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ノイジーマイノリティーとは何か?(見極めと対処法)

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情報管理LOGの@yoshinonです。
今回は、私がつい先日知った言葉についてです。
それまで、何だかモヤモヤしていた定義について、きっちり言葉にしてくれたような感じで、とてもスッキリとしたので、皆様にご紹介いたします。
まだ、完全な理解には至っていない部分もあるかもしれませんので、もし何か思い違いなどしている部分などございましたら、@yoshinoまでお知らせ下さい。


  
【 ノイジーマイノリティーとは何か?(見極めと対処法) 】  

 1.ノイジーマイノリティーとは何か?

 2.ノイジーマイノリティーの見極め方

 3.ノイジーマイノリティーとの対応の仕方







checkmark.png 1.ノイジーマイノリティーとは何か?

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ノイジーマイノリティーという言葉をご存知でしょうか?
恥ずかしいことに、私はつい先日まで全く知りませんでした。

この言葉を知ったのは、こちらです。





そして、これがその記事。

「社員は使用するな!」ギャグのような流れで閉店したコンビニ - ライブドアニュース
「社員は使用するな!」ギャグのような流れで閉店したコンビニ - ライブドアニュース





まあ、これが事実かどうかは分かりませんが、コレに似たような話だったら事欠かない感じですよね?

例えば、こんなのとか?

携帯ショップ店員が外で昼食を食べていたらクレームが入ったので外に出られなくなった話 - Togetterまとめ
携帯ショップ店員が外で昼食を食べていたらクレームが入ったので外に出られなくなった話 - Togetterまとめ





食べ物がらみが続いてしまいましたが、どちらもあくまで正当な立場で問題のない行動だったにもかかわらず、一部の声の大きい理不尽なクレーマーによって、状況が悪くなってしまうというパターンです。
ここ最近では、すっかりモンスターペアレンツなんて言葉も定着した感がありますよね。

こういう一部の声が大きい理不尽なクレーマーのことを指す言葉が、「ノイジー・マイノリティ」というのだそうです。

私は、今までこの一部の理不尽なクレーマーのような存在と正当なクレームを言う人を分かつ言葉があればなと思っていました。しかし、この前述の記事に載せられていた「ノイジー・マイノリティ」という言葉によって、このモヤモヤ感が晴れていく感覚を味わいました。

名称のないコト・モノにラベルを与えることによって、認知されるようになるというやつですね。





checkmark.png 2.ノイジーマイノリティーの見極め方

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さて、ノイジー・マイノリティという存在ですが、この見極めというのは、実は非常にやっかいなのです。

一時期、モンスターペアレンツ(モンペ)という言葉が一人歩きしすぎて、学校に対するクレーマー=モンペみたいに感じられた時期がありました。そのため、自分の子どもの学校で気になることがあったときに、ちょっと尋ねづらいみたいな感覚に襲われたのです。

モンペとかって言われたらどうしよう…。

などといらぬ想像が働いてしまうのです。

しかし、翻って自分の職場を観察したときに、理不尽なクレーマー(ノイジー・マイノリティ)と通常のクレームを言う人は全く違うことが分かります。もちろん、感情的になってしまい、理不尽なことを一言二言ぐらい言うぐらいなことがあっても、それとノイジー・マイノリティとは一線を画します。

以前、情報管理LOGでクレーム対応に関しての記事を書きました。

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ここで、一番難しい部分が、「引き下がりのボーダー」だと書きました。
社会で生活しているのですから、何らかの形で柔軟な対応というのは、常に求められます。しかし、会社として、組織として、引き下がることのできないボーダーというのがあるわけです。ノイジー・マイノリティを見極めるポイントは、ここにあります。

1つ目は、感情的で、論理的に整理できない人です。
2つ目は、明らかにそれを知りながら、易々と超えてくる。または、超えてこようとする人です。

1つ目は、クレームを付けてくる人というのは、何らかの感情的なものを持ち合わせています。
ですから、

感情的なクレーマー = ノイジー・マイノリティ

短絡的に判断することは、よろしくありません
まずは、怒らせてしまったことを、しっかりとお詫びした上で、相手方の言いたい点を整理します(この時点では、実は組織としては、何の謝罪もしていないことが分かりますか?)。

相手が、何について不満に思い、どうして欲しいのか?

という点を相手と共に確認していくのです。あくまで、確認です(大事なことなので、2回言いました)。

その上で、引き下がりのボーダーに応じて、対応すれば良いのです。
しかし、それでも対応不能なのが、ノイジー・マイノリティなのです。不満に思っていることと、して欲しいことが乖離していたり、整合性がなかったりする人です。または、社会通念上常軌を逸している人も含まれます。

2つ目は、すぐに金銭を要求してきたりするなど反社会的なものや、組織としての引き下がりのボーダーをあっさりと超えて、常軌を逸する要求をしてくる人です。
正常なクレーマーとの線引きもせずに一様に対応することによって、とんでもない状況に突入するのです。




checkmark.png 3.ノイジーマイノリティーとの対応の仕方

例えば、前述のコンビニの例では、社員の昼休みの過ごし方に関して制限を設けるべきかどうか?という引き下がりのボーダーが問われていたわけです。

もちろん、地域社会に根付いている企業であればそういう地域住民の声を無視するわけにはいきません。しかし、だからといって、何でもハイハイと聞いていては、前述の例のように、誰も何の得にもならない(というか全員 Lose - Loseの関係になる)状況になります。

そこで、ノイジー・マイノリティへの対応として、考えられる方策を以下に挙げておきます(あくまでノイジー・マイノリティへの対応についてです。一般的なクレームは、この限りではありません)。あと、下記の方策でも首尾良くいかない場合もあります。というか、ノイジー・マイノリティの場合は、首尾良くいかない場合も多いです。その場合は、ケース4として対応しましょう。

あと、クレーム対応の基本を挙げておきます。これを頭に入れた上で、以下のケース毎に対応してみましょう。基本的によほどのことがない限りは、1~4までは頑張りましょう。逆に明らかな営業妨害を目的としたものや、身の危険を感じるレベルのものに関しては、第三者機関(警察とか)に連絡しましょう。

 1.クレームの受諾
 2.謝罪(1回目)→怒らせてしまったことを謝罪
 3.傾聴
 4.問題点の整理と確認
 5.問題解決への提案
 6.謝罪(2回目)→本件に関する正式な謝罪
 7.事後対応(具体的なアクション)



ケース1:その人だけの問題なのか?
クレーム対応の前半部分に関しては、クレーム対応の基本の1~4に準じて良いかと思います。しかし、たぶん、4の段階で「アレ?」となっているはずです。
そこで、4の問題点の整理に

その人だけの固有の問題なのか?

という点を加えましょう。
もしも、それが判別できない場合は、後日調査し、きちんとアンサーしましょう。たいていの場合、

「他の人も迷惑しているんだ!」大声でわめきますが

他の人が見当たらない場合が多いです。
固有の問題な場合は、あくまで固有の問題として対処しましょう。


ケース2:それは事実なのか?
実は、これけっこう多く見られるのですよね。単なる勘違いとか。
そこで、すぐさま対応について返答するのではなく、きちんと事実確認を行いましょう。非常にベーシックな部分にもかかわらず、見落とされがちなポイントの1つでもあります。
そのために、

「事実確認させていただきますので、後日改めてご返事させていただきます。」

とできるだけ丁寧に言いましょう。
ノイジー・マイノリティの特徴の一つが、激高型です。気持ちが高まってしまい、その時はものすごく強く出るけど、時間の経過と共に気分が落ち着き、そもそもの「怒り」の部分が、霧散してしまうというケースです。これは、ケース3でも当てはまります。
事実確認ののち、きちんと調査結果を報告した上で、対応できない旨を伝えると良いでしょう。


ケース3:支離滅裂または不満と要求の乖離
これは、ぶっちゃけ何言っているのか分からないレベルの方になります。
だからといって、無碍な対応はできないので、3の「傾聴」の部分を長めにとり、この段階でしっかりとした記録を残しておいてください。できたら、きちんと了解を取った後に、本人の目の前で記録を取るのがベストです。
たぶん、全体を通して意味が分からないので、前半と中盤と後半で主張がガラリと変わってしまうこともあるはずです。しかし、「傾聴」段階で、こまかくいちいちツッコミを入れていては、逆に時間の無駄です。ツッコミは、頭の中だけにしておきましょう。
その上で、4の問題点の整理段階で、割と低姿勢に主張の食い違いや不満と要求の乖離などについて指摘します。この時に「突っ込んでやる!」と強気に出るのは、最終的に時間の無駄になるので、やめましょう。

むしろ、「あなたが言いたかったのは、こういうことでしょうか?」という形で整理してあげると良いですね。そうすると、論点がハッキリするので、会社や組織として対応できるか否かが判断できるはずです。そして、たいていの場合、

それは対応できない

という結論に至るはずです。
できるならば、この段階できちんと上司など上の方に経過報告をしておくのを忘れてはいけません。その上で、社会人として誠意を持ってそのように伝えましょう。


ケース4:引き下がりのボーダーを超えてくる
これは、クレーム対応の基本の5の「問題解決への提案」段階で、発生する事案です。
組織としては、事前に引き下がりのボーダーの設定はされていると思いますが、それを超えてくるような場合に関しては、例外を設けずに一律に「ボーダーまでは対応するけど、それを超えては対応しかねる」ということを明言しましょう。
この部分を曖昧にしたり、例外を作るとあとで会社や組織が苦しい状況に追い込まれることになります。





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 社会のリソースを食い潰すノイジー・マイノリティという存在

この「ノイジー・マイノリティ」という言葉を知ったお陰で、こういう声の大きい配慮すべきではないクレーマーをラベリングすることができました。



その存在は、分かっているのだけど、認知されないものにラベルを与えることによって認知できるようになるというのは、とても重要なことだと思います。ぜひ、皆さんもこの単語を周囲に広めてください。そうすることで、社会的な認知が可能になっていき、ノウハウが蓄積されていくので(上のツィートをリツィートするのも手です)。

この手のノイジー・マイノリティは、社会全体のリソースを食い潰している存在だと思っています。そして、それによって、非常に閉塞感のある息苦しい社会になってしまうのです。まさに社会悪とも言えるのではないか?と思っています。

だからこそ、きちんと存在を認知できるようにするということは、最初の一歩として重要なことなのです。





WunderlistでGTDをするためのちょっとしたコツ #GTD

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情報管理LOGの@yoshinonです。
昨日は、Wunderlistの私が利用しているリストを公開させていただきました。今回は、WunderlistでGTDをする際に私が実践している、ちょっとしたコツやワザについて書いてみたいと思います。

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【 WunderlistでGTDをするためのちょっとしたコツ 】  

 1.スマート期限日を使う

 2.コンテキストのためのタグを入力しやすくする

 3.一括してタスクを入力する

 4.Googleカレンダーに反映させる







checkmark.png 1.スマート期限日を使う

Wunderlistは、スマート期限日という機能があります。これを使うと、GTDで必要になるリマインダーを簡単に設定できるようになります。
これは、例えば「明日17:00会議」と打ち込むと、

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このように、自動的にタスクに期限日やリマインダーが設定されます。

使えるスマート期限日を挙げてみると

明日
明後日
来週
来月
来年
月曜日~日曜日
(月曜とかの表記でも可)
※今日が、その曜日だった場合、来週のその曜日になる。

使えるリマインダーは、

○◯:◯○(14:30とか。24時間表記)
◯時◯分(3時半とかも使える。分は、省略可能)

ただし、スマート期限日が使えるのは、iPhoneの場合、Wunderlistの最初のこの画面の時しか使えません。

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あと、昨年末ぐらいから、ブラウザ版のWunderlistもスマート期限日が、かなり柔軟に使えるようになりました。

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このように期限日をタスク名の後ろに入れても入るようになりました。

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これ、何気にありがたい。期限日を最初に入力するのって、どうもまだ違和感があるのですよ。

いつ → これをやる

よりも

これをやる → いつ

の方が、自分的にはしっくりくるので、かなり嬉しいですね。ブラウザ版オススメです!




checkmark.png 2.コンテキストのためのタグを入力しやすくする

GTDをする際に欠かせないのが、コンテキストです。コンテキストとは、電話をかけるとか、PCで作業するとか、タスクを実行する際の場所や状況のことです。これを明らかにすることで、電話の要件をまとめて行ったりなど、タスク実行の効率化を図ることができるようになります。

このコンテキストをWunderlistで行う時は、ハッシュタグを使います。
Wunderlistには、ハッシュタグを設定できるのです。これを設定することで、同じハッシュタグが設定されているタスクを一覧で表示させることができます。

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しかし、このハッシュタグをいちいち入力するのって面倒ですよね?
そこで、あらかじめ自分がよく使うハッシュタグをリストに入れておくのです。私は、タグ専用のリストを設けています。これね。

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中身は、こんな感じ。

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で、コンテキストを設定したい時は、PCだったら「#」を打ち込むと、このようにあらかじめ設定していたリストが出てきます。

2017012908.png



iPhoneだったら、これをタップすると、

2017012908a.png



やはりタグを楽に入力できるようになります。

2017012908b.png


これは、最初の手間さえ惜しまなかったら、絶大な効果を発揮します。




checkmark.png 3.一括してタスクを入力する

タスクを思いついたり、週次レビューで一気にたくさんのタスクを入力したくなる時ってありますよね?
実は、一気にWunderlistにタスクを登録する方法があるのです。

そう、iPhoneならね。

これには、WorkflowというiPhone自動化アプリを使用します。


これが、Workflowのレシピへのリンクです。
こちらのリンクをタップしていただければ、Workflowに追加されます。

2017012909.png


これの使い方ですが、以下のように行います。
メモ帳でも何でも良いのですが、共有エクステンションがある文字打ちアプリで、どんどんタスクを入力していきます。

2017012910.png



そうしたら、共有エクステンションでWorkflowを指定します。

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そして、先ほど追加していただいた「Add Wunderlist」をタップします。

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あとは自動でWunderlistにタスクがどんどん追加されていきますよ。タスク出しだけに集中できるのが、すごく良いのです。

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checkmark.png 4.Googleカレンダーに反映させる

Wunderlistは、Googleカレンダーに反映させることができます。
これは、Wunderlistの設定の詳細から、

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一番下にあるカレンダーフィードという部分をタップして、カレンダーに追加するか、





コピーしてGoogleカレンダーのこの部分から追加できます。

2017012916.png



そうすると、このようにWunderlistに入れたタスクで期日が入っているものが、表示されるのです。
※ブログのためにWunderlistしか表示しないようにしています。

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これにより、タスクが密集し忙しい日と、そうではない日がはっきりと見られるので、週次レビューするときに役立ちますね。




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 ちょっとしたコツで断然ラクになる

今回は、WunderlistでGTDをするときのちょっとしたコツを紹介しました。Wunderlistと付き合い始めて、かれこれ5年以上になりますが、これほど使い勝手が良くて、手に馴染むツールはなかなかないなと思っています。Wunderlist自体非常に使い勝手が良いのですが、今回紹介したように、ほんの少しだけ工夫すると、断然ラクになります。
ぜひ、iPhoneやPCでGTDに取り組む時は、Wunderlistを使ってみてください。






私のWunderlistのリストを全て見せます(WunderlistでGTD運用術) #GTD

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情報管理LOGの@yoshinonです。
すごい久しぶりのWunderlistについての記事です。
今回は、私がGTDを行うときに欠かすことのできないWunderlistのリストを全てお見せいたします。もしも、GTDをPCやスマホでやりたいと思ったのならば、私はWunderlistをオススメするようにしています。WunderlistでGTDをするにあたって、何かの参考にしていただければ嬉しいです。


  
【 私のWunderlistのリストを全て見せます(WunderlistでGTD運用術) 】  

 1.どうしてWunderlistなの?

 2.私のWunderlist全リスト

 3.そもそもGTDって何?

 4.GTD運用するためのリスト







checkmark.png 1.どうしてWunderlistなの?

私は、Wunderlistを使うようになって、5年以上経とうとしています。GTDをスマホでやれないかずっと探っていて、GoogleタスクやTodoistやら、実に様々なアプリやサービスを試してきて、最終的に行き着いたのが、Wunderlistでした。

Wunderlist | To-do list, Reminders, Errands - App of the Year!
Wunderlist | To-do list, Reminders, Errands - App of the Year!






もう2年前ぐらいの記事ですが、どうしてWunderlistなのかについて書いてあります。

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  1.Windowsでも、iPhoneでも、Androidでも継続して使える
  2.どこから入力しても素早く同期する
  3.期限の設定ができる
  4.繰り返しの設定がこまかくできる(3日おきとか)
  5.リマインダーできちんと通知される
  6.サクサク入力できる


今なら、さらにこういう項目を付け加えるかもしれません。

  7.タグを付与できる
  8.ファイルの添付もできる
  9.サブタスクも必要十分な量を入力できる
  10.リストの共有ができる


そして、これらが全て無料で使えるのです。素晴らしいとしか言いようがありません。Todoistは、かなりの部分が有料です。だから、もしもタスク管理をこれからスマホやPCでやってみようと思う人がいるならば、私は迷わずWunderlistをオススメするようにしています。





checkmark.png 2.私のWunderlist全リスト

さて、では私のWunderlistの全リストを公開いたします。
これが、私が2017年現在運用しているリストです。

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思ったほど、多くはないですよね?
でも、現在のところこの形で運用していますが、これ以上リストを増やす必要を感じていません。これから始めようと思う人は、無闇にリストを増やさず、初期状態に本当に必要なリストを1つか2つぐらい使いするぐらいで良いと思います。

一応説明すると

・受信箱:GTDでいうところのinboxにあたる部分。タスクは、まずここに全て入力されます。
・今日:その日にやるべきタスクリスト。今日の日付がついているタスクは、全てここに自動で表示されます。
・週:その週にやるべきリスト。その週の範囲内にある日付が入っているタスクが、自動で表示されます。
・すべて:Wunderlistに入力されている項目の全て。
・完了済み:完了済みにチェックしたものが、ここに表示される。
・アイデア:ブログの記事の一次アイデア。→私がブログを書く際に使っているツールやサービス(アイデア編)
・買うモノ:買いたい、買わなくてはいけないモノなどを入れています
・定型:定期的にやらなくてはいけないタスクリスト。
・待ち:人に割り振ったタスク。
・来月やる:来月にやるべきタスクリスト。
・来月より先:来月よりも後にやるべきタスクリスト(主に1年以内)。
・いつかやる:期日がないがやるべきタスクリスト。または、1年以上後にやるべきタスクリスト。
・あとで読む:あとで読みたいURL。iPhoneの共有機能から送る。
・tag:タグ専用のリスト。





checkmark.png 3.そもそもGTDって何?

さて、ここまで何の説明もなく「GTD」と連呼してきましたが、GTDというのは、ストレスフリーになるためのタスクの処理方法で、Getting Things Doneの頭文字です。
GTDについて知らない方のために、もっとも根本となるGTDの要であるフローがこちらです。この順番に処理をしていくようになっています。
※こちらの図に関しては、ライセンスフリーにしたいと思います。GTDの説明などに自由にお使いください。その際は、当ブログにリンクを貼っていただけると嬉しいです。

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この最初の「頭の中の気になること」すべてを吐き出すというのが、このGTDにおいて最重要なことで、これにより頭がとてもスッキリとした状態になります。そして、その吐き出したリストを全て、inbox(Wunderlistでいう受信箱)に入れてしまいます。
あとは、このフローに従って、処理をしていけば良いだけです。簡単に見えますが、非常に奥深いのです。





checkmark.png 4.GTD運用するためのリスト

Wunderlistのリストの中でGTDで運用しているリストは、この部分になります。

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GTDとの比較をすると、このようになります。(右側が、GTD)

・受信箱  → inbox
・今日   → 「Next Action(次にやること)」
・週    → 「Next Action(次にやること)」or カレンダー
・定型   → カレンダー or 「Next Action(次にやること)」
・待ち   → 「連絡待ち」リスト
・来月やる → カレンダー
・来月より先→ カレンダー
・いつかやる→ 「いつかやる」リスト


・tag    → コンテキスト

ちなみに「tag」は、GTDでいうところのコンテキストなのですが、これはこのようなリストになっています。これにより、それをどの場面でやるのか?ということを区別しています。





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 GTDは、アウトプット思考法のツールの1つです

情報管理LOGで提唱している「アウトプット思考法」という思考力を高めたり、頭の中をスッキリさせて、様々なことを捗らせるための考え方があります。そのアウトプット思考法のツールの1つとして、推奨したいのがこのGTDです。
このGTDというタスク処理システムは、本当に素晴らしく、かれこれ10年以上運用しています。それぐらい普遍性のあるやり方だということです。もしも、仕事が多くて進まない。家庭のことも大事にしたい。頭の中で不安ごとが多いなどというときは、ぜひGTDに取り組んでみてください。

【 アウトプット思考法:過去記事 】
❏ 第1回:ゼロ秒思考・GTD・マインドマップに共通する「アプトプット思考法」とは何か?
❏ 第2回:アウトプット思考法の基本的な取り組み方
❏ 第3回:アウトプット思考法では、何をアウトプットするか?
❏ 第4回:人は、なぜ1日10分のことさえも続けるのが難しいのか?
❏ 第5回:GTD、ゼロ秒思考、手帳術、メモ術などに挫折した人たちへ 〜アウトプット思考法が生まれたワケ
❏ 第6回:アウトプット思考法のフローを理解する
アウトプット思考法になぜ「熟成期間」が必要なのか?



GTDについて、もう少し詳しく知りたいという方は、こちらの書籍をオススメします。本当は、この前のバージョンの方がオススメなのですが、絶版になってしまったので。


こちらも、オススメです。GTDが、一体何の役に立つのか?ということに明快に答えています。初心者だっらら読みましょう!



人前で話すときに場を和ませる超簡単なアイスブレイクの方法

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情報管理LOGの@yoshinonです。
先日、講演会に参加したときのアイスブレイクの方法が優れており、場がかなり和やかになったまま時間を過ごすことができました。非常に簡単で誰でもすぐにできてしまうテクニックでした。たくさんの人前で話すときや場の雰囲気が固いときなどに使えるのではないか?と思いました。
というわけで今回は、誰でも超簡単にできるアイスブレイクの方法についてです。

  
【 人前で話すときに場を和ませる超簡単なアイスブレイクの方法 】  

 1.人前で話すときのアイスブレイクの重要性

 2.誰でも超簡単にできるアイスブレイクの方法







checkmark.png 1.人前で話すときのアイスブレイクの重要性

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仲間内でのカンファレンスなどでは、気を遣わずにリラックスして話すことができるでしょう。しかし、初対面の人ばかりとか、お互いによく知らない人ばかりという状況で話すというのは、話す方もかなりの緊張を強いられます。また、話を聞く方もなんとなく堅い雰囲気に飲まれてしまい、最後の質問の場面なども大した質問も出ずに終わってしまうということがあるのではないでしょうか?

そのために、話し慣れている人は、「アイスブレイク」を図ります。
人を惹きつける話をしたり、小さな笑いが起きるような小話をしたり、聴衆を驚かせるようなことをしたりといったことをします。

そうすることで、堅かった雰囲気が壊れ(まさにアイスブレイク)和やかな中で話すことができるようになるのです。また、トーカーにとっても、和やかな雰囲気になることで良い面がもたらされます。余計な緊張感をもったまま話さざるをえなかったり、話に集中して聞いてもらえなかったりなどということが、起こりづらくなるのです。
なので、優れたトーカーは、そういうことを意識的にやるようにしているのです。TEDなどを観ると、実にそのあたりを上手にやっている人が多いように思います。

時間のある方は、ぜひご覧になってください。話の引き込み方のうまいこと!






あと、この人のお話は、本当に1時間ぐらいあるけど、ずっと引き込まれっぱなし。私が今まで見た中で最高のプレゼンです。






checkmark.png 2.誰でも超簡単にできるアイスブレイクの方法

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とはいえ、誰でもそう簡単に気が利いたことが言えないし、相当な仕込みをしていくのも大変です。

そこで、今回ご紹介する方法なのです。
これは、本当に誰でも簡単にできるのに、ものすごく効果が高いです。

どうやるか?
それは、

左右の人に挨拶をしてもらう

です。

この時に、「できるならば」という前置きをして、以下のようにやってもらえると効果が高いです。

・相手の顔をしっかりと見る
・できるならば、握手もしてほしい
・なるべく声も出して


すごく簡単ですよね?少なくとも話す人にとっては。
一瞬ざわつくかもしれませんが、たいていの人はやってくれるはずです。中にはやりたがらずに、本当にやらない人もいるかもしれません。でもいいのです。大部分がやってくれたならば、それで十分に効果が発揮されるのですから。
たったこれだけで、なんとなく場が和やかになり、少しだけ打ち解けた感じになります。場合によっては、話している間に隣になった人と内容についてディスカッションするかもしれません。そして、それが最後の質問などの時に活発な意見などとして出てくるかもしれないのです。このように場を和ませるというのは、話している人にとってもプラスの作用を及ぼすのです。





eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 ほんの小さな工夫で

今回の手法は、私が実際に参加したある講演会で実践していました。
最初は、「えっ?」と思ったものの、予想以上に自分自身の変化に驚きました。よくFace to Faceなんていう言葉がありますが、それを地でいくテクニックです。
お金もかからないし、特に何の準備もいらないので、参加者の空気が固いなと感じたらぜひ使ってみてください。
ほんの小さな工夫で場が和みますから。






エクセルのファイルは、バージョン管理と更新履歴を残したらいいよ!

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情報管理LOGの@yoshinonです。
自分の仕事柄、エクセルのファイルというかソフトを作る機会が多いのですが、過去幾多も辛酸をなめてきました。そんな経験から、エクセルのファイルは、プログラムと同じように、バージョン管理と更新履歴を残すようにしています。
今回は、エクセルのファイル管理のちょっとしたコツについてです。

  
【 エクセルのファイルは、バージョン管理と更新履歴を残したらいいよ! 】  

 1.過去に起こった悲しい数々の出来事

 2.バージョン管理について

 3.更新履歴を残すこと

 4.バージョン管理と更新履歴によって救われること







checkmark.png 1.過去に起こった悲しい数々の出来事

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たぶん、皆さんも経験があるかと思うのですが、エクセルにまつわる数々の悲しい出来事を書いていきたいと思います。



 ・上書きしてはいけないファイルに上書きしてしまった。しかも、さらに上書き…。
 ・エクセルファイルを共有していて、大事な部分の書き換え作業中他の人に上書きされてしまった。
 ・ファイルを更新していったものの、前に使っていた数式の方が良かったことに気づたものの、すでに完全に失われてしまい、もう一度ゼロから数式を組み上げた。
 ・エクセルのソフトを周囲の意見を参考に更新していったものの、上司の一言で大幅な仕様変更に。そして、それが以前使っていたものをベースにした方が早かったのだが、すでに失われ、ほぼゼロから組み直し。
 ・ほとんど完成間近だったにもかかわらず、急に書式などが総崩れし、元に戻らない状態に。仕方が無いので、ほぼゼロから作り直し…。




…などなど。


まだ、全然一部なのですが、あるある過ぎて笑えません(実話です)。実際、ふて寝したことありました…。

たぶん、今時のエクセルだったら、もう少し改良されているので、共有関係などは改善されているのでは無いかと思うのですが、それでもみなさんも心当たりがあるのではないでしょうか?

このような悲しい出来事を乗り越えてきた私が、こうしたらいいよ!という解決策としてずっと行っているのが、以下の2つです。

・バージョン管理をする
・更新履歴を残す


今日からでもできるので、ぜひ、やってみてください。
以下にやり方について書いておきます。





checkmark.png 2.バージョン管理について

まずは、バージョン管理についてです。

よく、プログラムなどでは、普通にバージョン管理してますよね?
こんな感じのね。

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で、エクセルのファイルも同じようにバージョンで管理するのです。実際のファイルはこんな感じになります。

2016101303.png

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ここで、バージョン管理する方法のコツについて、3つあります。

1.ファイル名+バージョンNo
これは、見たままですね。ファイル名自体にバージョンNoをつけて保存するのです。
この時に気を付けなくてはならないのが、バージョンNoの間は、絶対に「.」ではなく「,」しなくてはなりません。
Windowsは、拡張子でファイルの種類を判別しているので、「.」をつけてしまうと、バージョンNoが拡張子だと勘違いしてしまうからです。

(例)
❌️ 2.01
○ 2,01



2.「上書き保存」は極力避けて、「名前をつけて保存」
単にデータを入力するぐらいだったら、上書き保存でよいと思うのですが、数式や書式の変更など、ファイルの構造自体をいじったときは、基本「名前をつけて保存」をします。この時に1に書いたように、この癖をつけることで、安易な上書き保存によって、失われることを防ぐという役割もあるのです。


3.バージョンNoの付け方
きっと、ソフトウェアの制作では、もっと厳密にやっているのでしょうが、所詮エクセルのファイルなので、もう少し柔軟にやっていきます。
私のつけ方は、以下の通りです。

2016101305.png


①小数点以下の桁数
更新頻度に応じて桁数を変えます。もしも、頻繁に更新しそうならば、小数点以下を3桁にするし、更新する頻度がかなり低いならば、小数点以下を1桁とかにしちゃいます。大抵は、読み切れないので、2桁にすることが多いかな。

②整数部分
これは、大規模な、または大幅な改変があったときに、数字を上げていくようにしています。特にフォーマットをいじったり、数式を作り直したときなどに上げるようにしています。とはいえ、気分的に「ここで、いっちょ上げとくか!」みたいな気分で上げちゃうこともあったり。

③小数部分
バグの修正や簡単な機能の追加、数式の修正程度は、小数点以下の数字を上げるようにしています。






checkmark.png 3.更新履歴を残すこと

次に更新履歴についてです。
実は、バージョン管理する人は、自分の観測範囲でも割といるという印象です。しかし、更新履歴までとっている人は、案外少ないようなので、ぜひとも広めていきたいですね。

よくソフトウェアで更新履歴を残す場合、テキストファイルで残していたりしますが、せっかくエクセルなので、タブに残すようにしましょう。
ちなみに、これが私が残している更新履歴です。

2016101306.png



中身は、こんな感じ。

2016101307.png



更新履歴を残すコツは、以下の通りです。

①1更新1行
一つの更新内容に対して、1行で簡潔に書くようにします。

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②語尾を揃える
その更新が、「追加」なのか「修正」や「削除」なのかということを、語尾で明記するようにします。言い切りで。
そうすると、語尾を眺めるだけで、ざっとどんな更新がなされたのかが、おおむね把握できるようになります。

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③ー表記をなるべく統一する
2の「語尾を揃える」とも通じるのですが、表記にぶれがある場合、見にくくなり見返すことに時間がかかってしまいます。それとともに、短時間で記録に残すことが難しくなってきてしまうのです。あくまで、「何を」「どうした」という2点に絞って表記するように心がけたいですね。






checkmark.png 4.バージョン管理と更新履歴によって救われること

私は、これをやるようになってから、エクセルで大きな失態を起こすことがなくなりました(枕を涙で濡らすことも)。

そこで、やって良かったということを

①過去のバージョンが残っているので、実質バックアップになっている
割と細かくバージョンを割っているので、それ自体がバックアップになっています。以前は、かなーり作り込んでから壊れたりした場合、ほぼゼロ状態に戻らなくてはなりませんでした。しかし、やや戻るにしても、ほんの少し前の修正状態まで残っているという安心感は、かなり大きいです。


②どこで失敗したか分かりやすい
作り込んでいったとき、必ずしも最高のものになるとは限りません。中には、バグが発生して、収拾が付かなくなることもあります。そういう時に、過去の更新履歴と照らし合わせて戻ることができるのです。そういう時の索引として、更新履歴が役に立つのです。


③枝分かれさせやすい
現状のバージョンでも問題ないのだけど、他の部署などで使う必要が生じたときに、自分の部署に特化させてバージョンを他の部署にも合うようチューニングしなくてはいけないときがあります。そういうときに過去のバージョンがあるだけで、そこから開発をスタートできるのです。


④リカバリが容易
上記を踏まえていただくと分かるのですが、これが一番のメリットだと思っています。同じ作業を二度も続けてやるのは、非常に苦痛です。それを少しでも軽減させることが出来るというのは、気分的にもラクなんですよね。






eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 エクセルでのバージョン管理と更新履歴は広まってほしい

私の周囲というかなり狭い観測範囲で申し訳ないのですが、少なくとも周囲でここまでやっている人は非常に少ないのですよね。特に更新履歴を取っている人は、かなり少ないという印象です。
でも、これをやっているだけで、かなり作業がラクになってきますし、引き継ぎの時もこれを見れば、「こういう改変履歴があるファイルなのね」と一目瞭然なので、万が一のことが起きたときも、引き継ぎされた人にとっても役立つのです。
よく持ち込まれてくるエクセルファイルを解析するだけで数日かかるというような無駄な時間が相当省けると思うので。ぜひとも、広がって欲しい事の一つです。



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