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年初の仕事やっておくとラクになること

2019010400.png


情報管理LOGの@yoshinonです。
正月の三が日が開けてしまいましたね。本日から仕事始めという方もいらっしゃるのではないでしょうか?
さて今回は、気持ちよく今年の仕事をスタートするために、ちょっと便利になるいくつかのことを挙げておきたいと思います。もしよかったら、実践してみてください。


  
【 年初の仕事やっておくとラクになること 】  

 1.1年分のスケジュールをGoogleカレンダーに一括登録する

 2.タスク管理の見直し

 3.昨年までの書類をスキャン

 4.自動化を設定する







checkmark.png 1.1年分のスケジュールをGoogleカレンダーに一括登録する

これは、情報管理LOGで何度も再掲させていただいているワザなのですが、Googleカレンダーにスケジュールを一括登録することができるのです。しかも、割と簡単に。
これを知らずに1件1件ポチポチとスケジュールを入力するというのは、いかにも時間の無駄ですよね。ほら、アレだ!働き方改革?

というわけで、まずはこちらをGoogleドライブにコピーしてください。

スケジュール登録 ver.1.1 (安定版) 情報管理LOG版
※Googleドライブのスプレッドシートで開くので、「ファイル」→「コピー」をしてください。必ずです。



やり方に関しては、こちらの記事を参照してくださると良いです。

年度始めだからこそやりたい!Googleカレンダーにスケジュールを一括入力する方法(安定版)


でも、一応簡単に解説すると、以下のようになります。

1.スクリプトエディタを起動
メニューの「ツール」→「スクリプトエディタ」を起動します。





2.「実行」→「onOpen」





3.承認をする





4.カレンダーの一覧取得をする

「自動処理」という項目が、メニューに増えているはずなので、
「自動処理」→「カレンダー一覧取得」
で、自分のGoogleカレンダーの一覧を取得します。
※一覧を取得したいGoogleカレンダーのアカウントでログインしていることが必須です。




この時、3と同じように承認を求められることがあるので、以下のように承認してください。







5.スケジュールの入力

エクセルなどで予め1年間の予定がまとまっているならば、そこからコピペでOKです。もし、なければここで打ち込んでもOKです。1件1件全てGoogleカレンダー上でやるよりは、何倍もラクです。

入力項目としては、

 ・入力したいカレンダーの選択
 ・スケジュール名
 ・日付形式(終日か日時指定)
 ・日付(日時指定だったら、「開始日時」「終了日時」を指定)
  →終日の場合:2017/04/01のように記述
  →日時指定の場合:開始日時と終了日時を2017/08/01 10:13:00のように記述

を入してください。
なお、スケジュール名と日付指定は、セルの連続コピーでやると超ラクです。



6.スケジュール一括入力!

「自動処理」→「作成」

で一括入力が、始まります。200件程度でしたら数分で完了します。







checkmark.png 2.タスク管理の見直し

私は、1年の最初と新年度にタスク管理の見直しを行います。これは、具体的に何をするのかというと、以下の2つを行います。

・定型タスクの見直し
・中長期タスクと短期タスクの割り当ての見直し


1.定期タスクの見直し
私は、Wunderlistというタスク管理サービスを使っています。以前、Microsoftが買収し、Microsoft To-Doと統合すると言っているヤツです。しかし、未だ統合されず、統合する段階にも至っていません(Microsoft To-Doは、残念な仕上がりなのです)。そういうわけで、以前、Wunderlistを使っていた人達よ、戻っておいで!!
さて、閑話休題。

定型タスクの見直しですが、何をするのかというと2つの観点で見直します。

A:実行されていない定型タスクはあるか or 不必要な定型タスクはあるか
B:定型タスクに入れるべき繰り返し行っているタスクはないか


Aに関しては、一覧を眺めれば一発で分かります。実際に自分が実行していなかったり、もはや定型化する必要のなくなったタスクを削除れば良いのです。この段階で「いつかやるかも」というのは、いつになってもやらないので、一旦削除というのが気持ち的にもスッキリします。

Bの方がやっかいです。
実は、自分が繰り返し実行しているタスクというのは、明らかに意識している場合は除いて、意識しないままやっているものがあります。また、定期的に行っているけれども期間が数ヶ月以上単位で空いている場合というのも意識されづらい定期タスクです。

これは、完了タスクのログを見るしかありません。
そうすると年間を通して、何度も取り組んでいるタスクが見えてきます。明らかに複数回にわたってやっているならば、それは定期タスクに入れるべきです。完了タスクのログを見ると、意外に何ヶ月おきとか、数週間おきなどでやっていることが分かるはずです。

そのために私は、Evernoteに前日分のタスクをストックしているので、そこを見直すのです。

「爪を切る」さえも定型タスク化する

これをするためには、タスクと認識し得ないタスクが山ほどあるので、例えばたすくまのようなロガー系アプリで管理したり、私のように予め入っていなかったけど、取り組んだこともタスクとして放り込んでしまうというやり方もあります。

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Wunderlistには、「やったことリスト」も入れておくといいよ!

Taskuma --TaskChute for iPhone

Taskuma --TaskChute for iPhone

Sayaka Tomi¥3,600posted withアプリーチ




2.中長期タスクと短期タスクの割り当ての見直し
これも、完了タスクのログのチェックをすると見えてくるのですが、なかなか取りかかれなかったタスクや、逆にサクサクと取り組めたタスクというのがあるはずです。それは、タスクの細分化かが上手くいっているかが、大きいです。そこで、年間を通して、忙しさが集中する時期を見通して、タスクを分散できるところを予め入れておくのと、中長期タスクが滞らないように、ペース配分の目処を立てておくとラクになります。これは、「○○に取りかかる」ぐらいのざっくりとした形でも構いません。そうやって、スケジュール的にマイルストーンを埋め込んでおくと、忘れずに済みます。

また、上手くいかなかったタスクを取り出しておくのも忘れずにいた方が良いです。
そうすることで、同じ間違いを繰り返しづらくなります。




checkmark.png 3.昨年までの書類をスキャン

仕事始めにとか書きましたが、私はこれを年末の仕事納めにやっています。
紙ベースの書類でどうしても残しておかなくてはいけないもの以外は、全てスキャンして捨ててしまいます。これは、かなり気分的にもスッキリするので、超オススメなんですよね。なので、私は自分の仕事用机に専用のScanSnapを置いています。


新しいScanSnapかなり値下がりしましたね。これだったら新しいのでも良いかも(3000円ぐらいしか旧製品との価格差ない)。

ScanSnapに関しては、昨年新製品であるiX1500が出た際に、ScanSnap Homeという新しいソフトになりました。実はこれ、旧製品であるiX500でも使えるのですよ。で、これの何がスゴいのかというと、スキャンしたら自動的にファイル名を付けてくれるのです。しかも、書類をOCRして適切だと思われるタイトルを付けてくれるのだから楽すぎます。もしも、ScanSnapのiX500使っている人がいたら、今すぐScanSnap Managerから切り替えたら良いですよ!

ScanSnapのIX500でもScanSnap Homeが使えるって知ってた?


ついでに書いておくと、私はよく事務用品である2穴ファイルありますよね?あれを使っていません。ほとんど全ての書類をクリアフォルダで管理しています。そうすると、スキャンまでの手間もほとんどなく快適そのものですよ!
色んな人にお勧めしているのだけど、広がらないのだよな…。

書類は、クリアフォルダシステムで管理してます




checkmark.png 4.自動化を設定する

最後は、自動化です。
私は、自動化が大好きなんです。PCを使う利点って、ラクをするためですよね?(えっ、違うの??)
だから、なるべく複数回やる仕事に関しては、自動化を図れるようしています。とはいえ、全ての業務を自動化できるわけではありません。しかし、PC上の作業で自動化できるポイントって多いのですよね。

エクセルだったらVBAで自動化できるならばすれば良いし、ファイル管理などもフリーソフトやPowerShellでサクサクと自動化を図ります。

また、メールの処理なども、ラベルの設定やフォルダ分けなんて、毎回やっているぐらいだったら自動仕分けしてしまえばよいのですよ。また、返信文もほとんど定型化しているならば、予め定型文として登録しておけば良いし。

あと、IFTTTやZapierなどを使えば、Googleカレンダーに登録したスケジュールをタスクとして登録することもできます。これ、毎回手打ちしてませんでした?
こういう自動化サービスなども、ガシガシ使えば、同じ作業を繰り返さなくてもよくなるのです。

コンピューティングの醍醐味は、自動化ですよ!

【情報管理LOGの自動化に関する過去記事】
朝のルーチンワークを自動化してみる ver3.0
Windowsでも自動文字起こしができる!議事録はGoogleドキュメントに任せろ
自動でタスクが追加されるシステムにしたら捗った
iPhoneを自動化するアプリやサービスを6つを紹介します



 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 無駄を省くのではないラクをするためです

よく怪しげなコンサルが、「業務の無駄を徹底的に省くのです」とか力説すると本当に嫌になってしまいます。まあ、確かに無駄なのかもしれないけれども、それを省いて仕事を押し込めるつもりでしょ?というのが、透けて見えるのでうんざりするのです。そうではなくて、一人一人がラクができて、少し余裕ができるためにやれば良いのですよ。
隙間時間ができたっていいじゃないですか。そういう余裕が欲しいよね。


ScanSnapの旧製品30000円台で買えちゃうのですよね。



エクセルで楽にバージョン管理する方法

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情報管理LOGの@yoshinonです。
エクセルでソフトを作ったりすると、機能の追加やバグの修正など、その都度バージョン管理する必要が出てきたりしますよね。それ以外にも自分で作成しているデータをバージョン管理したいという場合もあるはずです。
今回は、エクセルでバージョン管理を楽に行う方法についてです。これで、間違って上書き保存ししちゃったとかがなくなります。
ちなみに、

GitHub使えよ!

とか、そういうクソリプいりませんから!
世の中の会社全てでそういうのが、使える環境があると思い込まないでください。むしろ、非常にIT的に極悪な環境の職場って、まだまだ多いのですよ。とほほ。
はい、愚痴でした。
それでは、いってみましょう!


  
【 エクセルで楽にバージョン管理する方法 】  

 1.エクセルは、バージョン管理するのが良い

 2.一瞬で別バージョンのファイルを作成する方法

 3.更新履歴大事!







checkmark.png 1.エクセルは、バージョン管理するのが良い

皆さんは、エクセルのファイルをバージョンで管理していますか?
私は、自分で作成したファイルやソフトは、基本バージョン管理するようにしています。このあたりは、過去記事にも書きましたので、ぜひ参考にしていただければと思います。

Bookmarklet: instantly generate a Card for any web page. | Embedly

エクセルあるあるとしては、こんな事例ですかね?

・上書きしてはいけないファイルに上書きしてしまった。しかも、さらに上書き…。
・エクセルファイルを共有していて、大事な部分の書き換え作業中他の人に上書きされてしまった。
・ファイルを更新していったものの、前に使っていた数式の方が良かったことに気づたものの、すでに完全に失われてしまい、もう一度ゼロから数式を組み上げた。
・エクセルのソフトを周囲の意見を参考に更新していったものの、上司の一言で大幅な仕様変更に。そして、それが以前使っていたものをベースにした方が早かったのだが、すでに失われ、ほぼゼロから組み直し。
・ほとんど完成間近だったにもかかわらず、急に書式などが総崩れし、元に戻らない状態に。仕方が無いので、ほぼゼロから作り直し…。

エクセルのファイルは、バージョン管理と更新履歴を残したらいいよ! - 情報管理LOG


そこで、私はエクセルでは、バージョン管理と更新履歴をこまめに残すようにしています。
イメージとしては、こんな感じですね。




これによって、以下の効用があります。

 ①過去のバージョンが残っているので、実質バックアップになっている
 ②どこで失敗したか分かりやすい
 ③枝分かれさせやすい
 ④リカバリが容易


自分自身を助けるという意味合いでも、ぜひともバージョン管理をすべきなのです。




checkmark.png 2.一瞬で別バージョンのファイルを作成する方法

とはいえ、これもあるあるなのですが、

あれ!?これって、保存してたっけ??上書きで良いのだっけ?

という場面ありますよねぇ…。

しかし、以下の方法を使うと、そういうのがなくなりますので、ぜひともやってみてください。

例えば、この一番下のver6.1のファイルの最新バージョンを作りたい場合は、

2018071801.png



ファイルの上で右クリックし、「新規作成」をクリックしましょう。

2018071802.png



そうすると、そのファイルが立ち上がるのですが、上書き保存しようとすると…
このように、必ず「名前を付けて保存」になるのです。

2018071803.gif



しかも、名前を付けて保存する際もちゃんと以前のバージョン名が出るので、ファイル名を打ち直すという手間もかからないのです。

2018071804.png



これで、「あー上書きしちゃった!!」という罪作りもなくなりますね。




checkmark.png 3.更新履歴大事!

あと、これは完全に余談なのですが、なるべく更新履歴も残すようにしましょう。
私は、自分の作成したファイルには、必ず別タブに更新履歴を残すようにしています。これによって、他の人に引き継ぐときもラクになるし、何より自分がかつてどのようにファイルを更新したのかが、ちゃんと残るので、便利なんですよね。

こんな感じで残しています。



これによって、過去のバージョンに遡って、やり直すこともそれほど苦痛ではなくなるし、どこで間違えたかも比較的分かりやすくなるのです。
オススメですよ。

バージョン管理と更新履歴の残し方の方法の詳細については、先ほどの過去記事をぜひ参照してみてください。

エクセルのファイルは、バージョン管理と更新履歴を残したらいいよ! - 情報管理LOG




 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 自分の記憶はアテにならない

まずもって、自分の記憶はアテにはならないと思った方が良いです。ちょっとした更新であっても、それがどのような理由に基づいて行われたものなのか?というのを正確に覚えておくのは、難しいです。1週間もすると、忘れちゃうしね。
覚えていられるという自信は、すぐに揺らぐはずです。
だからこそ、こうやって記憶を外部化するのって大事なんですよね。



iPhoneの音声入力とGoogleドライブを連携する最速ハイブリット文章作成術

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情報管理LOGの@yoshinonです。
最近は、音声入力の可能性を色々探っています。
だから、情報管理LOGでは、最近音声入力関係の記事が多くなりがちです。とはいえ、現在とても熱い分野だと思っているので、どうしても記事にも熱が入ってしまいます。
さて今回は、私が音声入力で文章作成をするにあたって、現在一番最強だと思う方法について書いてみます。これをやると、他の方法がだるく感じるレベルです。それでは、早速紹介いたします。

※追記:ここ最近の記事は、全てこの方法で書かれています。
※追記2:たくさんのはてなブックマークありがとうございます。たくさんの質問&疑問いただきましたので、それに答えるエントリー(どうして「iPhoneの音声入力とGoogleドキュメントなのか?」についてのQ&A)をアップいたしました。(2017/02/13)


  
【 iPhoneの音声入力とGoogleドライブを連携する最速ハイブリット文章作成術 】  

 1.盲点だった方法

 2.実際にやってみる

 3.手直しつつ音声入力できる快適さ







checkmark.png 1.盲点だった方法

iOSの音声入力もなかなか優秀なのですが他にもいろいろ試してみたくていろいろやっています。そんな中で先日こんなツィートが上がっていました。




iPhoneで音声入力をして、それをリアルタイムでGoogleドキュメントで修正をしていくという内容だったのです。これはさすがに私も度肝抜かれました。なるほどそういう手があったのか!どちらも理解していたつもりだったのに、思わぬ盲点でした…。灯台もと暗しとはこのことか!

そういうわけで早速やってみることにしました。




checkmark.png 2.実際にやってみる

Googleドキュメントは、同時に同じアカウントから開くことができます。微妙にカーソルの色が違うので、どちらがPCでどちらがiPhoneかというのはわかります。

2018021201.png


実際に入力してみましょう。
iPhone側から音声入力していきます。
※画面は、Googleドキュメントの様子です。

2018021202.gif



そうすると、ほぼ同時にPC側のGoogleドキュメントに反映されていきます。この感覚を味わうと、ちょっとたまらないですね。動画でもどうぞ!




音声入力をやったことがある方はわかると思うのですが、かなりの速度で話してもかなりの認識率で入力されます。




checkmark.png 3.手直しつつ音声入力できる快適さ

音声入力をやっていて不満があるとするならば、入力ミスや誤変換をすぐに直したいと思ってしまうところです。
しかし、音声入力をやめて、キーボードに切り替えて、iPhoneのフリック入力で直すのは(しかも標準のキーボードで)、ストレス以外の何者でもありません。
しかし、この方法を使うと、手はキーボードに置いて、PCの画面を見ながらiPhoneに話しかけることができます。iPhoneを立てかけておくものとかがあると、良いですね。
私は、このようにノートPCの前にマイクの方を上向きにして立てかけるような形でiPhoneを置いてやっています。

2018021203.png


そうすると、音声入力が反映された片っ端から、入力ミスや誤変換などを見つけ、修正していくことができます。Googleドキュメントのすごいところは、コラボレーションツールとしての強みなのです。つまり、同時に違う場所を入力しても、違和感なく反映されていきます。

2018021204.gif


音声入力しつつ、気づいたらどんどんキーボードで修正していくというのは、今までの音声入力の弱点をほぼ克服しているかんじがしますね。

勝間和代さんが提案していたRemote MouseとWordでやる方法も悪くはないのですが、これを覚えてしまうと、長文執筆が快適すぎてやめられません。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 入力ミスや誤変換が減ります

音声入力をやっていて気になるのが、どうしても入力ミスや誤変換が多くなってしまうことです。iOSの音声入力は、かなり優秀なのですが、それでも(私の滑舌の悪さのあるけど)、どうしてもミスは起こります。しかし、この方法を使うと、入力ミスや誤変換を防ぐこともできるし、何よりもキータイプと併用できるのが、快適なんですよね。
まさにハイブリット入力術と言っても良いぐらいです。嘘だと思うならば、ぜひやってみてください。

最後にこのアイデアを下さった野田隼人氏ありがとうございます。
こちらに、野田隼人氏の音声入力に関するツィートがまとまっていますので、こちらも参照してください。

野田弁護士のGoogleドキュメントを介した音声入力文書作成法のQAまとめ - Togetter
野田弁護士のGoogleドキュメントを介した音声入力文書作成法のQAまとめ - Togetter






この人の声いいですよね。







マツコの知らない世界の「おうちコーヒーの世界」で紹介されていたバルミューダ 電気ケトル。



完璧主義的症候群とは?

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情報管理LOGの@yoshinonです。
今回の記事は、「症候群」とかタイトルについていますが、医学的な記事ではないです。ただし、私自身を含め、今まで見てきた様々な人たちを観察してきた中で、こういう人たちのこういう行動原理って、つまり「完璧主義的症候群」と言えるよな、と思ってきたことをまとめてみました。

  
【 完璧主義的症候群とは? 】  

 1.どんな症状?

 2.どうしてそのようなことが起こる?

 3.その対策は?







checkmark.png 1.どんな症状?

私が、なぜ「症候群」と名付けたのかというと、もうこれは一種の「病」のような存在だなと思ったからです。ちなみに、「症候群」の定義は、こちら。

はっきりした原因は不明だが、いつも必ず幾つかの症状が伴ってあらわれる時、病名に準じて使う医学用語。シンドローム。

症候群 - Google 検索



私が、自分自身の行動を振り返ったり、色々な人と仕事をやってきた際に、その方々の動きを見ていて、「もしかして、こういう一連の行動って『完璧主義的症候群』と言えるのでは?」と感じたのが始まりです。

では、どのような症状かというと、

完璧にしようとするあまり、行動が止まってしまったり、時間的な制約を無視してしまう

という特徴があります。


私自身の経験で、自分自身を振り返ったり、仕事上で出会った方々を観察していて、「これは、完璧主義的症候群だな」と思った人たちの特徴は、

(その1)
仕事を進めようとしたときに、「そういえば、あの資料が揃ってない」「アレもないとダメだ」「これをする前に必ずアレをしなくてはいけない」と思い込んで、そこから進めなくなり、無駄に時間を消費してしまう。

(その2)
細部にこだわりすぎて、期限を過ぎても完成からほど遠い状態になってしまう。

(その3)
完成物を見て、「アレが抜けている」「これも満足できない」「この資料をもっと入れておけば良かった」など、著しく自己評価を低くしてしまう。

というような行動原理が見られます。


自分自身は、若かりし頃にこういう完璧主義的症候群から抜け出すことができたので、幸いにも大きな支障を生むことがなくなってきました。もちろん、完全になくなったかというと、そうでもないのですが、それでもそこからいち早く抜け出す方法を学んだので、社会人として致命傷にはなっていません。

しかし、実際にこういう症状を見せている人、または原因を聞いているとまさにこういう症状だなと思う人には、けっこう出会います。皆さんの周りで、「もしかして、仕事遅い?」と思った人のかなりの部分は、「完璧主義的症候群」を煩っている場合が多いと思われます。




checkmark.png 2.どうしてそのようなことが起こる?

原因としては、以下の要因が考えられます。
以下のようなこと当てはまる人はいませんか?

 □ 完成物は、100%の完成度でないとダメだと思っている
 □ この順番でやらないと気が済まないという強い思い込みがある
 □ 他のもので代替できるのではないか?と思うこともしない
 □ 全てが、事前に揃っていないと始められないと強く思い込んでいる
 □ ある部分で頓挫すると、それ以上進むことは難しいと思い込む
 □ 全ての条件が揃わないと、他の仕事を優先してしまい取りかからない


どうでしょうか?
意外とけっこう当てはまる人、多いのではないでしょうか。


この完璧主義的症候群は、

全ての条件を揃えること = 仕事を進められる

という強い思い込みがあります。
しかし、実際の仕事上では、全ての条件が揃うなどということは、実際上はかなり難しく、完璧主義では動けないことの方が多いように思います。もちろん、仕事によっては、全ての条件が揃わないと逆にダメな場合もあるかもしれませんが、大方のプロジェクトを進めるにあたっては、そこまでタイトな案件は少ないのではないでしょうか?

ところが、完璧主義的症候群は、1つ1つの精度にこだわりすぎるあまり、全体が破綻してしまうのです。気づいたら、後ろには膨大な仕事が山積みに…ということも、あるでしょう。

2017082701.png




checkmark.png 3.その対策は?

そういう完璧主義的症候群の方々に、

仕事の精度にこだわらずに、まずは取りかかれ!

と言っても、あまり効果はありません。
なぜならば、仕事に取りかかるための、条件が揃っていないと思い込んでいるので、取りかかりの部分がないためです。

険しい山の頂上に、登山の準備もせずに、素足で登れ

と言っているようなものなのです。
では、対処法はないかというと、そんなことはありません。

上の「山」の例を使うと

1.今登るべき山の高さの確認をする。
→実は、頂上を目指していなかった。というか、今は目の前の小山を超えるだけだった。

2.最終目的地の確認と登るべき山の確認
→最終的には、遠くの頂上を目指すけど、とりあえず進むべき山の確認

3.目の前の小山へのルートの確認
→Aルート以外にもBやCやDもあった

4.素足はダメだけど、これだけあれば大丈夫という装備の確認
→実は、小山に登るぐらいだったら、全然ハイキング用の靴とお弁当で十分だった

5.装備もこのブランドでなくてはいけないとかはないという確認
この靴でなくてはいけないということはなく、別にそれ用だったらどんなのでも良かった。

ということを知れば良いのです。

面倒くさいなと思うかもしれません。でも、完璧主義的症候群には、これぐらいかみ砕かないとダメなのです。


山の例だと分かりにくい人のために、まとめてみると…

1.今、取り組むべき仕事の確認
・まずやらなくてはいけない目の前の具体的な仕事の確認

2.目標の確認と進行の確認
・何が最終的な目標なのかを確認
・そして、その上での作業工程の確認

3.達成する手段についての確認
・成果物として用意しなくてはいけないものや方法についての確認

4.実際の仕事を進める上で必要なものの確認
・最低、これだけあればできるよ!ということの確認。実際、最低限度の場合、それほど多くはないはず。

5.成果物の達成度についての確認
・途中状態や未完成状態でも良いことを伝え、進捗を見せるように伝える。



もっと、かみ砕いて言うと、

仕事を細分化し、進捗で管理する

ということです。
これだけで、かなり症状は軽減されるはずです。




 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 完璧主義的症候群ほど完璧さから遠ざかるの法則

本当にこれなんですよね…。
細部の完璧さにこだわるあまり、全体の完璧さを失ってしまうというのが、完璧主義的症候群の特徴なんですよね。しかし、細部にこだわることができるという能力上の高さはあるわけで、それを認めつつ、巨視的視野の中で、「それ」がどういう位置づけにあるのか?ということを理解することが、そこから抜け出す道なのです。
とりあえずは、上でも書きましたが、まずは目の前の仕事を細分化して、それを時間という進捗管理に委ねるというのが、今のところ効果が高いような気がするのです。


漫画としては、そろそろ古典になってきているけど、すごく面白い。



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タスク管理アプリのメモ欄には、未来へのメッセージを書いておくと良いよ

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情報管理LOGの@yoshinonです。
Wunderlistに限らず、タスク管理アプリ全般にも言えることなのですが、タスクのメモ欄ってありますよね?
あれ、皆さん使っていますか?
意外と使われていないのではないか?と思っているのですが、いかがですか?
私は、けっこう使っています。あそこには、未来の自分に向けてメッセージというか、未来の自分がとるべき行動について書いているのです。今回は、Wunderlistのメモ欄の活用についてです。


  
【 タスク管理アプリのメモ欄には、未来へのメッセージを書いておくと良いよ 】  

 1.タスク管理アプリのメモ欄使っていますか?

 2.Wunderlistのメモ欄使用法(その1)

 3.Wunderlistのメモ欄使用法(その2)

 4.Wunderlistのメモ欄使用法(その3)







checkmark.png 1.タスク管理アプリのメモ欄使っていますか?

みなさんは、Wunderlistに限らず、タスク管理アプリなどによくあるタスクのメモ欄を使っていますか?
私は、けっこう使っています。

Wunderlistだとここ。

2017072901.png



タスク名や繰り返し、サブタスクとかは、けっこう使われているのではないか?と思うのですが、逆にメモ欄って案外使われていないような気がしています。勝手な予測ですけどね。
というわけで、以下に私が、実際にこんなことに使っているよ!という使用例を載せておきますね。




checkmark.png 2.Wunderlistのメモ欄使用法(その1)

まず1つ目が、「未来に取るべき行動を書く」です。

例えば、これ。

2017072902.png



イオン銀行には、WAONを使うときに、残高が少なくなったら自動で口座から引き落とされるようにしています。で、イオン銀行はメインの口座ではないので、どうしても放置されがちなんですよね。なので、定型タスクとして、半年ごとに残高チェックをしています。その時にいくら入れるべきなのかということについて、メモ欄に「足りない時は、20万円入れる」と入れています。
そうすることで、いくらぐらい追加しようか?と迷わずに済むのですよね。ものすごく些細なことのように感じますが、必ず定期的に繰り返されるタスクほど、迷いが生じないようにしておくことが、スムーズにタスクを進めるのに必要だなと思っています。



checkmark.png 3.Wunderlistのメモ欄使用法(その2)

2つ目が、「備忘録をメモしておく」です。
これは、タスクを目の前にした時に、忘れてしまいがちなことをメモしておくのです。
例えば、これ。

2017072903.png



うちの息子は、眼鏡をかけているのですが、成長期ということもありフレームの見直しを1年おきにやっているのです。で、キッズプログラムとして、1年未満であれば、格安で対応してもらえるという眼鏡屋さんでやっているので、前年はいつ交換したのかということをメモしています。

他には、飲み会の参加費や場所の詳細などについて書いていたりします。
場合によっては、クーポンのURLなんかも入れていたりします。

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checkmark.png 4.Wunderlistのメモ欄使用法(その3)

最後は、「行動を取りやすくするためのメモ」です。
これは、タスクを目にした時に、すぐに取りかかれるようにするためのメモのことです。
例えば、これ。

2017072906.png





私は、oricoカードのある特殊なゴールドカード(ポイント還元率が異常に良い)を持っているのですが、そのポイントの有効期限が失効しないように2ヶ月に一回確認する用にしています。しかし、そのたびに毎回検索窓やブックマークからオリコのサイトを立ち上げるのは、脳のMPを消費してしまうのですよね。なるべく、そのタスクを見たら、その場ですぐにやってしまいたいと思うのです。だから、そういう系のタスクにはURLを記述しておくようにしています。
そうすると、Wunderlistはメモ欄のURLは、リンクとして扱われるのでワンタップで立ち上げることができるのです。

同じようにログインが必要なもの。サイトへのアクセスが必要なものは、だいたいURLをメモ欄に入れるようにしています。

EvernoteにTwitterのログを入れるようにしているのですが、だいたい1年ごとにEvernoteの認証が切れてしまうので、その認証が切れる前に再認証するようにしています。その場合も、このようにツイエバのURLを入れておけば、すぐに認証手続きには入れますよね。

2017072907.png




とにかくテスクを取りかかるまでの一手間をなるべくかけないようにするための工夫なのです。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 未来の自分は、今の自分ではないのです

タスクをWunderlistに登録したときは、自分の記憶力を疑うこともないし、未来の自分が、たかがURLを検索したりすることを面倒くさがるなんていうこともないだろうと思っています。
しかし、「今の自分」と「未来の自分」は、全く別物なのです。
今の自分に可能なことや余裕があることが、未来の自分にとってはそうとは限らないのです。だからこそ、未来の自分が困らないように配慮してあげる必要があります。予想ができない自分のために、今の自分が少し頑張れば、未来はちょっとだけラクになるはずです。


現在、読書中。



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