2)


■現在読んでいる本

手帳と相性の良い付箋

手帳付箋を入れて一緒に持ち歩くという人は多いですよね。ちょっとした目印代わりにもなるし、手帳の中で目立つので「これは」という場面で貼ることもできます。
私は、手帳に何種類かの付箋をいつも貼って持ち歩いています。今まで様々な付箋手帳に挟んできました。

この中でも手帳と相性がよいと感じる付箋が、3つあります。

手帳と相性がよい付箋
1.全面ノリの付箋
2.プラスチックの付箋
3.ガムのボトルに入っている捨て紙


1.全面ノリの付箋
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全面ノリの付箋は、主にラベリングなどの用途として使われることが多いのですが、意外に手帳とも相性よしです。数年前までは、全面ノリの付箋は、数が出ていなかったためか、若干の高めだったのですが、最近では100均でも売っています。この全面ノリの付箋は、はがれづらいという特徴があるので、ずっと貼っておく必要のある情報を書き込むのに使います。年度をまたいで、次の手帳に乗り替えるときに、はがして情報を移動するのに便利なのです。

2.プラスチックの付箋

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今や付箋界(というものがあるやら)でもメジャーになったプラスチックの付箋ですが、とても用途が広いです。しおり代わりに使ったり、目印として使用したり、プラスチックなので下が透けていることを利用して上に文字を書いたりと何かと使う場面が多いです。プラスチック付箋に関しては、手帳以外でもかなり多用しています。

3.ガムのボトルに入っている捨て紙
「え~」と思われるかもしれませんが、使ってみると分かります。絶妙な大きさなのです。手帳に貼っても邪魔にならない大きさというのは、意外に探してもあまりありません。逆にミニ付箋的な大きさだと、目印的な用途にはなりますが、文字を書き入れるにはいまいち使い勝手が悪かったりします。大きからず、小さからずという大きさは、なかなか使えますよ。

デジカメメモ術(後編)

前回のエントリは、何をデジカメメモするか、そしてなぜデジカメメモをとるのかということについて書きました。
今回は、実際にどうやって利用していくかということを具体的に挙げていきます。


3.どのように利用するか
さて、ここからは撮ったメモをどのように利用するかという部分に入ります。
ざっくりと概要だけまとめると…

【利用方法】
  ・1つのフォルダにまとめて入れておく
  ・Picasaで管理する
  ・どのようなメモかタグ付けする
  ・Picasaのアルバム機能でよく利用するものだけ分類する
  ・あとはキーワードで検索するだけ


簡単ですね。

Picasaで管理するので、フォルダに関しては、あまりこだわらなくても良いような気もしますが、いろいろやってみた結果、1つのフォルダにまとめる方がよいという結論に達しました(バックアップがしやすいなど)。
この利用法のキモは、タグ付けです。
そのメモをあとで検索することを考えてタグ付けしていきます。Picasaでは、Ctrl + K でタグ付けができます。タグ付けのポイントとしては、そのメモの内容が、タグを見るだけでつかめるというのが良いです。
あるデジカメメモのタグ付けの例を挙げておきます。

(タグ付け例)
  ・ツール
  ・フリーソフト
  ・動画
  ・変換
  ・音楽
  ・ipod
  ・itunes
  ・mp3

基本的にタグは、キーワードです。文章は、検索性が落ちるので絶対に駄目です。

Picasaは、フォルダとは別にアルバムという形で写真を整理できます。あとで利用しやすいようにアルバムとしてまめておくとよいです。しかし、あまりたくさんのアルバムをつくると逆に利便性が落ちるので、最低限のカテゴライズで良いかと思います。

あとは、利用したいときにPicasaを立ち上げて検索するだけです。もしも、複数の結果が上がってきても、サムネイルを眺めているだけで、たいていすぐに必要な情報にたどり着けます。

4.デジカメメモで気をつけること
デジカメメモを実践するにあたっていくつかのコツがあります。

デジカメメモの7つのコツ】
(撮影のコツ)
  ・画像サイズは、最大でもPCの画面サイズ未満にしておく
  ・本、雑誌、手帳などの撮影では、マクロで行う
  ・蛍光灯の下での撮影は、なるべく避ける

(管理のコツ)
  ・余計な情報の部分は、トリミングして必要な情報のみにしておく
  ・画像は、I'm Feeling Luckyで色調を整える
  ・雑誌の場合は、タグに発行年月日を入れておく
  ・タグ付けは、写真を取り込んだら一気にやる


・画像サイズは、最大でもPCの画面サイズ未満にしておく

検索してすぐに見られるというのは、とても重要でPCの画面サイズ未満の大きさの画像サイズであらば、いちいちリサイズしなくてもすぐに閲覧できるので、おすすめです。たいていの情報は、大きな画像サイズでなくても十分に利用可能です。

・本、雑誌、手帳などの撮影では、マクロで行う
まぁ常識といえば常識ですが、近接撮影はマクロ撮影で行ってください。マクロで行うことで、文字もハッキリクッキリ見えます。

・蛍光灯の下での撮影は、なるべく避ける
デジカメと蛍光灯というのは、非常に相性が良くないので、できるならば太陽光の下で撮影するのが望ましいです。しかし、最近のデジカメだったら、あまり問題がないかもしれません。

・余計な情報の部分は、トリミングして必要な情報のみにしておく
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管理のコツとしては、まずは必要な部分のみをトリミングしておくことです。検索したときにパッと見で必要な情報がどこにあるか分かることが重要なので、必要のない部分はきちんとカットしておくことで、利便性が高まります。

・画像は、I'm Feeling Luckyで色調を整える
imfeelinglucky
Picasaの画像編集機能にある「I'm Feeling Lucky」機能は、地味に使えます。単なるメモにいちいち明るさやコントラストを考えながら調整するのは、面倒くさいし時間の無駄です。画像を範囲指定して、I'm Feeling Lcky機能で一気に自動調整しまうのが良いです。十分見やすい感じに調整してくれます。

・雑誌の場合は、タグに発行年月日を入れておく
意外と雑誌の発行日というのは、重要なタグ要素になります。超整理術もそうですが、時系列管理というのは検索性において重要なのです。

・タグ付けは、写真を取り込んだら一気にやる
このデジカメメモで一番難易度が高いのが、ここだと思います。
しかし、実際のところ数十枚程度のタグ付けだったら、それほど時間がかからずに終わります。逆に「あとでタグ付けしよう」と思っていると、どれにつけてどれに付けていないか分からなくなってしまいます。しかも、検索性が下がってしまうので、絶対にすぐにタグ付けすべきですね。



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Picasa3速攻レビュー

デジカメメモ術(前編)

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みなさんデジカメ使っていますか?

私は、なんだかんだとデジ一眼からコンデジ(コンパクトデジカメのこと)まで4台ぐらい持っています。風景写真や家族の写真を撮るのには、デジ一眼。もっと気軽に撮りたいなと思ったときは、レンズ一体型。毎日、気軽にスナップを撮るには、コンデジと使い分けています。

しかし、なんと言っても一番仕様するのが多いのは、コンデジです。
鞄の中に常に1台入っていて、どんなときでもすぐに取り出せるようになっています。
今回は、そのコンデジによるデジカメメモ術です。

1.何をデジカメメモる?
まず、いったいメモといっても何を撮っているのかですが、こんな感じです。

デジカメで撮るメモ
  ①雑誌の記事
  ②本の一節や図表など
  ③名刺
  ④手帳に書いた図や絵など


①と②に関してですが、これが全体に占める割合として一番多いです。雑誌を読んでいて、「これは、使えるな」「あとで参考にしよう」と思った記事や図表などは、すかさずデジカメで撮ります。デジタルデータなので、いらなければあとで消せば良いだけですから、あまり後先を考えずに撮ってしまいます。

③の名刺ですが、これは最近始めました。
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前までは、スキャンをかけたり、手打ちでデータ化をしていました。でも、面倒くさいんですよね。名刺専用スキャナを買わなくてはいけないほど、たくさんの名刺をもらうわけではないし、かといってデータ化しないと再利用しづらい。しかし、デジカメだと一瞬ですんでしまいます。

手帳デジタル化するのエントリでも少し触れましたが、手帳の内容を検索可能なデジタルデータにするためには、テキスト部分はテキストで入力していきます。しかし、手帳に書き込むのは、必ずしも全てテキストになる内容だけとは限りません。図や絵、そしてそれに対して書き込んだ文字は、テキスト化するのが難しい部分です。そこで、そういう部分はデジカメで撮してしまうのです。
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2.なぜデジカメでメモか?
ここが大事な点なのですが、なぜデジカメでメモを取るのか?
これには、3つ理由があります。

1つ目は、メモを取る時間が劇的に短くなるからです。
「良い文章だな」と思い、手帳などに文字を書き連ねるのにどれぐらいの時間がかかるでしょうか?1~2分でしょうか?
でも、デジカメで撮せば、ほんの数秒です。圧倒的に早いのです。

2つ目は、検索性が向上するからです。
3の「どのように利用するか」で詳しく説明しますが、デジタルデータ化する最大の利点は、検索性の向上だと思っています。よく本に付箋を貼ったりする人がいますが、実際に使いたい場面が生じたときに「あれ?どの本のどこだっけ?」ということが、往々にしてあります。実際に以前、それをやっていたので、再利用という観点から考えても付箋方式は、あまり現実的ではないなぁと思いました(少なくとも私には合わなかった)。
もしも、再利用したいと思ったときは、本棚の前に立って探し始めるのではなく、PCの前で検索をするだけで済みます。再利用するまでの時間も相当早くなります。

3つ目は、大量にメモれるからです
今はSDカードが、かなり安くなってきているので、1Gだと1000円ちょっとで買えてしまいます。
画像サイズ自体は、再利用のことを考えるとそれほど大きくなくてもよいので、1Gでも何百枚も撮ることができます。これだけあれば、どんなにメモを撮りまくっても問題ありませんよね?
もしも、紙にメモを取るとしたら相当な量になってしまいます。かさばらずに手元に置けるデジカメは、かなり便利だと思います。

(2Gで400円台でしたね)

次回は、実際にデジカメメモをどのように行うかを取り上げます。



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100均の「写真ポケット」が使えるよ

さて、12月からRollbahn2009を使い始めているわけですが、今回は手帳のちょっとしたカスタマイズについてです。
photopoket

私は、手帳のクリアポケットに領収書でも名刺でもどんどん入れてしまうのですが、そのお陰ですぐにポケットが足りなくなってしまいます。「あと1つ追加したい」という時にとても使い勝手が良かったのが、100均の「写真ポケット」です。これは、裏面の上下にノリがついており、貼ったときにパタパタせずにしっかりと固定することができるのです。手帳の裏表紙などに貼っています。思った以上に丈夫なので、これは使えますよ。
手帳のカスタマイズとして使ってみてください。



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