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手帳とScanSnapの連携

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今回は、手帳ScanSnapでデジタル化し管理する話題です。


  
手帳ScanSnapの連携】  
 1.手帳のデジタル化
 2.ScanSnapは、あえてJPGで取り込み
 3.日付でリネーム
 4.Evernoteに自動取り込み
 5.Picasaでも管理






1.手帳のデジタル化
私は、この記事で実践していた手帳のデジタル化を現在も継続しています。基本的には、手帳に書き連ねたメモをテキストとしてPCに打ち込んでいくというものです。これを日課にしておくと、それほど膨大な量にもならずに、割とすぐにできてしまいます。さらに、自分がメモしたものをいつでも検索できるのは、とても心強いものです。紙copiでテキストを打っているので、fenrirでの検索対象としても使えるので、思いついたときにメモを瞬時に検索できるのです。
しかし、この方法は、基本的にテキストばかりのデジタル化でしかありません。そこで、この方法にさらにScanSnapを使い、デジタル化をさらに加速させてみました。


2.ScanSnapは、あえてJPGで取り込み
ScanSnapに関しては、様々なブログで取り上げられているので、説明の必要もないかと思いますが、大量の紙資料を高速にスキャンできるドキュメントスキャナです。一発でPDFにもでき、さらにOCRでテキスト埋め込みもできるという優れものです。

しかし、私の字はナマズの這ったような非常にひどい字でとてもOCRで正常に読み取られるようなものではありません。
だからというわけではありませんが、あえてScanSnapでは、JPGで取り込みをするようにしています。
なぜJPGかというと、2つ理由があります。

 ・一覧性が高いから
 ・JPGの方が、他ソフトで流用しやすいから


です。

基本的には、1ヶ月単位でスキャンをかけるようにしています。
↓このような感じになります。
2011010903.jpg




3.日付でリネーム
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ScanSnapでスキャンすると、スキャンした日や時刻がファイル名となってしまいます。そこで、あとで利用しやすいように「2010-1-001」というように、「年-月-連番」でリネームします。
「連番」ではなく「日付」の方が良いのでは?と思われるかもしれませんが、必ずしも1ページ1日ではないので、連番の方が都合がよいのです。また、月さえ分かっていれば、基本的には時系列なので検索は容易なのです。


4.Evernoteに自動取り込み
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Evernoteには、インポートフォルダという機能があります。これは、指定したフォルダにファイルが保存されれば、自動的にEvernoteにも登録してくれるというものです。
このインポートフォルダで手帳アーカイブ用のフォルダを指定してやると、自動的に登録されていくので、実に手間いらずです。
ただし、私の場合は、ScanSnapで取り込んだフォルダを指定してはいません。一度、リネームしたり、白紙のページを削除したりという作業をしてから、手帳アーカイブ用のフォルダに入れるようにしています。
Evernoteは、プレミアムにしてあるので、いざというときのバックアップにもなってくれるのも心強いです。


5.Picasaでも管理
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この手帳アーカイブ用フォルダ(「手帳archive」というフォルダ名にしている)は、Picasaでもフォルダマネージャで常時スキャンの対象にしています。手帳を広い時間軸で眺めることができるので、Evernoteとは違った次元で管理することができるのです。やはり、一覧性という点では、Evernoteよりも画像閲覧ソフトの方が、良いようです。
あとは、PicasaとEvernoteのタグが連携してくれたら、言うこと無しなんですけどね。




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VistaとPicasaフォトビューアの相性が素晴らしい件

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今や「Windows7はまだか?」という状態になっている昨今ですが、Vistaもまだまだ捨てたもんじゃないですよ記事です。しかも、Picasaフォトビューアと組み合わせると素晴らしい相性を発揮します。


  
VistaPicasaフォトビューアの相性が素晴らしい件】  
 1.Picasaフォトビューアとは何か
 2.PicasaタグVista検索できる
 3.スタートメニューから即検索→表示
 4.簡易データベースとして使える






1.Picasaフォトビューアとは何か
Picasaフォトビューアとは、Googleが提供している画像管理ソフトであるPicasaに付属しているソフトのことです。Picasa3をインストールすると「Picasaフォトビューアもインストールするか?」と聞かれるので、必ずインストールしてください。ものすごく完成度の高いビューアなので、Windows標準のフォトビューアなんて使っている場合じゃないです。
インストールすると画像ファイルと関連づけが行われるので、画像ファイルをダブルクリックするだけでこのように表示されます。

2009040201.jpg


2.PicasaのタグVista検索できる
今回のキモはここなのですが、Picasaというのは画像にタグ付けを行うことができます。
2009040204.jpg


そして、このPicasaで設定したタグVistaでも検索できるのです。


3.スタートメニューから即検索→表示
では、さっそくやってみましょう。
スタートメニューを開きます。そこにキーワードを打ち込みます。
今回は、typePと入力してみました。
すると、このように関連画像が一瞬のうちに検索されました。
2009040202.jpg



2009040203.jpg

カーソルを移動して、ファイルを選択しエンターキーを押すとすぐにPicasaフォトビューアが起動してこのように表示されました。
情報管理LOGでVAIO typeP関連の記事を書いた時に画像に設定したタグが検索されたのです。


4.簡易データベースとして使える
私は、名刺の管理や雑誌・本の記事のスクラップなどをPicasaで管理しています(これについては、過去記事参照)。したがって、一種のデータベースとしてPicasaを使用しているのですが、いまいち重たいのがネックでした。
しかし、Picasaフォトビューアは、Picasaを起動しなくても使えます。ちょっとした調べ物のときに、やや重たいPicasaをわざわざ起動しなくてもVistaの検索機能と併せれば、けっこう最強じゃないかな?と思います。みなさんもぜひお試しください。



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名刺の管理はPicasaが良い

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以前のエントリ「デジカメメモ術前編)(後編)」で名刺管理をPicasaで行っているということに触れました。今回は、実際どのように行っているのかを手順を追って説明します。もしも、すでに名刺カードリーダーなどを活用されている方は、読み飛ばしてください。わざわざ名刺カードリーダーを買ってデータ化するのもどうかな?と思っている人は、参考になると思いますよ。


Picasaで行う名刺管理】
 1.名刺をもらった後に(必要な場合は)裏にメモする
 2.あとでデジカメで撮影する
 3.Picasa上で余分な部分はトリミングする
 4.その人物に関わるタグ付けをする
 5.必要なときは、タグで検索



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1.名刺をもらった後に(必要な場合は)裏にメモする
まず、名刺をもらった時にその人物に関するメモが必要な場合は、名刺の裏にメモをしてください。メモが必要じゃない場合に関しては、2に進んでください。

<メモPoint>
 ・いつ会ったか
 ・どこで会った
 ・どんな人物か
 ・何の関係か


もしも、メモをする際には、なるべく短いセンテンスで書き込むこと!できるならば、単語で書くようにします。あとで触れますが、これもタグ化するので、長い文章は必要ありません。


2.あとでデジカメで撮影する
これは、以前のエントリ「デジカメメモ術」を参照してもらいたいのですが、以下のポイントを守って撮影しましょう。

 <撮影Point>
 ・解像度は、PCの画面サイズ程度にする(高画素である必要は全くなし)
 ・蛍光灯の下はなるべく避け、自然光で撮影するようにする
 ・両手で固定して、四隅がなるべく平行になるようにする
 ・マクロで撮影する


「なるべく」と書いてある部分は、厳密にではありませんので、悩むぐらいなら気づいたときにさっさと撮ってしまった方がよいです。


3.Picasa上で余分な部分はトリミングする
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写真をPCに取り込んだら、簡単に画像を加工します。基本的な考え方としては、あとで使いやすくするためなので、神経質にやらなくても良いです。速度重視でやりましょう。やるべきことは、以下の2つです。

 <Picasaでやるべきこと>
 ・名刺以外の部分は、トリミングする
 ・I'm feelling luckyで一発で色調調整する



4.その人物に関わるタグ付けをする
2009021503.jpg

さて、ここからがPicasaで管理するキモの部分です。
その人物に関するタグを設定していきます。画像を選択し、Ctrl + K でタグ設定画面が出てきます。
そこで、入力するタグのポイントは、以下の通りです。

 <タグ付けPoint>
 ・所属(会社名など)
 ・氏名
 ・肩書き
 ・名刺の裏に書いてあるメモ


ここで名刺の裏に書いてあるメモが生かされていきます。もしも、単語化されていなければ、この段階で単語化しましょう。
タグ付けは、簡潔に要点を絞って入力しましょう。電話番号やFAX番号、住所にいたるまで詳細に入力必要はありません。検索するときのきっかけさえつかんでおけばよいだけですから。


5.必要なときは、タグで検索
2009021504.jpg

さて、実際に使うときは超簡単です。
ただ単に検索窓に検索したい言葉を入れるだけです。Picasa3の検索の場合、入れたタグが途中でも候補が、随時示されるので、迷うこともないです。


名刺の管理で一番困るのは、肩書きが変わったり、担当が変わったりしたときに古い名刺の処分が面倒ということがあります。しかし、Picasaで管理している場合は、タグを書き換えるか、消すだけでよいというのもオススメポイントです。


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名刺にQRコードを入れていますか?

まだ残っていたPicasa3のバグ

Picasa3で直ったバグ」の記事において、Picasa3タグ付けのバグが直ったと書きましたが、まだ完全には直っていませんでした。というより、日本語でのタグ付けとしては、致命的なバグともいうべき部分があるのです。

それは、「ー」を受け付けないというバグです。

例えば、
「カーナビ」と打ち込むと
「カナビ」となってしまうのです。
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これでは、正確なタグ付けができません。ただし、以前のバージョンで打ち込んだタグに関しては、「ー」が効いているので、それを参照して、他の文字を消しながら打ち込むしかないという厳しい状況なのです。

そろそろ直っているかな?と確認してみましたが、本日付段階では、まだ改良版は出ていないようです。とても良い具合にバージョンアップされていただけに残念です。


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Picasa3で直ったバグ

デジカメメモ術(前編後編)でも取り上げましたが、私はデジカメで撮ったメモをPicasaで管理しています。
Picasaで管理をするときに便利なのがタグ付けなのですが、Picasa2まではややバグがありました。それは、半角英数でタグを入れるときは、サジェスト機能が働き入力しやすいのですが、全角で日本語でタグを入れるときには、中途半端にしかサジェスト機能が働かなかったのです。

例えば
「動画」とタグ付けすると、
次に「動画」と打ち込んだときには、
「動画画」のようになってしまうのです。

そのたびに毎回、変になってしまったタグを打ち直さなければならず、非常にイライラする原因になっていました。。

ところが、Picasa3では、完璧にバグが修正されていたのです。
このように、日本語であってもきちんとサジェスト機能が働くようになりました。
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というわけで結論として、Picasa2の人は、すぐにPicasa3に乗り換えるべきということです。

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