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机の引き出し整理術(実践編)

オフィスキャビネット ブラック HG-321 28687

前回は、机の引き出しの中で処分する方針と整理の基本についてでした。今回は、さらに具体的なアクションについてです。

  
【机の引き出し整理術(実践編)】  
 1.使用頻度ランキング
 2.保留の箱をどうするか





1.使用頻度ランキング
前回は、机の3つの引き出しの役割分担を明確にしました。
今回は、それに基づいて、具体的に使用頻度を明確にして、整理の基準をハッキリさせます。

やり方はごく簡単です。
 ①机の中のものをリスト化する
 ②リストを机の上に置いておき、使うたびに正の字で使用回数をカウントする
 ③②を1週間続ける


さて、これで使用頻度のランキングができました。
そうすると、1週間で1度も使わないものというのがあることが分かります。もし、これが1番上の引き出しに入っていたのならば、見直しが必要になります。
1番上の引き出しは、本当に毎日使うだろうというものに厳選していくのが大事なのです。使いたいときに1秒で使えるというのが、いかに気持ちよいかやってみたら分かります。


2.保留の箱をどうするか
さて、前回の記事の中で「使うかもしれない」に分類され、保留になっているモノ達をどうするかです。
これも基本方針を決めて、実行しましょう。

実践編としては、具体的に1ヶ月、半年と区切ってやることをオススメします。

 ①1ヶ月間で使う機会のあったモノに関しては、2段目の引き出しに戻してやる。
 ②そして、半年経っても使う機会の無かったモノに関しては、処分してしまうです。


基本的に半年以上使わないモノは、1年経っても使いません。
なので、机の肥やしにするぐらいだったら、処分しましょう。処分の仕方に関しては、前回の記事を参考にしてみてください。




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職場の共有パソコンのデスクトップきれいに保つゴミ箱一歩手前フォルダ

2009031501.jpg


仕事場で共有のPCがある人ならば分かると思うのですが、すぐにデスクトップアイコンやファイルなどでごちゃごちゃになってしまいがちです。そこで、いつも共有パソコンのデスクトップをきれいに使ってもらいつつ、利便性を高める方法を紹介します。
それは、ゴミ箱一歩手前フォルダを作ることです。

 
【職場の共有パソコンのデスクトップきれいに保つゴミ箱一歩手前フォルダ】
 1.ゴミ箱一歩手前フォルダとは
 2.なぜゴミ箱一歩手前フォルダなのか
 3.第一段階:近づける
 4.第二段階:入れる
 5.段三段階:時々全消し
 6.注意点






1.ゴミ箱一歩手前フォルダとは
ゴミ箱一歩手前フォルダとは、デスクトップのゴミ箱とは別に作成するゴミ箱型のフォルダのことです。
アイコンの変更でWindows標準のゴミ箱アイコンを選択して、ゴミ箱そっくりのフォルダを作成しておきます。
*Windows標準のアイコンは、こちらにあります(Vistaの場合)。

%SystemRoot%\system32\SHELL32.dll

2009031502.jpg

これを、本来のゴミ箱とは逆の場所に置きましょう。これで、準備OKです。


2.なぜゴミ箱一歩手前フォルダなのか
なぜ、このように紛らわしいことをするのかというと、
「あともう少しで消してしまいますよ」
という警告と注意になるからです。
しかも、どれだけゴミ箱一歩手前フォルダにいれても、消したことにはならないので、一種のセーフティーネットになり得るからです。
「一時保管とかでもいいじゃない?」
という意見もありますが、一時保管だと本当に保管するものだと思い、いつまで経っても減らないので、安心を与えないというのは大事です。


3.第一段階:近づける
さて、ここからは実際の運用です。
デスクトップに散らばっているショートカットやファイルをゴミ箱一歩手前フォルダの近くに移動しておきましょう。これだけで、「あ、消されちゃうかも」という感じになります。


4.第二段階:入れる
一定の期間が過ぎたファイルから次々にゴミ箱一歩手前フォルダに入れてしまいましょう。いくぶんデスクトップがスッキリするはずです。
基本的には、余計なショートカットやファイルは、一切無い状態をめざしたいですね。


5.段三段階:時々全消し
ある程度、ゴミ箱一歩手前フォルダにたまってきたら、一気に本当のゴミ箱に移動してしまいます。そして、さらに一定期間ファイルなどの移動が見られない場合は、削除してしまいましょう。


6.注意点
ある日いきなり、これをやり始めたら周囲に驚かれます(笑)。必ず事前に周囲に知らせておき、みんなに理解してもらいましょう。
また、ゴミ箱一歩手前フォルダ預かりから、全消しに至るまでのスパンが短いとお互いのストレスの原因にもなりかねないので、ある程度余裕を持ったスパンで運用すると具合がよいようです。頃合いとしては、誰もが「消されても仕方がないだろ」と思い始めてから、さらに数日というぐらいで良いかと思います。


このゴミ箱一歩手前フォルダを運用し始めてから、共有パソコンのデスクトップはスッキリしてきました。ぜひ、共有パソコンがある職場は、やってみてみてください。



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一日の仕事の終わりにするべき5つのこと

2009022601.jpg
photo by jmsmytaste


みなさんは、毎日の仕事の終わりの時間に何をしていますか?
すぐに家に帰りたい(または遊びたい)気持ちを少し抑えてでも、やっておくとよい5つのことをまとめてみました。今日の仕事の終わりからやってみてください。

 
【一日の仕事の終わりにするべき5つのこと】  

 1.スケジュール確認
 2.紙資料の整理
 3.ゴミ箱の整理
 4.PCのデスクトップの整理
 5.PCのデータバックアップ





1.スケジュール確認
明日のスケジュール確認をするとともに、手帳や携帯に記載されたスケジュールを書き出します。私は、これをGoogleカレンダーに登録しています。基本的には、スケジュールは一元化すべきだと思っているので、ここで行っています。
2009022602.jpg


2.紙資料の整理
基本的には机上整理なのですが、そのほとんどは紙資料なので、あえてこう書きました。いらない資料は、即ゴミ箱へ。それ以外は、必要に応じてファイリングなどを行いましょう。できたら、机上には何も残さないことを目標にすると良いです。


3.ゴミ箱の整理
意外と見落としがちなのですが、自分のゴミ箱も1日に1回程度整理しておきましょう。リサイクルできるものを分別したりして、ゴミ箱は空にすることを心がけましょう。


4.PCのデスクトップの整理
PCのデスクトップにデータやファイル、フォルダなどは散らかっていませんか?机上の整理と同じで、いらないものは削除して、必要なものだけを残すようにしましょう。

デスクトップはアイコン3つにする方法

できたら、3つにまでできたらいいですよね。


5.PCのデータバックアップ
最後は、その日一日分のデータやファイルのバックアップを取りましょう。明日も今日と同じようにPCが起動してくれるとは限りません。私は、RealSyncというフリーソフトを使ってバックアップを取っています。もし万が一、データが損なわれるような事態が起きても、バックアップがあれば安心ですよね?

2009013108


私は、この5つを毎日実践しているのですが、次の日に職場に来たときのスッキリ感が違います。みなさんもぜひ、今日の仕事の終わりから始めてみませんか?



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デスクトップのアイコンを完全にクリアにするフリーソフト

DesktopFences_ss3

前回前々回とデスクトップをスッキリさせることについてエントリを書きましたが、まるで狙ったかのようなタイミングでこのソフトが話題になっていました。

デスクトップにアイコンを散らかしている人にFencesを(教えて君.net)

アイコンをズバッと整理してくれるアプリ『Fences』


あまりにもタイミングの良さに若干のけぞったのですが、紹介します。

そのソフトの名は、
Fences
というフリーソフトです。

このソフトの詳細に関しては、上の2つを読んでいただければ、つかめると思いますので、あくまで概略だけ説明します。

【Fencesとは】
 ・デスクトップに表示される半透明の四角い領域(Fences)でアイコンを管理
 ・アイコンは、自動整列
 ・四角い領域は、何個でも作成可能
 ・デスクトップの何もないところをダブルクリックするとアイコンを不可視化
 ・再度ダブルクリックで再可視化


2009021207

なんだか、すごく便利そうですね。
でも、整列しているとはいえ、やっぱり混沌とした状況には、変わらないような気もしました。


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ツールバーでデスクトップをスッキリ化

ツールバーでデスクトップをスッキリ化

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みなさんのデスクトップは、スッキリしていますか?
ダウンロードしたものや、仕事関係のファイル、そしてアプリケーションのショートカットなどデスクトップは、すぐにアイコンでいっぱいになりがちです。
前回は、デスクトップのアイコンを3つにする方法をやりましたが、今回はその補足編です。少しでもデスクトップ上をスッキリさせるために、ツールバーの新規作成を活用します。


【ツールバーでデスクトップをスッキリ化】
 1.BoxフォルダにShortcutフォルダを作成
 2.Shortcutフォルダにショートカットを移動
 3.ツールバーを右クリックして新規作成
 4.Shortcutフォルダを指定して完成




1.BoxフォルダにShortcutフォルダを作成
Boxフォルダとは、デスクトップに作成する一時保管用のフォルダです。詳しくは、前回のエントリを参照してください。

 デスクトップをアイコン3つにする方法

この一時保管用のフォルダであるBoxフォルダに「Shortcut」という名称のフォルダを作成します(ファイル名は分かりやすければ何でもいいです)。
2009021201.jpg


2.Shortcutフォルダにショートカットを移動
このShortcutフォルダにデスクトップに散らかっているアプリのショートカットを入れていきます。ただし、本当に使わないいらないショートカットは、この時点で削除しましょう。数が、多くて混沌としそうという場合は、さらにShortcutフォルダの中にフォルダを作成して、カテゴリ分けをすると良いでしょう。


3.ツールバーを右クリックして新規作成
さて、ここから本題です。
ツールバーを右クリックすると一番上に「ツールバー(T)」という項目があります。そこをたどると、現在使用可能なツールバー一式が見えます。その一番下に「新規ツールバー(K)」という項目があるので、クリックします。
2009021202.jpg



4.Shortcutフォルダを指定して完成
すると、フォルダ選択画面が出るので、先ほどのShortcutフォルダを指定まします。
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ツールバーの右側に新しく「Shortcut」というツールバーができています。
2009021204.jpg

>>
↑この部分をクリックすると、先ほど登録したショートカットが見えるはずです。
2009021205.jpg

この方法を使うと、かなりデスクトップの上がスッキリします。
しかも、スタートメニューよりも1クリック少なく、目的のショートカットにたどり着けるので、スピードの面でもオススメできます。


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