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WunderlistでGTDをするためのちょっとしたコツ #GTD

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情報管理LOGの@yoshinonです。
昨日は、Wunderlistの私が利用しているリストを公開させていただきました。今回は、WunderlistでGTDをする際に私が実践している、ちょっとしたコツやワザについて書いてみたいと思います。

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【 WunderlistでGTDをするためのちょっとしたコツ 】  

 1.スマート期限日を使う

 2.コンテキストのためのタグを入力しやすくする

 3.一括してタスクを入力する

 4.Googleカレンダーに反映させる







checkmark.png 1.スマート期限日を使う

Wunderlistは、スマート期限日という機能があります。これを使うと、GTDで必要になるリマインダーを簡単に設定できるようになります。
これは、例えば「明日17:00会議」と打ち込むと、

2017012901.png


このように、自動的にタスクに期限日やリマインダーが設定されます。

使えるスマート期限日を挙げてみると

明日
明後日
来週
来月
来年
月曜日~日曜日
(月曜とかの表記でも可)
※今日が、その曜日だった場合、来週のその曜日になる。

使えるリマインダーは、

○◯:◯○(14:30とか。24時間表記)
◯時◯分(3時半とかも使える。分は、省略可能)

ただし、スマート期限日が使えるのは、iPhoneの場合、Wunderlistの最初のこの画面の時しか使えません。

2017012902.png



あと、昨年末ぐらいから、ブラウザ版のWunderlistもスマート期限日が、かなり柔軟に使えるようになりました。

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このように期限日をタスク名の後ろに入れても入るようになりました。

2017012904.png


これ、何気にありがたい。期限日を最初に入力するのって、どうもまだ違和感があるのですよ。

いつ → これをやる

よりも

これをやる → いつ

の方が、自分的にはしっくりくるので、かなり嬉しいですね。ブラウザ版オススメです!




checkmark.png 2.コンテキストのためのタグを入力しやすくする

GTDをする際に欠かせないのが、コンテキストです。コンテキストとは、電話をかけるとか、PCで作業するとか、タスクを実行する際の場所や状況のことです。これを明らかにすることで、電話の要件をまとめて行ったりなど、タスク実行の効率化を図ることができるようになります。

このコンテキストをWunderlistで行う時は、ハッシュタグを使います。
Wunderlistには、ハッシュタグを設定できるのです。これを設定することで、同じハッシュタグが設定されているタスクを一覧で表示させることができます。

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しかし、このハッシュタグをいちいち入力するのって面倒ですよね?
そこで、あらかじめ自分がよく使うハッシュタグをリストに入れておくのです。私は、タグ専用のリストを設けています。これね。

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中身は、こんな感じ。

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で、コンテキストを設定したい時は、PCだったら「#」を打ち込むと、このようにあらかじめ設定していたリストが出てきます。

2017012908.png



iPhoneだったら、これをタップすると、

2017012908a.png



やはりタグを楽に入力できるようになります。

2017012908b.png


これは、最初の手間さえ惜しまなかったら、絶大な効果を発揮します。




checkmark.png 3.一括してタスクを入力する

タスクを思いついたり、週次レビューで一気にたくさんのタスクを入力したくなる時ってありますよね?
実は、一気にWunderlistにタスクを登録する方法があるのです。

そう、iPhoneならね。

これには、WorkflowというiPhone自動化アプリを使用します。


これが、Workflowのレシピへのリンクです。
こちらのリンクをタップしていただければ、Workflowに追加されます。

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これの使い方ですが、以下のように行います。
メモ帳でも何でも良いのですが、共有エクステンションがある文字打ちアプリで、どんどんタスクを入力していきます。

2017012910.png



そうしたら、共有エクステンションでWorkflowを指定します。

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そして、先ほど追加していただいた「Add Wunderlist」をタップします。

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あとは自動でWunderlistにタスクがどんどん追加されていきますよ。タスク出しだけに集中できるのが、すごく良いのです。

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checkmark.png 4.Googleカレンダーに反映させる

Wunderlistは、Googleカレンダーに反映させることができます。
これは、Wunderlistの設定の詳細から、

2017012914.png


一番下にあるカレンダーフィードという部分をタップして、カレンダーに追加するか、





コピーしてGoogleカレンダーのこの部分から追加できます。

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そうすると、このようにWunderlistに入れたタスクで期日が入っているものが、表示されるのです。
※ブログのためにWunderlistしか表示しないようにしています。

2017012917.png



これにより、タスクが密集し忙しい日と、そうではない日がはっきりと見られるので、週次レビューするときに役立ちますね。




 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 ちょっとしたコツで断然ラクになる

今回は、WunderlistでGTDをするときのちょっとしたコツを紹介しました。Wunderlistと付き合い始めて、かれこれ5年以上になりますが、これほど使い勝手が良くて、手に馴染むツールはなかなかないなと思っています。Wunderlist自体非常に使い勝手が良いのですが、今回紹介したように、ほんの少しだけ工夫すると、断然ラクになります。
ぜひ、iPhoneやPCでGTDに取り組む時は、Wunderlistを使ってみてください。






私のWunderlistのリストを全て見せます(WunderlistでGTD運用術) #GTD

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情報管理LOGの@yoshinonです。
すごい久しぶりのWunderlistについての記事です。
今回は、私がGTDを行うときに欠かすことのできないWunderlistのリストを全てお見せいたします。もしも、GTDをPCやスマホでやりたいと思ったのならば、私はWunderlistをオススメするようにしています。WunderlistでGTDをするにあたって、何かの参考にしていただければ嬉しいです。


  
【 私のWunderlistのリストを全て見せます(WunderlistでGTD運用術) 】  

 1.どうしてWunderlistなの?

 2.私のWunderlist全リスト

 3.そもそもGTDって何?

 4.GTD運用するためのリスト







checkmark.png 1.どうしてWunderlistなの?

私は、Wunderlistを使うようになって、5年以上経とうとしています。GTDをスマホでやれないかずっと探っていて、GoogleタスクやTodoistやら、実に様々なアプリやサービスを試してきて、最終的に行き着いたのが、Wunderlistでした。

Wunderlist | To-do list, Reminders, Errands - App of the Year!
Wunderlist | To-do list, Reminders, Errands - App of the Year!






もう2年前ぐらいの記事ですが、どうしてWunderlistなのかについて書いてあります。

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  1.Windowsでも、iPhoneでも、Androidでも継続して使える
  2.どこから入力しても素早く同期する
  3.期限の設定ができる
  4.繰り返しの設定がこまかくできる(3日おきとか)
  5.リマインダーできちんと通知される
  6.サクサク入力できる


今なら、さらにこういう項目を付け加えるかもしれません。

  7.タグを付与できる
  8.ファイルの添付もできる
  9.サブタスクも必要十分な量を入力できる
  10.リストの共有ができる


そして、これらが全て無料で使えるのです。素晴らしいとしか言いようがありません。Todoistは、かなりの部分が有料です。だから、もしもタスク管理をこれからスマホやPCでやってみようと思う人がいるならば、私は迷わずWunderlistをオススメするようにしています。





checkmark.png 2.私のWunderlist全リスト

さて、では私のWunderlistの全リストを公開いたします。
これが、私が2017年現在運用しているリストです。

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思ったほど、多くはないですよね?
でも、現在のところこの形で運用していますが、これ以上リストを増やす必要を感じていません。これから始めようと思う人は、無闇にリストを増やさず、初期状態に本当に必要なリストを1つか2つぐらい使いするぐらいで良いと思います。

一応説明すると

・受信箱:GTDでいうところのinboxにあたる部分。タスクは、まずここに全て入力されます。
・今日:その日にやるべきタスクリスト。今日の日付がついているタスクは、全てここに自動で表示されます。
・週:その週にやるべきリスト。その週の範囲内にある日付が入っているタスクが、自動で表示されます。
・すべて:Wunderlistに入力されている項目の全て。
・完了済み:完了済みにチェックしたものが、ここに表示される。
・アイデア:ブログの記事の一次アイデア。→私がブログを書く際に使っているツールやサービス(アイデア編)
・買うモノ:買いたい、買わなくてはいけないモノなどを入れています
・定型:定期的にやらなくてはいけないタスクリスト。
・待ち:人に割り振ったタスク。
・来月やる:来月にやるべきタスクリスト。
・来月より先:来月よりも後にやるべきタスクリスト(主に1年以内)。
・いつかやる:期日がないがやるべきタスクリスト。または、1年以上後にやるべきタスクリスト。
・あとで読む:あとで読みたいURL。iPhoneの共有機能から送る。
・tag:タグ専用のリスト。





checkmark.png 3.そもそもGTDって何?

さて、ここまで何の説明もなく「GTD」と連呼してきましたが、GTDというのは、ストレスフリーになるためのタスクの処理方法で、Getting Things Doneの頭文字です。
GTDについて知らない方のために、もっとも根本となるGTDの要であるフローがこちらです。この順番に処理をしていくようになっています。
※こちらの図に関しては、ライセンスフリーにしたいと思います。GTDの説明などに自由にお使いください。その際は、当ブログにリンクを貼っていただけると嬉しいです。

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この最初の「頭の中の気になること」すべてを吐き出すというのが、このGTDにおいて最重要なことで、これにより頭がとてもスッキリとした状態になります。そして、その吐き出したリストを全て、inbox(Wunderlistでいう受信箱)に入れてしまいます。
あとは、このフローに従って、処理をしていけば良いだけです。簡単に見えますが、非常に奥深いのです。





checkmark.png 4.GTD運用するためのリスト

Wunderlistのリストの中でGTDで運用しているリストは、この部分になります。

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GTDとの比較をすると、このようになります。(右側が、GTD)

・受信箱  → inbox
・今日   → 「Next Action(次にやること)」
・週    → 「Next Action(次にやること)」or カレンダー
・定型   → カレンダー or 「Next Action(次にやること)」
・待ち   → 「連絡待ち」リスト
・来月やる → カレンダー
・来月より先→ カレンダー
・いつかやる→ 「いつかやる」リスト


・tag    → コンテキスト

ちなみに「tag」は、GTDでいうところのコンテキストなのですが、これはこのようなリストになっています。これにより、それをどの場面でやるのか?ということを区別しています。





 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 GTDは、アウトプット思考法のツールの1つです

情報管理LOGで提唱している「アウトプット思考法」という思考力を高めたり、頭の中をスッキリさせて、様々なことを捗らせるための考え方があります。そのアウトプット思考法のツールの1つとして、推奨したいのがこのGTDです。
このGTDというタスク処理システムは、本当に素晴らしく、かれこれ10年以上運用しています。それぐらい普遍性のあるやり方だということです。もしも、仕事が多くて進まない。家庭のことも大事にしたい。頭の中で不安ごとが多いなどというときは、ぜひGTDに取り組んでみてください。

【 アウトプット思考法:過去記事 】
❏ 第1回:ゼロ秒思考・GTD・マインドマップに共通する「アプトプット思考法」とは何か?
❏ 第2回:アウトプット思考法の基本的な取り組み方
❏ 第3回:アウトプット思考法では、何をアウトプットするか?
❏ 第4回:人は、なぜ1日10分のことさえも続けるのが難しいのか?
❏ 第5回:GTD、ゼロ秒思考、手帳術、メモ術などに挫折した人たちへ 〜アウトプット思考法が生まれたワケ
❏ 第6回:アウトプット思考法のフローを理解する
アウトプット思考法になぜ「熟成期間」が必要なのか?



GTDについて、もう少し詳しく知りたいという方は、こちらの書籍をオススメします。本当は、この前のバージョンの方がオススメなのですが、絶版になってしまったので。


こちらも、オススメです。GTDが、一体何の役に立つのか?ということに明快に答えています。初心者だっらら読みましょう!



人前で話すときに場を和ませる超簡単なアイスブレイクの方法

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情報管理LOGの@yoshinonです。
先日、講演会に参加したときのアイスブレイクの方法が優れており、場がかなり和やかになったまま時間を過ごすことができました。非常に簡単で誰でもすぐにできてしまうテクニックでした。たくさんの人前で話すときや場の雰囲気が固いときなどに使えるのではないか?と思いました。
というわけで今回は、誰でも超簡単にできるアイスブレイクの方法についてです。

  
【 人前で話すときに場を和ませる超簡単なアイスブレイクの方法 】  

 1.人前で話すときのアイスブレイクの重要性

 2.誰でも超簡単にできるアイスブレイクの方法







checkmark.png 1.人前で話すときのアイスブレイクの重要性

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仲間内でのカンファレンスなどでは、気を遣わずにリラックスして話すことができるでしょう。しかし、初対面の人ばかりとか、お互いによく知らない人ばかりという状況で話すというのは、話す方もかなりの緊張を強いられます。また、話を聞く方もなんとなく堅い雰囲気に飲まれてしまい、最後の質問の場面なども大した質問も出ずに終わってしまうということがあるのではないでしょうか?

そのために、話し慣れている人は、「アイスブレイク」を図ります。
人を惹きつける話をしたり、小さな笑いが起きるような小話をしたり、聴衆を驚かせるようなことをしたりといったことをします。

そうすることで、堅かった雰囲気が壊れ(まさにアイスブレイク)和やかな中で話すことができるようになるのです。また、トーカーにとっても、和やかな雰囲気になることで良い面がもたらされます。余計な緊張感をもったまま話さざるをえなかったり、話に集中して聞いてもらえなかったりなどということが、起こりづらくなるのです。
なので、優れたトーカーは、そういうことを意識的にやるようにしているのです。TEDなどを観ると、実にそのあたりを上手にやっている人が多いように思います。

時間のある方は、ぜひご覧になってください。話の引き込み方のうまいこと!






あと、この人のお話は、本当に1時間ぐらいあるけど、ずっと引き込まれっぱなし。私が今まで見た中で最高のプレゼンです。






checkmark.png 2.誰でも超簡単にできるアイスブレイクの方法

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とはいえ、誰でもそう簡単に気が利いたことが言えないし、相当な仕込みをしていくのも大変です。

そこで、今回ご紹介する方法なのです。
これは、本当に誰でも簡単にできるのに、ものすごく効果が高いです。

どうやるか?
それは、

左右の人に挨拶をしてもらう

です。

この時に、「できるならば」という前置きをして、以下のようにやってもらえると効果が高いです。

・相手の顔をしっかりと見る
・できるならば、握手もしてほしい
・なるべく声も出して


すごく簡単ですよね?少なくとも話す人にとっては。
一瞬ざわつくかもしれませんが、たいていの人はやってくれるはずです。中にはやりたがらずに、本当にやらない人もいるかもしれません。でもいいのです。大部分がやってくれたならば、それで十分に効果が発揮されるのですから。
たったこれだけで、なんとなく場が和やかになり、少しだけ打ち解けた感じになります。場合によっては、話している間に隣になった人と内容についてディスカッションするかもしれません。そして、それが最後の質問などの時に活発な意見などとして出てくるかもしれないのです。このように場を和ませるというのは、話している人にとってもプラスの作用を及ぼすのです。





eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 ほんの小さな工夫で

今回の手法は、私が実際に参加したある講演会で実践していました。
最初は、「えっ?」と思ったものの、予想以上に自分自身の変化に驚きました。よくFace to Faceなんていう言葉がありますが、それを地でいくテクニックです。
お金もかからないし、特に何の準備もいらないので、参加者の空気が固いなと感じたらぜひ使ってみてください。
ほんの小さな工夫で場が和みますから。






エクセルのファイルは、バージョン管理と更新履歴を残したらいいよ!

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情報管理LOGの@yoshinonです。
自分の仕事柄、エクセルのファイルというかソフトを作る機会が多いのですが、過去幾多も辛酸をなめてきました。そんな経験から、エクセルのファイルは、プログラムと同じように、バージョン管理と更新履歴を残すようにしています。
今回は、エクセルのファイル管理のちょっとしたコツについてです。

  
【 エクセルのファイルは、バージョン管理と更新履歴を残したらいいよ! 】  

 1.過去に起こった悲しい数々の出来事

 2.バージョン管理について

 3.更新履歴を残すこと

 4.バージョン管理と更新履歴によって救われること







checkmark.png 1.過去に起こった悲しい数々の出来事

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たぶん、皆さんも経験があるかと思うのですが、エクセルにまつわる数々の悲しい出来事を書いていきたいと思います。



 ・上書きしてはいけないファイルに上書きしてしまった。しかも、さらに上書き…。
 ・エクセルファイルを共有していて、大事な部分の書き換え作業中他の人に上書きされてしまった。
 ・ファイルを更新していったものの、前に使っていた数式の方が良かったことに気づたものの、すでに完全に失われてしまい、もう一度ゼロから数式を組み上げた。
 ・エクセルのソフトを周囲の意見を参考に更新していったものの、上司の一言で大幅な仕様変更に。そして、それが以前使っていたものをベースにした方が早かったのだが、すでに失われ、ほぼゼロから組み直し。
 ・ほとんど完成間近だったにもかかわらず、急に書式などが総崩れし、元に戻らない状態に。仕方が無いので、ほぼゼロから作り直し…。




…などなど。


まだ、全然一部なのですが、あるある過ぎて笑えません(実話です)。実際、ふて寝したことありました…。

たぶん、今時のエクセルだったら、もう少し改良されているので、共有関係などは改善されているのでは無いかと思うのですが、それでもみなさんも心当たりがあるのではないでしょうか?

このような悲しい出来事を乗り越えてきた私が、こうしたらいいよ!という解決策としてずっと行っているのが、以下の2つです。

・バージョン管理をする
・更新履歴を残す


今日からでもできるので、ぜひ、やってみてください。
以下にやり方について書いておきます。





checkmark.png 2.バージョン管理について

まずは、バージョン管理についてです。

よく、プログラムなどでは、普通にバージョン管理してますよね?
こんな感じのね。

2016101302.png



で、エクセルのファイルも同じようにバージョンで管理するのです。実際のファイルはこんな感じになります。

2016101303.png

2016101304.png


ここで、バージョン管理する方法のコツについて、3つあります。

1.ファイル名+バージョンNo
これは、見たままですね。ファイル名自体にバージョンNoをつけて保存するのです。
この時に気を付けなくてはならないのが、バージョンNoの間は、絶対に「.」ではなく「,」しなくてはなりません。
Windowsは、拡張子でファイルの種類を判別しているので、「.」をつけてしまうと、バージョンNoが拡張子だと勘違いしてしまうからです。

(例)
❌️ 2.01
○ 2,01



2.「上書き保存」は極力避けて、「名前をつけて保存」
単にデータを入力するぐらいだったら、上書き保存でよいと思うのですが、数式や書式の変更など、ファイルの構造自体をいじったときは、基本「名前をつけて保存」をします。この時に1に書いたように、この癖をつけることで、安易な上書き保存によって、失われることを防ぐという役割もあるのです。


3.バージョンNoの付け方
きっと、ソフトウェアの制作では、もっと厳密にやっているのでしょうが、所詮エクセルのファイルなので、もう少し柔軟にやっていきます。
私のつけ方は、以下の通りです。

2016101305.png


①小数点以下の桁数
更新頻度に応じて桁数を変えます。もしも、頻繁に更新しそうならば、小数点以下を3桁にするし、更新する頻度がかなり低いならば、小数点以下を1桁とかにしちゃいます。大抵は、読み切れないので、2桁にすることが多いかな。

②整数部分
これは、大規模な、または大幅な改変があったときに、数字を上げていくようにしています。特にフォーマットをいじったり、数式を作り直したときなどに上げるようにしています。とはいえ、気分的に「ここで、いっちょ上げとくか!」みたいな気分で上げちゃうこともあったり。

③小数部分
バグの修正や簡単な機能の追加、数式の修正程度は、小数点以下の数字を上げるようにしています。






checkmark.png 3.更新履歴を残すこと

次に更新履歴についてです。
実は、バージョン管理する人は、自分の観測範囲でも割といるという印象です。しかし、更新履歴までとっている人は、案外少ないようなので、ぜひとも広めていきたいですね。

よくソフトウェアで更新履歴を残す場合、テキストファイルで残していたりしますが、せっかくエクセルなので、タブに残すようにしましょう。
ちなみに、これが私が残している更新履歴です。

2016101306.png



中身は、こんな感じ。

2016101307.png



更新履歴を残すコツは、以下の通りです。

①1更新1行
一つの更新内容に対して、1行で簡潔に書くようにします。

2016101308.png




②語尾を揃える
その更新が、「追加」なのか「修正」や「削除」なのかということを、語尾で明記するようにします。言い切りで。
そうすると、語尾を眺めるだけで、ざっとどんな更新がなされたのかが、おおむね把握できるようになります。

2016101309.png



③ー表記をなるべく統一する
2の「語尾を揃える」とも通じるのですが、表記にぶれがある場合、見にくくなり見返すことに時間がかかってしまいます。それとともに、短時間で記録に残すことが難しくなってきてしまうのです。あくまで、「何を」「どうした」という2点に絞って表記するように心がけたいですね。






checkmark.png 4.バージョン管理と更新履歴によって救われること

私は、これをやるようになってから、エクセルで大きな失態を起こすことがなくなりました(枕を涙で濡らすことも)。

そこで、やって良かったということを

①過去のバージョンが残っているので、実質バックアップになっている
割と細かくバージョンを割っているので、それ自体がバックアップになっています。以前は、かなーり作り込んでから壊れたりした場合、ほぼゼロ状態に戻らなくてはなりませんでした。しかし、やや戻るにしても、ほんの少し前の修正状態まで残っているという安心感は、かなり大きいです。


②どこで失敗したか分かりやすい
作り込んでいったとき、必ずしも最高のものになるとは限りません。中には、バグが発生して、収拾が付かなくなることもあります。そういう時に、過去の更新履歴と照らし合わせて戻ることができるのです。そういう時の索引として、更新履歴が役に立つのです。


③枝分かれさせやすい
現状のバージョンでも問題ないのだけど、他の部署などで使う必要が生じたときに、自分の部署に特化させてバージョンを他の部署にも合うようチューニングしなくてはいけないときがあります。そういうときに過去のバージョンがあるだけで、そこから開発をスタートできるのです。


④リカバリが容易
上記を踏まえていただくと分かるのですが、これが一番のメリットだと思っています。同じ作業を二度も続けてやるのは、非常に苦痛です。それを少しでも軽減させることが出来るというのは、気分的にもラクなんですよね。






eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 エクセルでのバージョン管理と更新履歴は広まってほしい

私の周囲というかなり狭い観測範囲で申し訳ないのですが、少なくとも周囲でここまでやっている人は非常に少ないのですよね。特に更新履歴を取っている人は、かなり少ないという印象です。
でも、これをやっているだけで、かなり作業がラクになってきますし、引き継ぎの時もこれを見れば、「こういう改変履歴があるファイルなのね」と一目瞭然なので、万が一のことが起きたときも、引き継ぎされた人にとっても役立つのです。
よく持ち込まれてくるエクセルファイルを解析するだけで数日かかるというような無駄な時間が相当省けると思うので。ぜひとも、広がって欲しい事の一つです。



プレゼンで修羅場にならないためにしておくこと

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情報管理LOGの@yoshinonです。
私は、今まで何度もプレゼンの場で修羅場に遭遇したり、自身が修羅場に遭ったりしました。自分の時には、滝のような汗が流れ出し、目も当てられないような状況から何とか逃れるために、焦りまくるということがありました。
そういう苦い経験から得た、修羅場にならない方法を載せておきます。


  
【 プレゼンで修羅場にならないためにしておくこと 】  

 1.事前にしておくこと

 2.プレゼン直前にしておくこと

 3.最悪な自体が起こったとき







checkmark.png 1.事前にしておくこと

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プレゼンで修羅場が起きるのは、事前準備不足が原因の9割と言ってもいいぐらいです。したがって、この事前準備さえ怠らなかったら、滝のような冷や汗を流さずにほぼ済みます。

実際に起こり得るトラブルを挙げておきます。

 ・プレゼンデータが壊れていた(壊れた)
 ・プレゼンデータが見あたらない
 ・プロジェクターにつながらない
 ・プロジェクターに映らない
 ・PCが起動しない
 ・PCがフリーズした
 ・スライドが、動かなくなった
 ・大事なところで電源が切れた
 ・コードの規格が合わない

 etc…


あるある過ぎて、経験者だったら余裕で死ねますね?

では、時前段階で、どのようなことをしておけば防ぐことができるのでしょうか?

私は、ほぼこの4つで何とかなると思っています。

 1.機材の確認
 2.複数にバックアップを確保しておく
 3.機材の予備
 4.入念なリハーサル



1.機材の確認
まず、事前にやっておけることの1つとして、プレゼン先での機材の確認です。
確認事項のチェックリストとしては、このようになります。

【 チェックリスト 】

□プロジェクターや投影機材の有無
□アダプターの確認
□HDMIか?
□HDMIの規格は?
□どのような規格か?
□プレゼンする場所と投影機材との位置関係(距離)
□電源の有無
□PCやプレゼン機材の持ち込みの可否
□Wi-Fiの有無と可否
□定員→プレゼンする相手側の人数など


これらを行く前に確認しておくだけで、かなり違います。
特にアダプター関係は、念入りに確認しておくことをオススメします。もしも、自分が準備している規格と合わない場合は、機材の持ち込みも検討してみてください。


2.複数にバックアップを確保しておく
もう、これは必須の準備と言っていいです。
逆にデータさえあれば、何とかなると言っていいでしょう。それぐらい重要です。自分が、この数年やっているバックアップは、最低でも以下の3つに入れるようにしています。

・Dropbox
・iPhone(または、iPad)
・USBメモリ(または、HDDなど外部メディア)

1カ所でも十分では?と思った人は、真の修羅場を経験していないのです…。
あと、これだけ分散してあれば、何かあったときの余裕感が全然違います。そういう意味の保険でもあるのです。


3.機材の予備
むやみやたらに持って行けばよいというものではありませんが、ある程度向こうで準備されていたとしても、多少持って行くことをオススメします。
特にアダプタ周りは、必須ですね。
あと、地味に準備しておいた方がよいのは、延長コードです。


4.入念なリハーサル
あのプレゼンの天才のジョブスですら、リハを何度も行い、満足するまでやったそうです。そう考えると、天才でも何でもない我々ができるのは、入念なリハしかありません。何度も練習しておくことに越したことはありません。





checkmark.png 2.プレゼン直前にしておくこと

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さて、会場についてしまったら、できることはどんどん限られてきます。
しかし、プレゼン直前までにやっておくと断然よいことが、いくつかあります。
これらをやっておけば、まあ厳しい状況に追い込まれることは、かなり少なくなるでしょう。

【 チェックリスト 】

□二度、投影機材に接続してみる
※一度、接続できても二度目がうまくいかないことが多々あるから
□プロジェクターは、自動スリープになるかの確認
□設定を変えられるならば、自動スリープにならないようにする
□PCの場合、電源は常時接続できるかの確認
□PCを自動スリープにならないように設定する
□常駐ソフトで不必要なものは、全て終了
□勝手にポップアップしてきそうなソフト類も全て終了
□プレゼンデータが、正常か全て一度流してみる
□流しながら脳内リハをする(正式なリハが可能ならば、それでOK)
□配布物の確認




checkmark.png 3.最悪な自体が起こったとき

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ここまでやっても、本当に想定外の最悪な事態というのは、ゼロにはできません。突然の停電、プロジェクターの故障、PCの突然の故障やフリーズなど、無いとは言えないのです。

最悪な状況下には、2パターンあります。プレゼンが、リカバリ可能か否かです。

どちらの状況であったとしても、共通して心がけたいのは、

余裕をかますこと

です。
慌てふためいたり、バタバタしても仕方がないのです。そして、観ている人は、こういう時にあなたの行動を見ているのです。

その上で、リカバリ可能であるならば、しばらく復帰まで時間をとらせてしまうことを詫びて、リカバリに取りかかりましょう。

もしも、リカバリが不可能な場合は、心からのお詫びをしつつ、ユーモアを交えながら、できる範囲のプレゼンをするのです。スライドがなければ、絶対にならないということはないはずなので。そのためにも、事前のリハは、とても重要なのです。何度もリハをすることによって、対処可能なことと不可能なことの見極めもできるのです。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 トラブルは起こるものと心がけよ

上でも書きましたが、どんなに入念に準備しても、どんなにリハーサルを重ねたとしても、100%トラブルを防ぐことは、不可能です。
人がやることですから、どんなことでも起こり得るのです。
「万全だ!」と思いこんで臨むよりも、「トラブルは起こるものだ」と思いながら臨む方が、心の余裕感は変わってきます。

リスクマネージメントでよく言われる

危機感を持って備えよ。
楽観的に対処せよ。


という言葉を心がけたいですね。





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