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Apple Pencilでいつでもメモを実現する便利な100均グッズ

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情報管理LOGの@yoshinonです。
仕事でもiPad mini5で、GoodNote5とApple Pencilを用いて、紙の手帳がわりにしています。もはや、紙の手帳を開かなくなってから4ヶ月目に突入です。
そこで、毎日いつでも欠かさずに使うために、100均のあるものを導入したら、非常に良かったということについて書いていきます。


  
【 Apple Pencilでいつでもメモを実現する便利な100均グッズ 】  

 1.メモを取りたい時にApple pencilがない問題

 2.そこで100均のあるグッズを使ってみた

 3.メモはシステムなので







checkmark.png 1.メモを取りたい時にApple pencilがない問題

かれこれ、紙の手帳からiPad mini5+Apple pencil+GoodNote5に切り替えて、4ヶ月目に突入しました。この間、紙の手帳に戻ってしまうのではないか?と思っていたこともありますが、実際は一切そんなこともありませんでした。保険のためにカバンに手帳を入れっぱなしにしてあるだけで、取り出すこともありません。このままいけば、あともう少しで私の持ち物リストの中から、紙の手帳は無くなる日も近いと思います。それぐらい、iPad mini5とApple Pencilの組み合わせは最高でした。

iPad mini 5(2019)を手帳してから3ヶ月経ちました


とはいえ、問題がないわけではありません。

紙の場合は、別にペンだろうが、鉛筆だろうが、書けるものであれば書くことができます。それにし対して iPad miniで書くには、Apple Pencilは必須で、対でないと使えません。

時々、iPad miniはあるのだけど、Apple Pencilを忘れたという場面があり、困ることがありました。出先というより、職場内でそのようなことが何度かあったので、どうにかならないかな?と考えていました。

通常のiPad+第二世代 Apple PencilだとこのようにiPadにくっついてくれるので、そこまで気にならないのでしょうが、残念ながらiPad mini5は、第一世代しか対応していません。Apple Pencil持ち歩き問題は、喫緊の課題だったのです。






checkmark.png 2.そこで100均のあるグッズを使ってみた

そこで、色んな持ち運び方について探してみました。
こういうApple Pencilと一体になっているカバーを使うというのも手なのでしょうが、せっかくの軽さを犠牲にしたくはありませんでした。




私は、Apple Pencilを購入した時に、この「りんごのへた」とシリコンのカバーも併せて買いました。シリコンカバーは、転がり防止のために、「りんごのへた」は、胸ポケットに挟むためでした。

Pencil Barrier(ブラック)Apple Pencil を保護しグリップ力をアップする シリコン製カバー・充電時のキャップ紛失を防ぐ収納ヘッド搭載・~ ペンシルバリア~

ipad pro アップルペンシル用クリップ りんごのへた® for Apple Pencil キャップ カバー ホルダー等に


シリコンカバーの方は、落とした時も安全で使い勝手も良かったのですが、「りんごのへた」の方は、胸ポケットに入れ忘れることが度々あったのです。これでは、ダメですよね…。

これが、りんごのへた。

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そこである時、ちょうど100均に行った時に「これだー!」というのが、目に入りました。
それが、これです。

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そう、首から提げられるストラップです。
これなら、忘れることはありません。

しかも、首に掛けたままで問題なく書くことができます。
つなげると、こんな感じ。

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ストラップの首に当たる部分は、ふんわりした素材なので、首がヒリヒリとすることもありません。




checkmark.png 3.メモはシステムなので

かなり前ですが、「メモとは、システムであるに全面的に賛成です」という記事を書きました。本当は、ある記事を読んでそれにインスパイアされて書いた記事だったのですが、元記事がなくなってしまったので紹介できません。

メモとは、システムであるに全面的に賛成です(アナログ編)

メモとは、システムであるに全面的に賛成です(デジタル編)

この2本の記事で書いたように、メモを残すという行為は、システムであるべきなんですよね。そうしないと、散逸しちゃうし、キャプチャできないし。

気づいたときに、思いついたときに、書き留めておきたいときに、いつでもどこでもサッと書ける状況にするというのが、究極のメモ術だと思っています。 そして、それが散逸せずに、きちんと定まった方法で、アーカイブされるようにするということが、大事だと思っています。

メモとは、システムであるに全面的に賛成です(アナログ編) - 情報管理LOG


同じように私がよく読んでいるブログの一つであるゆうびんや(@ashi_tano)氏のアシタノレシピでこんな記事を書かれていました。

モレスキンや測量野帳を日記に活用、すべてを記録するユビキタス・キャプチャー

とにかく気づいたこと、気になったことなどをどんどんメモするためには、そのための仕組みが大事なんです。そういうわけで、iPad mini5でも、徐々にユビキタスキャプチャができるようになりつつあります。




 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 意外と気にならない

えっ、Apple Pencilを首から提げるの??
と思われた方もいるかもしれませんが、これが意外に気にならないのですよ。
というか、最近では、社員証とかを首から提げる文化が、すっかり定着しているので、首から何かが下がっていることに対する違和感が、昔ほど強くないというか、ほとんどなくなっています。
おかげさまで、特に何も言われることもなく、本日も首から提げていつでもメモできるようにしています。


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私のタスク管理のやり方 #やるおわ

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情報管理LOGの@yoshinonです。
倉下氏の「「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門」出版されました。その倉下氏のブログでタスク管理のやり方についてどうなっているのか?色んな人の方法について書いて欲しいと書いてあったので、乗っかかるような形にはなりますが、情報管理LOGのタスク管理のやり方について書いていきたいと思います。確かに様々な人のやり方を並べてみると、新しい発見がありそうです。というわけで、書いてみることにしました。


  
【 私のタスク管理のやり方 #やるおわ 】  

 1.私のタスク管理の根本はGTD

 2.inboxへの登録について

 3.全体のフロー







checkmark.png 1.私のタスク管理の根本はGTD

まず、私のタスク管理の根本についてですが、これはこの10年以上ずっとGTDをベースにやっています。もしも、GTDに出会わなければ、今の私はなかったと言っても良いぐらい根幹をなす考え方になっています。

GTDって何?

という人もいるかもしれないので、一応簡単に説明すると、デビット・アレンという方が提唱したタスク管理のやり方です。これは、気になることを全てinboxに放り込み、それを一連のフローに従って、取り組んでいくというものです。

これが、GTDの基本のフロー図です。




この「頭の中の『気になること』すべて」というのが、重要ポイントで、自分が不安に思っていること、やらなくてはとぼんやりと思っていたこと、などとにかく全て出し切ることから始めなくてはいけません。

この全てを出し切るというのを体験する前と後では、全く違った景色が広がるはずです。それぐらい強烈な体験でした。
「もう、これ以上は出ないなぁ」と思ってからの絞り出していく感覚に慣れると、「いや、まだあるはず!」と自分に向き合う感じが好きなんですよね。

この時に「トリガーリスト」を眺めながらやると上手くいきます。トリガーリストは、あくまでその人が、タスクを思い出しやすくするためのモノなので、カスタマイズして使うと良いですね。私もかなり自分なりにカスタマイズしてタスクの収集をしています。
以下に一般的なトリガーリストの例を挙げておきます。

【トリガーリスト(例)】
(仕事編)
☑ 現在抱えているプロジェクトにはどんなものがありますか?
☑ 現在の仕事の目標は何ですか?
☑ 将来行うべきプロジェクトにはどのようなものがありますか?
☑ 机の上に何がありますか?
☑ 机の引き出しの中には何が入っていますか?
☑ 書類入れ、本棚、ロッカーやそのほか、あなたが管理している箇所にはどのようなものがありますか?
☑ 現在上司と約束(依頼)していることは何ですか? 約束(依頼)したいことは何ですか?
☑ 現在部下と約束(依頼)していることは何ですか? 約束(依頼)したいことは何ですか?
☑ 現在同僚と約束(依頼)していることは何ですか? 約束(依頼)したいことは何ですか?
☑ 現在取引先と約束(依頼)していることは何ですか? 約束(依頼)したいことは何ですか?
☑ 仕事の環境で変えたいことはありますか?
☑ 書かなくてはいけないメールがありますか?
☑ 処理しなくてはいけない書類がありますか?
☑ かけなくてはいけない電話がありますか?
☑ 行わなくてはいけない会議はありますか?
☑ 会議に関して行わなくてはいけない作業がありますか?
☑ 給与について心配事がありますか?
☑ キャリアプランについて心配事がありますか?
☑ 仕事上の直近のイベントにはどんなものがありますか?
☑ 習得したいスキルがありますか?
☑ 調査しなくてはいけないことがありますか?


(プライベート編)
☑ あなたの家を隅々まで思い浮かべてください。何かしなくてはいけないことがありますか?
☑ あなたの将来の目標は何ですか?
☑ あなたの現在の心配事は何ですか?
☑ あなたは今誰かと何か約束していますか?
☑ あなたは誰かと何かの約束をする必要がありますか?
☑ 今、あなたが欲しいものは何ですか?
☑ プライベートの直近のイベントにはどんなものがありますか?
☑ 次の休みはどのように過ごしたいですか?
☑ 行ってみたい国はありますか?
☑ 会いたい人がいますか?
☑ 習得したいスキルはありますか?
☑ 習得したい言語はありますか?
☑ 健康に関して心配事がありますか?
☑ 家族に関して心配事がありますか?
☑ 友人、近所の方などに関して心配事がありますか?
☑ 見たいテレビ、映画がありますか?
☑ 修理しなくてはいけないものがありますか?
☑ お金はきちんと管理されていますか?





checkmark.png 2.全体のフロー

全体的なフローとしては、以下のようになっています。

1.カレンダーからタスクの逆算
A:近視眼的タスク洗い出し
週の初めの日曜日や月曜日にやることが多いのですが、直近の1~2週間のスケジュールを眺め、そこからタスクを逆算して出して行きます。これらは、すでにタスクの洗い出しが終わっているのもありますが、カレンダーを眺めながらやることで、早めにやるべきことや、繁忙時期の見極めをしていきます。直近なモノが多いので、この段階でスケジューリングしていきます。意外に見落としが発見されるのもこの段階です。また、Bで登録したタスクで細分化されていないものを、実現可能なサイズに細分化していきます。


B:1ヶ月単位でのタスク洗い出し
次に1ヶ月単位で俯瞰して、タスクの洗い出しをしていきます。先ほどより、もう少し長めの期間になるので、カレンダー上の様々な予定からタスクを割り出していきます。


C:半期スパンでのスケジューリング
次に半年レベルぐらいで、今後のスケジュールを眺めながら、カレンダー上に予定の登録をしたり、先々に発生するであろうタスクを登録していきます。特に直近でやるべきないようではないので、楽しい作業です。
半年レベルでプロジェクト(複数のタスクで構成されたもの)を眺めると、どのあたりに繁忙期が来るか、また全体的な進捗として、早めるべきかというのが見えてきます。


これらを、スケジュールは、Googleカレンダーへ。タスクは、Wunderlistに入れるようにしています。感覚的には、こんな感じですね。スケジュールは、いずれタスク化されていくとイメージしてもらえれば良いです。

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2.完了タスクから定型タスクを見つけ出す
Wunderlistで完了したタスクは、Googleカレンダー上に残るようにしています。これは、ZapierというサービスとWunderlistを組み合わせて実現しています。

Wunderlistの完了タスクをGoogleカレンダーに登録する方法


そうすると、カレンダー上では、このように見えます。






そうすると、同じタスクが何度も表れていたり、定期的に表れるタスクを発見できるのです。こういうレビューを通して、定期的に訪れるタスクは、全て定型タスクとして登録してしまいます。定型タスクというのは、同じ周期でリマインドされるタスクのことを指します。また、Evernote上にも完了タスクを1日毎にまとめて送っているので、それを眺めたりすると、発見があるのです。




checkmark.png 3.inboxへの登録について

GTDの基本のキとしてやるべきことは、inboxに思いつく限りのタスクを入れることからはじめなくてはなりません。これは、かなり試行錯誤の上、現在のところこのようにしています。

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この図だけでは分からないので、説明します。

とにかく、タスクというのは、思いつく瞬間に記録しないと忘れてしまいます。なので、なるべく時間差が生じないように、思いついた瞬間にタスクをキャプチャーしなくてはなりません。

まず、手帳や付箋ですが、手元にiPhoneがなかったり、iPhoneでタスク入力をするのが適当ではない場面では、アナログでタスクをキャプチャーします。
手帳には、いつも付箋を忍ばせているので、そこに思いついたタスクを書き連ねるのです。




さらに、常にカードケースを持ち歩いているのですが、その中には付箋がこのようにいれてあるのです。いつでも、どこでも書ける体制を整えているわけです。



情報管理LOG的付箋の持ち運び方

アナログでキャプチャーしたタスクは、後ほどPC経由で登録しています。


PCは、家でも職場でもマルチモニタにしてあり、片方の画面には常にChromeが立ち上がった状態になっています。もちろん、Wunderlistは、固定タブ化してあるので、PCで作業しているときに思いついたときには、すぐに入力するようにしています。

また、家とか車とかでPCに触れていない時は、iPhoneに音声入力しています。こんな感じですね。




私は、朝はかなり早くに行動する人なので、早朝の職場でiPhoneに音声入力でその日の予定からタスク起こしなどもしています。





 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 人のタスク管理について知りたい

こういうブログを書いているので、自分から発信することは多いですが、人のタスク管理について知る機会というのは、本とかではない限り、あまりないのですよね。だから、この「#やるおわ」の企画とても良いと思います。

倉下氏の「「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門」は、入門と書いていますが、むしろ一通りタスク管理している人が読んだ方が、学びがあるかもです。



エクセルで大量にある重複データを一気に削除する方法

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情報管理LOGの@yoshinonです。
今回の内容は、知っている人にとっては「ものすごい、ベーシックな内容じゃん!」と言われてしまいそうですが、お恥ずかしながら、つい最近まで知らなかったので、シェアしておきたいと思います。
シートで重複するデータが、ある場合、皆さんどうしていますか?
データ数が少なければ、目視やCountifでもどうでもできますが、データ数が多いと現実的ではありません。今回は、重複データを一気に削除して、重複しないデータのみを抽出する方法についてです。



  
【 エクセルで大量にある重複データを一気に削除する方法 】  

 1.重複データが大量にある場合

 2.COUNTIFでやる?

 3.重複データを一気に削除する方法







checkmark.png 1.重複データが大量にある場合

例えば、このようなデータがあった場合、皆さんは重複データから重複しないデータを抽出するときにどのように処理しますか?
これぐらいだったら、目視で何とかできそうな気もします。

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それだったら、これではどうでしょう?
さすがに項目が、2つ以上になると人間の目でというのは、信頼度が低すぎます(最初のでも低いけど)。

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でも、こういう場面けっこう多いですよね?




checkmark.png 2.COUNTIFでやる?

一つの方法としては、Countifで重複データをカウントして、2以上のものを抽出するというやり方です。
先ほどの上のデータだと簡単にできます。
COUNTIFで範囲内の重複データの個数を数えるのです。あとは、1以外の数字が重複データなので、目視で削除。または、フィルタで削除します。

数式的には、D2だとこのようになります。

=COUNTIF($B$2:$B$21,B2)

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下のデータだと、さらに複数条件を指定できるCOUNTIFSを使います。
例えば、E2のセルには、このような数式が入ります。

=COUNTIFS($B$2:$B$21,B2,$D$2:$D$21,D2)

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「品名」が重複かつ、「支店」が重複しているデータが、1以上のデータを目視で(ry





checkmark.png 3.重複データを一気に削除する方法

とはいえ、こんなことをいちいち人間の目でやるのは、正確性に乏しいし、人間がやるべきではありませんよね。そういうわけで、これはPCの仕事だと思いますので、やらせてしまいましょう。というか、エクセルに元々そういう機能があるのです。

まず、上のデータから。
重複データがあるデータのデータのどこでも良いので、アクティブセルにします。

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次に「データ」>「重複の削除」をクリック
※ウィンドウの大きさでリボンでの位置が変わります。

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そうすると、重複データを削除する項目を尋ねられるので、指定しましょう。この場合は、「品名」なので、「品名」のみチェックを付けて、他は外します。そして、OK。

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重複データが、削除された旨のダイアログが出てきます。

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データを確認すると、こんな感じ。

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下のデータでも同じ手順でやります。「データ」>「重複の削除」まで同じです。
そうすると、こうなります。
今度は、「品名」と「支店」が重複しているデータを削除したいので、この2つのみチェックを付けます。

2019030811.png



OKすると、このようなダイアログが出てきます。

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ちゃんと、重複するデータが、削除されていますね。

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 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 人の目に頼らない

基本的にPCを使うからには、人の目に頼らない、人の手作業に頼らないというのが、大事だなと思っています。とはいえ、まだまだ完全に脱却できないことってありますよね。少しでもこういう作業を自動化できるというのが、PCのあるべき姿だと思っています。








「いつかやる」タスクは、どうするべきなのか?

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情報管理LOGの@yoshinonです。
どんな働き方をしていても、タスク管理というのは、避けては通れない課題です。その中でも扱いが難しいのが、「いつかやる」というタスクです。皆さんは、どのように扱っていますか?
今回は、そんな扱いの難しい「いつかやる」について掘り下げてみます。


  
【 「いつかやる」タスクは、どうするべきなのか? 】  

 1.GTD的にはありな「いつかやる」

 2.でも「いつやるの?」論争

 3.「いつかやる」のスケジューリング化の2つの理由

 4.「いつかやる」をどうするべきか







checkmark.png 1.GTD的にはありな「いつかやる」

まず、この記事を書くきっかけとなったのは、私がよく読んでいる「 いつもていねいに 」でこういう記事が上がっていたからです。

iPhoneのタスク管理アプリ「Taskuma(たすくま)」で期限なしタスクを管理する方法

この記事は、Draft5を用いて、Taskumaに2050年2月1日という未来の日付を入れることで、「いつかやる」タスクを登録し、それとは別に「いつかやる」をチェックするタスクを設定するというものでした。
詳しくは、元記事をぜひとも読んでいただきたいのですが、「いつかやる」というタスクは、クセモノなのですよね。

「いつかやる」は、「やりたい」という意思は含んでいるものの、「いつ」やるかという具体的なスケジュールに落とし込む部分が、スッポリと抜け落ちているので、油断すると「いつまでもやらない」タスクになってしまいがちです。

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しかし、GTDでは、すぐ行動する必要がなく、スケジュールを設定する必要のないものを「いつかやるリスト」に追い出せと言っています。




私は、GTDの信奉者なので、このやり方はには、基本的には賛成しています。
しかし、この「いつかやるリスト」への対処法については、GTDでは明らかにしていません。GTDは、心を水面のように穏やかで波のない状態にもっていくための手法として、「不安」や「気がかり」なことを全て書き出すことを推奨しています。
したがって、この書き出したことによって、随分と不安は軽減されるはずです。

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checkmark.png 2.でも「いつやるの?」論争

しかし、それでもなお、不安は消えることはありません。
なぜならば、書き出したものの、いつまでも「いつかやる」は、残り続けているからです。それどころか、増え続けさえします。そして、気付いた時には、大量の「いつかやる」リストが、自分の背後にうず高く積まれているというのも、GTDあるあるなのではないでしょうか?

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そう、「いつかやる」は、「いつやるの?」問題が、不安として持ち上がってくるのです。

ここからは、様々な考え方があるので、一概に言えないのですが、

一定期間行動に移されなければ、やらないタスクとして削除する

スケジューリングし、やる方向にもっていく

という二つの方向性がよく語られます。

前者は、タスクの断捨離。後者は、タスクのスケジューリング化という真逆な方向性だということが分かります。

情報管理LOGでは、後者のタスクのスケジューリング化を推奨します。




checkmark.png 3.「いつかやる」のスケジューリング化の2つの理由

なぜ、タスクのスケジューリング化を推奨するのかというと、2つの理由があります。

タスクが見えなくなってしまうことの恐怖というストレス
同じ「いつかやる」タスクが、また持ち上がってくる


です。
1つずつ見ていきましょう。


1.タスクが見えなくなってしまうことの恐怖というストレス
GTDを実践しているのは、ストレスを軽減させるためのはずです。しかし、いつかやろうと思って登録した「いつかやる」タスクを削除してしまうというのは、それ自体がストレスになるばかりではなく、見えなくなってしまうことへの恐怖とも闘わなくてはいけなくなってしまいます。
見えなくなってしまえば、恐怖する対象がなくなるのだから大丈夫では?
と思うかもしれませんが、見えなくなるからこそ、「やらなくてはいけなかったのに…」という感情に負の負債を抱え込ませてしまいます。もちろん、人間はいつまでも消えたものに対して、具体的なストレスを感じ続けることはありませんが、その代わり「見えなくなってしまった何か」が、しこりのように残り続けます。こういう感情も込みで削除しても良いと判断するならば、良いと思います。


2.同じ「いつかやる」タスクが、また持ち上がってくる
私も「いつかやる」タスクを断捨離したことがあります。
しかし、面白いもので、断捨離したと思った「いつかやる」は、忘れた頃にまた思いだしてしまうのです。小学生が、7月前半に宿題のことを忘れて遊びまくり、8月後半に突如宿題のことを思い出すみたいな感じでしょうか?もちろん、宿題はスケジュールがハッキリしているタスクなので、これは管理の問題ですが、似たような感じで「いつかやる」も巡り巡って、自分の前に立ちはだかることが多かったです。
「タスク削除せず、向き合えば良かった」と思った事も1度や2度ではありません。




checkmark.png 4.「いつかやる」をどうするべきか

結論から書くと、

「いつかやる」をチェックするためのタスクをスケジューリング化する

です。

「いつかやる」は、いつやるかが、不明なためにどうしてもタスクの在庫化してしまい、日常生活から忘れ去られてしまいがちです。そのため、どうせ忘れてしまうのだから削除しても問題ないだろう?という前述の削除派の考えに至ってしまうわけです。
しかし、「いつかやる」というタスクは、「いつか(は)やりたい」という意志があったはずです。逆に言うと、その意志を思い出す確認作業が必要になります。それは、一つのタスクと言って差し支えないのではないでしょうか?

では、具体的にどうすれば良いかを私が実際にやっている方法を元に書いていきます。


1.定型タスクに「いつかやるをチェックする」というタスクを登録しておく
定型タスクというのは、定期的に行われるタスクのことを指します。こちらが、私の定型タスクです。「爪を切る」やら「口座の残高の確認」やら「ネットプリントにログイン」(←数ヶ月に1回ログインしないとユーザーが削除される)など、1週間や数日に1度やらなくてはいけないものから、数ヶ月~1年に1度やればよいものまで、様々な定型タスクが登録されています。今、確認したら40個ほど登録されていました。

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基本的には、「いつかやる」は数ヶ月~半年に1回程度のチェックで良いと思います。それ以上短いスパンならば、それは「いつかやる」ではなくスケジューリング可能なタスクであるということです。

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さらに、タスクにメモが可能ならば、この3つのメモを付け加えておくと、より実現度が高くなります(私は、Wunderlistのサブタスクに入れています)。
それは、

□ 期日の設定は可能か?
□ 分割可能か?
□ 足りないタスクは何か?

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2.定期的に必ずチェックする
定型タスクに登録されたならば、あとはそのスケジューリングに沿って、チェックするだけです。そして、3つのメモもチェックしています。
ポイントは、

そのタスクは、変形可能か?

ですね。
どいういうことかというと、「いつかやる」に入らざるを得なかったのは、

 ・タスクとしての見取りが甘かったからか
 ・機が熟していなかったからか
 ・前提条件の見直しが必要からか


という部分が曖昧だったらからということが非常に多いのです。
だからこそ、「いつかやる」タスク自体に見直しをかけて、いくつ必要があるのです。少なくとも、そのままの形では実行されることは、なかなかないと思います。
だからこそ、「いつかやる」が、スケジューリング化されるときは、タスクが分割されたり、タスク名が変わったりすることもけっこうあります。

それでも、ずっと残り続ける「いつかやる」もあります。
それは、それで構わないと思っています。その中の1つ2つでも達成できるだけでも、非常に価値のあることですから。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 この件掘り下げていきたいと思います

この記事を最初書いているときは、「短めのあっさりした記事になりそうだな」と思っていたのですが、そんなことはありませんでした。枝葉の部分が、それぞれに重みのある事柄だと気づいたのです。そういうわけで、この「いつかやる」タスク問題ですが、何度か取り上げていきたいと思います。


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年初の仕事やっておくとラクになること

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情報管理LOGの@yoshinonです。
正月の三が日が開けてしまいましたね。本日から仕事始めという方もいらっしゃるのではないでしょうか?
さて今回は、気持ちよく今年の仕事をスタートするために、ちょっと便利になるいくつかのことを挙げておきたいと思います。もしよかったら、実践してみてください。


  
【 年初の仕事やっておくとラクになること 】  

 1.1年分のスケジュールをGoogleカレンダーに一括登録する

 2.タスク管理の見直し

 3.昨年までの書類をスキャン

 4.自動化を設定する







checkmark.png 1.1年分のスケジュールをGoogleカレンダーに一括登録する

これは、情報管理LOGで何度も再掲させていただいているワザなのですが、Googleカレンダーにスケジュールを一括登録することができるのです。しかも、割と簡単に。
これを知らずに1件1件ポチポチとスケジュールを入力するというのは、いかにも時間の無駄ですよね。ほら、アレだ!働き方改革?

というわけで、まずはこちらをGoogleドライブにコピーしてください。

スケジュール登録 ver.1.1 (安定版) 情報管理LOG版
※Googleドライブのスプレッドシートで開くので、「ファイル」→「コピー」をしてください。必ずです。



やり方に関しては、こちらの記事を参照してくださると良いです。

年度始めだからこそやりたい!Googleカレンダーにスケジュールを一括入力する方法(安定版)


でも、一応簡単に解説すると、以下のようになります。

1.スクリプトエディタを起動
メニューの「ツール」→「スクリプトエディタ」を起動します。





2.「実行」→「onOpen」





3.承認をする





4.カレンダーの一覧取得をする

「自動処理」という項目が、メニューに増えているはずなので、
「自動処理」→「カレンダー一覧取得」
で、自分のGoogleカレンダーの一覧を取得します。
※一覧を取得したいGoogleカレンダーのアカウントでログインしていることが必須です。




この時、3と同じように承認を求められることがあるので、以下のように承認してください。







5.スケジュールの入力

エクセルなどで予め1年間の予定がまとまっているならば、そこからコピペでOKです。もし、なければここで打ち込んでもOKです。1件1件全てGoogleカレンダー上でやるよりは、何倍もラクです。

入力項目としては、

 ・入力したいカレンダーの選択
 ・スケジュール名
 ・日付形式(終日か日時指定)
 ・日付(日時指定だったら、「開始日時」「終了日時」を指定)
  →終日の場合:2017/04/01のように記述
  →日時指定の場合:開始日時と終了日時を2017/08/01 10:13:00のように記述

を入してください。
なお、スケジュール名と日付指定は、セルの連続コピーでやると超ラクです。



6.スケジュール一括入力!

「自動処理」→「作成」

で一括入力が、始まります。200件程度でしたら数分で完了します。







checkmark.png 2.タスク管理の見直し

私は、1年の最初と新年度にタスク管理の見直しを行います。これは、具体的に何をするのかというと、以下の2つを行います。

・定型タスクの見直し
・中長期タスクと短期タスクの割り当ての見直し


1.定期タスクの見直し
私は、Wunderlistというタスク管理サービスを使っています。以前、Microsoftが買収し、Microsoft To-Doと統合すると言っているヤツです。しかし、未だ統合されず、統合する段階にも至っていません(Microsoft To-Doは、残念な仕上がりなのです)。そういうわけで、以前、Wunderlistを使っていた人達よ、戻っておいで!!
さて、閑話休題。

定型タスクの見直しですが、何をするのかというと2つの観点で見直します。

A:実行されていない定型タスクはあるか or 不必要な定型タスクはあるか
B:定型タスクに入れるべき繰り返し行っているタスクはないか


Aに関しては、一覧を眺めれば一発で分かります。実際に自分が実行していなかったり、もはや定型化する必要のなくなったタスクを削除れば良いのです。この段階で「いつかやるかも」というのは、いつになってもやらないので、一旦削除というのが気持ち的にもスッキリします。

Bの方がやっかいです。
実は、自分が繰り返し実行しているタスクというのは、明らかに意識している場合は除いて、意識しないままやっているものがあります。また、定期的に行っているけれども期間が数ヶ月以上単位で空いている場合というのも意識されづらい定期タスクです。

これは、完了タスクのログを見るしかありません。
そうすると年間を通して、何度も取り組んでいるタスクが見えてきます。明らかに複数回にわたってやっているならば、それは定期タスクに入れるべきです。完了タスクのログを見ると、意外に何ヶ月おきとか、数週間おきなどでやっていることが分かるはずです。

そのために私は、Evernoteに前日分のタスクをストックしているので、そこを見直すのです。

「爪を切る」さえも定型タスク化する

これをするためには、タスクと認識し得ないタスクが山ほどあるので、例えばたすくまのようなロガー系アプリで管理したり、私のように予め入っていなかったけど、取り組んだこともタスクとして放り込んでしまうというやり方もあります。

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Wunderlistには、「やったことリスト」も入れておくといいよ!

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2.中長期タスクと短期タスクの割り当ての見直し
これも、完了タスクのログのチェックをすると見えてくるのですが、なかなか取りかかれなかったタスクや、逆にサクサクと取り組めたタスクというのがあるはずです。それは、タスクの細分化かが上手くいっているかが、大きいです。そこで、年間を通して、忙しさが集中する時期を見通して、タスクを分散できるところを予め入れておくのと、中長期タスクが滞らないように、ペース配分の目処を立てておくとラクになります。これは、「○○に取りかかる」ぐらいのざっくりとした形でも構いません。そうやって、スケジュール的にマイルストーンを埋め込んでおくと、忘れずに済みます。

また、上手くいかなかったタスクを取り出しておくのも忘れずにいた方が良いです。
そうすることで、同じ間違いを繰り返しづらくなります。




checkmark.png 3.昨年までの書類をスキャン

仕事始めにとか書きましたが、私はこれを年末の仕事納めにやっています。
紙ベースの書類でどうしても残しておかなくてはいけないもの以外は、全てスキャンして捨ててしまいます。これは、かなり気分的にもスッキリするので、超オススメなんですよね。なので、私は自分の仕事用机に専用のScanSnapを置いています。


新しいScanSnapかなり値下がりしましたね。これだったら新しいのでも良いかも(3000円ぐらいしか旧製品との価格差ない)。

ScanSnapに関しては、昨年新製品であるiX1500が出た際に、ScanSnap Homeという新しいソフトになりました。実はこれ、旧製品であるiX500でも使えるのですよ。で、これの何がスゴいのかというと、スキャンしたら自動的にファイル名を付けてくれるのです。しかも、書類をOCRして適切だと思われるタイトルを付けてくれるのだから楽すぎます。もしも、ScanSnapのiX500使っている人がいたら、今すぐScanSnap Managerから切り替えたら良いですよ!

ScanSnapのIX500でもScanSnap Homeが使えるって知ってた?


ついでに書いておくと、私はよく事務用品である2穴ファイルありますよね?あれを使っていません。ほとんど全ての書類をクリアフォルダで管理しています。そうすると、スキャンまでの手間もほとんどなく快適そのものですよ!
色んな人にお勧めしているのだけど、広がらないのだよな…。

書類は、クリアフォルダシステムで管理してます




checkmark.png 4.自動化を設定する

最後は、自動化です。
私は、自動化が大好きなんです。PCを使う利点って、ラクをするためですよね?(えっ、違うの??)
だから、なるべく複数回やる仕事に関しては、自動化を図れるようしています。とはいえ、全ての業務を自動化できるわけではありません。しかし、PC上の作業で自動化できるポイントって多いのですよね。

エクセルだったらVBAで自動化できるならばすれば良いし、ファイル管理などもフリーソフトやPowerShellでサクサクと自動化を図ります。

また、メールの処理なども、ラベルの設定やフォルダ分けなんて、毎回やっているぐらいだったら自動仕分けしてしまえばよいのですよ。また、返信文もほとんど定型化しているならば、予め定型文として登録しておけば良いし。

あと、IFTTTやZapierなどを使えば、Googleカレンダーに登録したスケジュールをタスクとして登録することもできます。これ、毎回手打ちしてませんでした?
こういう自動化サービスなども、ガシガシ使えば、同じ作業を繰り返さなくてもよくなるのです。

コンピューティングの醍醐味は、自動化ですよ!

【情報管理LOGの自動化に関する過去記事】
朝のルーチンワークを自動化してみる ver3.0
Windowsでも自動文字起こしができる!議事録はGoogleドキュメントに任せろ
自動でタスクが追加されるシステムにしたら捗った
iPhoneを自動化するアプリやサービスを6つを紹介します



 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 無駄を省くのではないラクをするためです

よく怪しげなコンサルが、「業務の無駄を徹底的に省くのです」とか力説すると本当に嫌になってしまいます。まあ、確かに無駄なのかもしれないけれども、それを省いて仕事を押し込めるつもりでしょ?というのが、透けて見えるのでうんざりするのです。そうではなくて、一人一人がラクができて、少し余裕ができるためにやれば良いのですよ。
隙間時間ができたっていいじゃないですか。そういう余裕が欲しいよね。


ScanSnapの旧製品30000円台で買えちゃうのですよね。



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