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机の引き出し整理術(実践編)

オフィスキャビネット ブラック HG-321 28687

前回は、机の引き出しの中で処分する方針と整理の基本についてでした。今回は、さらに具体的なアクションについてです。

  
【机の引き出し整理術(実践編)】  
 1.使用頻度ランキング
 2.保留の箱をどうするか





1.使用頻度ランキング
前回は、机の3つの引き出しの役割分担を明確にしました。
今回は、それに基づいて、具体的に使用頻度を明確にして、整理の基準をハッキリさせます。

やり方はごく簡単です。
 ①机の中のものをリスト化する
 ②リストを机の上に置いておき、使うたびに正の字で使用回数をカウントする
 ③②を1週間続ける


さて、これで使用頻度のランキングができました。
そうすると、1週間で1度も使わないものというのがあることが分かります。もし、これが1番上の引き出しに入っていたのならば、見直しが必要になります。
1番上の引き出しは、本当に毎日使うだろうというものに厳選していくのが大事なのです。使いたいときに1秒で使えるというのが、いかに気持ちよいかやってみたら分かります。


2.保留の箱をどうするか
さて、前回の記事の中で「使うかもしれない」に分類され、保留になっているモノ達をどうするかです。
これも基本方針を決めて、実行しましょう。

実践編としては、具体的に1ヶ月、半年と区切ってやることをオススメします。

 ①1ヶ月間で使う機会のあったモノに関しては、2段目の引き出しに戻してやる。
 ②そして、半年経っても使う機会の無かったモノに関しては、処分してしまうです。


基本的に半年以上使わないモノは、1年経っても使いません。
なので、机の肥やしにするぐらいだったら、処分しましょう。処分の仕方に関しては、前回の記事を参考にしてみてください。




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職場の共有パソコンのデスクトップきれいに保つゴミ箱一歩手前フォルダ

2009031501.jpg


仕事場で共有のPCがある人ならば分かると思うのですが、すぐにデスクトップアイコンやファイルなどでごちゃごちゃになってしまいがちです。そこで、いつも共有パソコンのデスクトップをきれいに使ってもらいつつ、利便性を高める方法を紹介します。
それは、ゴミ箱一歩手前フォルダを作ることです。

 
【職場の共有パソコンのデスクトップきれいに保つゴミ箱一歩手前フォルダ】
 1.ゴミ箱一歩手前フォルダとは
 2.なぜゴミ箱一歩手前フォルダなのか
 3.第一段階:近づける
 4.第二段階:入れる
 5.段三段階:時々全消し
 6.注意点






1.ゴミ箱一歩手前フォルダとは
ゴミ箱一歩手前フォルダとは、デスクトップのゴミ箱とは別に作成するゴミ箱型のフォルダのことです。
アイコンの変更でWindows標準のゴミ箱アイコンを選択して、ゴミ箱そっくりのフォルダを作成しておきます。
*Windows標準のアイコンは、こちらにあります(Vistaの場合)。

%SystemRoot%\system32\SHELL32.dll

2009031502.jpg

これを、本来のゴミ箱とは逆の場所に置きましょう。これで、準備OKです。


2.なぜゴミ箱一歩手前フォルダなのか
なぜ、このように紛らわしいことをするのかというと、
「あともう少しで消してしまいますよ」
という警告と注意になるからです。
しかも、どれだけゴミ箱一歩手前フォルダにいれても、消したことにはならないので、一種のセーフティーネットになり得るからです。
「一時保管とかでもいいじゃない?」
という意見もありますが、一時保管だと本当に保管するものだと思い、いつまで経っても減らないので、安心を与えないというのは大事です。


3.第一段階:近づける
さて、ここからは実際の運用です。
デスクトップに散らばっているショートカットやファイルをゴミ箱一歩手前フォルダの近くに移動しておきましょう。これだけで、「あ、消されちゃうかも」という感じになります。


4.第二段階:入れる
一定の期間が過ぎたファイルから次々にゴミ箱一歩手前フォルダに入れてしまいましょう。いくぶんデスクトップがスッキリするはずです。
基本的には、余計なショートカットやファイルは、一切無い状態をめざしたいですね。


5.段三段階:時々全消し
ある程度、ゴミ箱一歩手前フォルダにたまってきたら、一気に本当のゴミ箱に移動してしまいます。そして、さらに一定期間ファイルなどの移動が見られない場合は、削除してしまいましょう。


6.注意点
ある日いきなり、これをやり始めたら周囲に驚かれます(笑)。必ず事前に周囲に知らせておき、みんなに理解してもらいましょう。
また、ゴミ箱一歩手前フォルダ預かりから、全消しに至るまでのスパンが短いとお互いのストレスの原因にもなりかねないので、ある程度余裕を持ったスパンで運用すると具合がよいようです。頃合いとしては、誰もが「消されても仕方がないだろ」と思い始めてから、さらに数日というぐらいで良いかと思います。


このゴミ箱一歩手前フォルダを運用し始めてから、共有パソコンのデスクトップはスッキリしてきました。ぜひ、共有パソコンがある職場は、やってみてみてください。



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デスクトップをアイコン3つにする方法
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デスクトップをアイコン3つにする方法

2009021101


みなさんのデスクトップは、スッキリしていますか?

よくデスクトップの上が、アイコンだらけになっている人を見かけます。仕事が散乱して探しにくいだけでなく、デスクトップを再描画するたびにメモリを食うなど、良いことはあまりありません。実際の机の上と同じように、必要最低限のものがあるだけの方が、気持ちよく仕事ができるというものです。

そこで提唱したいのは、デスクトップアイコンを3つにすることです。

その3つのアイコンは、
 ・コンピュータ
 ・ゴミ箱
 ・Boxフォルダ(一時保管箱で名称は任意に)
たったこれだけです。
では、どのようにデスクトップからアイコンを一掃するかを説明します。


デスクトップアイコンを3つにする方法】

 1.データ類は、他のドライブへコピーして削除
 2.よく使うアプリのショートカットは、クイック起動に登録して削除
 3.あまり使わないアプリのショートカットは、Boxフォルダへ
 4.カスタマイズソフトを用いてIEのアイコンを非表示



1.データ類は、他のドライブへコピーして削除
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まず、デスクトップの上に散らばっているアイコンのうち、データ類があれば、全てデスクトップ以外の場所にコピーしてしまいます。パテ-ションを切っているのであれば、DドライブなどC以外のドライブに入れます。それらの整理法もありますが、今回はデスクトップを整理するのが目的なので割愛します。また、いらないデータ類は、即ゴミ箱行きにします。


2.よく使うアプリのショートカットは、クイック起動に登録して削除
2009021102

次にアプリ関連のショートカットを片付けていきます。ソフトをインストールすると自動的にできてしまったりするので、放っておくといつの間にかアイコンだらけになってしまいます。
そこで、そのうちよく使うアプリに関しては、クイック起動に登録しましょう。ただし、本当によく使うアプリだけにしてください。登録したらそれもデスクトップから消してしまいましょう。


3.あまり使わないアプリのショートカットは、Boxフォルダへ
では、あまり使わないアプリのショートカットは、どうすべきかというとBoxフォルダに入れてしまいます。このBoxフォルダとは、一時保管箱的に使うフォルダです。どうしても移動するのが難しいデータやダウンロードしたファイルなどは、全てこのBoxフォルダに入れてしまいます。このBoxフォルダの中身は、定期的に点検して、移動させたり削除したりします。あくまで一時保管です。
さて、あまり使わないアプリのショートカットは、このBoxフォルダに入れるわけですが、ただ入れるのではなく、このBoxフォルダの中に「Shortcut」というフォルダを作成し、その中に入れておきます。そうすることで、データとの区別を図ります。
このShortcutは、あとで活用しますが、今回は活用法については割愛します。後日、これについては書きます。


4.カスタマイズソフトを用いてIEのアイコンを非表示
ここまでくれば、あともう一歩です。
この時点でデスクトップには、以下のアイコンしか残されていないはずです。
 ・コンピュータ
 ・ごみ箱
 ・インターネットエクスプローラ(以下IE)
 ・Boxフォルダ

もしも、これ以外のフォルダがあるならば、もう一度1~3に戻って削除してください。
IE自体は、OSからは削除できないので、アイコンを非表示にするには、デスクトップの設定からIEを非表示にします(XPのみ)。ただし、Vistaの場合は、カスタマイズソフトなどを使用して非表示にします。メーカー製のPCは、IEが標準で表示されているので、面倒なのです。

Windowsスマートチューニング

さて、デスクトップはスッキリしましたか?
さらに数を減らすこともできますが、逆に使い勝手が悪くなるような気がするので、3つでも十分かと思います。きれいに片付くと気持ちいいですよね?

机を整理するためのワンタイム整理法とは

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みなさんの机は、きれいですか?
GTDや仕事関連の本を読むと必ずといって良いほど、整理整頓に関する記述が出てきます。それは、ぐちゃぐちゃな机では、情報が錯綜してしまうので、結果的に秩序だった仕事ができづらくなったり、必要なものを探すのに時間をかけすぎてしまうからです。でも、仕事が忙しい、片付けている暇がないなど、ついつい片付けられていないのではないでしょうか?
そこで、今回は私が現在、実践して効果を上げている方法を紹介します。

その名も「ワンタイム整理法です。


【ワンタイム整理法とは】
 1.自分へのオーダーを書く
 2.実施するのは、朝の10分~15分
 3.集中して1カ所だけをやる
 4.いらないものは、全て捨ててしまうか箱に入れる



1.自分へのオーダーを書く
付箋でもメールでもリマインダーでも何でも良いのですが、とにかく事前に自分に対するオーダーを書いてください。その時の注意点は、4つあります。
 ・どこを整理するのか具体的に書く(例:一番上の右側の引き出し)
 ・簡潔に書く
 ・否が応でもオーダーが自分の目に触れるようにする
 ・できるならば、前の日に書いておく


このオーダーを元に行動を起こしていきます。
私が、主に使っているツールは、Linoです。
2009020802.jpg


2.実施するのは、朝の10分~15分
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仕事の合間や就業間際ではなく、朝の時間を使います。朝出勤してすぐにやることをオススメします。ただし、10分なら10分と時間を決めて取りかかるようにしてください。この時間に収まらないのは、オーダーミスです。もっと具体的に小さく絞りましょう。でも、たいていは、設定した時間よりも早く終わってしまいます。
「この短い時間の中で片付けなくては!」と行動することがより迅速な行動に結びつきます。そしてこれが、朝にやる理由です。何かの合間や就業間際では、だらだらしてしまうのです。次が詰まっている状態でこそ、このメソッドが活きてきます。


3.集中して1カ所だけをやる
基本的には、何カ所もやらずに1カ所に絞ってやってください。このワンタイム整理法のキモは、時間も場所もピンポイントで行うことなのです。狭い範囲ながらもみるみる整理される様子を目の当たりにすることが、次へのモチベーションになります。そして、(部分的ながら)整理された状態の机で仕事をすると、明らかに快適さが変わってくるので、さらに「片付けたい」と思うようになってきます。


4.いらないものは、全て捨ててしまうか箱に入れる

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実際に日常的に使うものというのは、実はかなり少ないです。しかし、なぜか机の中には使わない筆記用具や付箋、机の上には使わない文具類がありませんか?
基本的に「いらない(または使わない)」ものに関しては、どんどん捨ててしまいましょう。「もしかしたら使うかも…」の「もしも」は、ほとんどの場合、存在しません。どうしても捨てられない場合は、箱を用意しておき、その中に入れておきましょう。その箱の中身は、1週間なり、1ヶ月という期限を設けて吟味してください。たいていは、1ヶ月経とうが、半年経とうが、必要となる場面は訪れずに時間が過ぎていきます。ですから、自分で期限を設けて、その期限以内に必要とすることがなければ、潔く捨てましょう。


きっと、必要な文具が最低限入っている状態の机は、とても気持ちがよいはずです。みなさんも、明日の朝からワンタイム整理法をやってみませんか?


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図書館を外付け本棚と考えてみる

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家の中において、や紙資料の占める割合というのは、ばかになりません。特には、増えることはあってもなかなか減ることはないので、棚をはみ出し、生活圏内までその勢力を広げてしまうこともありました。
しかし、今ではその勢力拡大も、ある程度封じることができるようになってきました。
どのようにするかというと、図書館を利用するのです。

最近の図書館は、かなりオンライン化が進んでおり利便性が、格段に良くなっています。私の住む街も数年前から、ネットでの予約貸し出しができるようになりました。しかも、受け取る図書館を指定できたり、返す図書館はどこでもよかったりとかなり配慮されています(今はどこでもそうなのでしょうか?)。
少なくともネットでの予約貸し出しは、棚をスリム化する方法としては、なかなか良い方法だと思います。

図書館を使うメリット】
 ①借りるだけなので棚が圧迫されない
 ②返却期限があるので、読むモチベーションになる
 ③蔵書が自宅の棚に比べて格段に多い
 ④検索が使える


図書館を使うメリットとして大きいのは、②の返却期限ですね。いわゆる「積ん読」にはならないです。返却期限は、デメリットにもなり得ますが、長い時間「積ん読」にしておいても、結局は自分のためにならないということを考えると、デメリットになりづらいと思います。また、自宅の本棚と違って、④の検索が使えるというのもメリットとしては大きいです。図書館を外付けハードディスクならぬ、外付け本棚として考えるとよいのではないかと思うのです。

ただし、良いことづくめではなく、もちろんデメリットも存在します。

【図書館を使うデメリット】
 ①読みたい時に手に入るとは限らない
 ②必ずしも読みたい本が、絶対あるわけではない
 ③借りたり、返したりという手続きが必要
 ④自分の本ではないので、書き込みなどはできない


あくまで、公共の施設からお借りするものなので、自分の本のように書き込んだりすることは言語道断です。デメリットととして大きいのは、読みたいときに読みたいタイミングで手に入らないことがあることです。本は、タイミングが大事だと思うので、どうしてもという場合は、買った方がよいでしょう。特に人気本だと手に入りづらいということもあります。

しかし、若干の使い勝手の悪さがあるとしても、物理的な場所を取らないで自分の本棚の延長と考えることで、図書館の利用の仕方も変わってくると思います。


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佐藤可士和の超整理術
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