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VLOOKUPを条件によって範囲を変える方法

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情報管理LOGの@yoshinonです。
今回は、久しぶりのエクセル関連です。内容としては、中級者以上ぐらいでしょうか?
VLOOKUP関数を使うときに、条件によって選択範囲を自在に切り替えたいという場合ってあるのではないでしょうか?今回は、こういう選択的VLOOKUPのやり方についてです。
これを知っていると、柔軟にVLOOKUPを組めますよ!


  
【 VLOOKUPを条件によって範囲を変える方法 】  

 1.範囲に名前つける

 2.リストを選択的に表示させる

 3.INDIRECTで範囲を指定する







checkmark.png 1.範囲に名前つける

これが、今回使用する表になります。非常にオーソドックスですね。

2017051301.png



それぞれの項目は、後述しますが、別に大きくなっても問題ないです。

まずやるべきコトは、それぞれのリストに名前をつけていくことです。
それぞれの項目(果物、お菓子、野菜)の名前を選択します。

2017051302.png



そして、メニュータブの

数式 → 名前の管理 → 選択範囲から作成

2017051303.png



で、一気に範囲に名前を付けます。
「上端行」にチェックを入れてOKすると、複数範囲が自動的にその上の名称で範囲名画登録されます。ものすごく簡単ですね。

2017051304.png

2017051305.png



さらに、それぞれの項目全体の範囲にも名前を付けてしまいましょう。

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範囲に名前を付ける方法は、いくつかあります。
①範囲を右クリックして、「名前の管理」からやる方法

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②メニューバーからやる方法
数式 → 名前の管理 → 名前の定義

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③セル番地表示に入力する

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さて、準備は整いました。現在までのところこのように名前が定義されました。

2017051310.png




checkmark.png 2.リストを選択的に表示させる

では、リストを選択的に表示を変化させるようにしていきましょう。
まずは、大元のどの範囲を使うかというリストを表示させます。
このように大項目を範囲指定しても良いし、

2017051311.png



このように、直接項目名を入れても良いです。

2017051312.png



これで1つ目のリスト表示ができました

2017051313.png



次に、上のリスト名に応じて、小項目を自動で可変的に出したいですよね?そこで、このようにします。
1つめのリストの横に小項目で名前を定義した名称になるようにします。
これは、見えなくても良いモノなので、あとで文字色を白くしても良いでしょう。

2017051314.png



さて、ここからいよいよ本番です。
データの入力規則で、リストの元の値を以下のように記述します。

2017051315.png



=INDIRECT(b2)

そうすると、B2で表示されている範囲名がリストとして呼び出されるのです。
このように上の項目名が変わると、リストも可変的に変わるのです。便利!

2017051316.png




checkmark.png 3.INDIRECTで範囲を指定する

最後に本日のメインディッシュです。

このようにVLOOKUP関数を打ち込みましょう。
検索値に可変的に表示されたリストを、そして範囲をINDIRECT関数で大項目で定義された名前のリストを指定します。

2017051317.png



ちなみに、INDIRECT関数というのは、セルや範囲の参照をしていすることができる関数なのです。便利なので覚えておくと良いですよ!

さて、それでは値段は表示されるでしょうか?
ハイ!できました!

https://gyazo.com/5cc17bce387a4be9d00da5990a84902d






 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 これができると今までの苦労は何だったのだろう?ってなります

数年前までこのワザを知らずに、随分と複雑なことをやって解決していました。しかし、これについて知ってからは、非常にシンプルな作りでできるようになったのです。知らなかった頃のことを思うと、「自分は一体何をしていたのだ…」としばし落ち込みました。
でも、プログラミングもそうですが、解決のされ方ってこうやって、知っているのと知らないのとでは、圧倒的に違うのですよね。
それでも、以前よりは解決までの道のりが短くなった気がします。ネット万歳!




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○分でできることリストを作っておく




情報管理LOGの@yoshinonです。
GTDでは、おなじみの考え方に「2分以内でできること」は、すぐにやるというものがあります。
たぶんですが、2分というのには大きな意味はなく、すぐにやり切ることができるタスクというのが、2分という単位なのだなという理解です。
さて、これに最近新しい知見を得たので、皆さんにも広めたいと思い、記事にしてみました。


  
【 ○分でできることリストを作っておく 】  

 1.GTDにおける2分でできること

 2.◯分でできることリストを作る

 3.タスクにおける時間の見積もり







checkmark.png 1.GTDにおける2分でできること

上でも書きましたが、GTDにおいてタスクの処理の振り分けに「2分でできること」という項目があります。
ちなみに、GTDというのは、Getting Thinking Doneの略で、仕事をストレスフリーでこなすための方法論です。私はかれこれ10年近くこれに取り組んでいます。これのおかげで、仕事の仕方が大きく変わったぐらいには、効き目がある方法です。

このGTDのフローを図示すると、このようになります。





このようにフローに沿って、タスクを振り分けていくことによって、迷いが少なくタスクに取り組むことができるようになるのです。

この中で、唯一具体的なアクションとして提示されているのが、「2分でできることは、いますぐやる」なのです。
確かに2分程度のタスクならば、今すぐに取り掛かった方が、脳のMPを無駄に消費しないですみそうです。また、2分ぐらいのタスクであっても、それを山のように抱えていったら、結果的には行き詰ってしまいます。だからこそ、小さなタスクはすぐに取り組むことで、目の前から消し去る必要があるのでしょう。

しかし、この「2分で」というのは、確たるものではありません。
別に30秒でも、4分でも構わないわけです。要するに「今すぐに」取りかかれて、「すぐに終わる」ことができるタスクであれば良いのです。




checkmark.png 2.◯分でできることリストを作る

というわけで、私は○分でできるリストというのを最近作成することにしました。
それは、「ちいさなくふうとノート術 」という本で、「すきま時間にやることリスト」という記述があったのです。



1分、3分、5分と細かく刻み、その中でやるれることをリスト化しているのです。

GTDは、気になることをリスト化することからスタートします。
しかし、このmarieさんの提唱しているのは、あらかじめ「この時間では、これができる」というリストを作成しておくことによって、すきま時間ができた時にそのリストからタスクを実行するという非常に「攻めている」考え方だと思ったのです。

私は、毎週必ずやっておいた方が良いと考える定型タスクがあります。短い時間ででき、けれどもそれをやらないでいると、必ずあとで苦しくなってくるというタスクリストです。
例えば、「ゴミ箱のゴミを片付ける」とか「机の中のinboxを片付ける」などです。

それを、LISTBOOKというアプリで管理しています。






このアプリの良いところは、リストのチェックを一括で外したり、つけたりできることです。つまり、何度もそのチェックリストを使い回すことができるということです。




このアプリに1分だったらできること、3分だったらできることのように時間別に入れておくことによって、ちょっとしたすきま時間にサクッと先回りして、タスクに取り組むことができそうです。





checkmark.png 3.タスクにおける時間の見積もり

とはいえ、何が1分でできて、何が5分かかるのか?それをある程度把握していないと、このリストは完成しません。
というよりも、このリストのキモは、「どんなタスク」が「どのくらいの時間」を要するかという事前の理解が欠かせないのです。

ここで大事になってくるのは、タスクにおける時間の見積もりです。
一度きりのタスクだと定型化できませんが、日常的に何度も繰り返すタスクに関しては、むしろ積極的に定型化を図った方が良いでしょう。
その時に、どれぐらいの時間を要したのかということを把握しておくのです。

そのためには、たすくまやTimeLoggerのような時間ログアプリなどを活用するのも良いです。




とはいえ、私はiPhone標準のストップウォッチを使うことが多いです。
コントロールセンターからサクッと起動できるのが、便利なんですよね。




これによって、定型タスクに関しては、時間を図るようにしています。
そうすると、おおよそ「これぐらいあったら、これができる」ということが、見えてくるのです。この時、気をつけなくてはいけないのは、こういう客観的な方法ではなく、自分の中で「これぐらい時間があったら、できるだろう」という思い込みを採用しないことです。時間のログを記録すると、面白いぐらいに自分の思い込みの不正確さを知ることができます。

そして、その時間の不正確さを補正して、「◯分でできることリスト」を作成するのをオススメします。そうすることで、GTDにおけるinboxにタスクが入る前に、短時間で終わるタスクは、ほぼ消滅してしまいますよ。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 思わぬ副作用

私は、しょっちゅう時間のログを取っているかというと、そうではありません。さすがに、いつもストップウォッチで測りながら仕事はしていません。しかし、「このタスクは、一体どれぐらいの時間をかけて取り組んでいるのか?」と思えば、数回にわたって計測していきます。そうすると、上に書いたように自分の思い込み時間との「ズレ」を意識できるようになります。

さて、この定型タスクの時間を記録するという行為は、実は思わぬ副作用を生みます。
どんな副作用かというと、そのタスクにかかる時間が、どんどん短くなってくるのです。たぶん、無意識のうちに過去のタイムと競うような気持ちが働いてしまうからでしょう。これは、悪くはない副作用なので、皆さんもぜひ体験してみてください。





ノイジーマイノリティーとは何か?(見極めと対処法)

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情報管理LOGの@yoshinonです。
今回は、私がつい先日知った言葉についてです。
それまで、何だかモヤモヤしていた定義について、きっちり言葉にしてくれたような感じで、とてもスッキリとしたので、皆様にご紹介いたします。
まだ、完全な理解には至っていない部分もあるかもしれませんので、もし何か思い違いなどしている部分などございましたら、@yoshinoまでお知らせ下さい。


  
【 ノイジーマイノリティーとは何か?(見極めと対処法) 】  

 1.ノイジーマイノリティーとは何か?

 2.ノイジーマイノリティーの見極め方

 3.ノイジーマイノリティーとの対応の仕方







checkmark.png 1.ノイジーマイノリティーとは何か?

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ノイジーマイノリティーという言葉をご存知でしょうか?
恥ずかしいことに、私はつい先日まで全く知りませんでした。

この言葉を知ったのは、こちらです。





そして、これがその記事。

「社員は使用するな!」ギャグのような流れで閉店したコンビニ - ライブドアニュース
「社員は使用するな!」ギャグのような流れで閉店したコンビニ - ライブドアニュース





まあ、これが事実かどうかは分かりませんが、コレに似たような話だったら事欠かない感じですよね?

例えば、こんなのとか?

携帯ショップ店員が外で昼食を食べていたらクレームが入ったので外に出られなくなった話 - Togetterまとめ
携帯ショップ店員が外で昼食を食べていたらクレームが入ったので外に出られなくなった話 - Togetterまとめ





食べ物がらみが続いてしまいましたが、どちらもあくまで正当な立場で問題のない行動だったにもかかわらず、一部の声の大きい理不尽なクレーマーによって、状況が悪くなってしまうというパターンです。
ここ最近では、すっかりモンスターペアレンツなんて言葉も定着した感がありますよね。

こういう一部の声が大きい理不尽なクレーマーのことを指す言葉が、「ノイジー・マイノリティ」というのだそうです。

私は、今までこの一部の理不尽なクレーマーのような存在と正当なクレームを言う人を分かつ言葉があればなと思っていました。しかし、この前述の記事に載せられていた「ノイジー・マイノリティ」という言葉によって、このモヤモヤ感が晴れていく感覚を味わいました。

名称のないコト・モノにラベルを与えることによって、認知されるようになるというやつですね。





checkmark.png 2.ノイジーマイノリティーの見極め方

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さて、ノイジー・マイノリティという存在ですが、この見極めというのは、実は非常にやっかいなのです。

一時期、モンスターペアレンツ(モンペ)という言葉が一人歩きしすぎて、学校に対するクレーマー=モンペみたいに感じられた時期がありました。そのため、自分の子どもの学校で気になることがあったときに、ちょっと尋ねづらいみたいな感覚に襲われたのです。

モンペとかって言われたらどうしよう…。

などといらぬ想像が働いてしまうのです。

しかし、翻って自分の職場を観察したときに、理不尽なクレーマー(ノイジー・マイノリティ)と通常のクレームを言う人は全く違うことが分かります。もちろん、感情的になってしまい、理不尽なことを一言二言ぐらい言うぐらいなことがあっても、それとノイジー・マイノリティとは一線を画します。

以前、情報管理LOGでクレーム対応に関しての記事を書きました。

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ここで、一番難しい部分が、「引き下がりのボーダー」だと書きました。
社会で生活しているのですから、何らかの形で柔軟な対応というのは、常に求められます。しかし、会社として、組織として、引き下がることのできないボーダーというのがあるわけです。ノイジー・マイノリティを見極めるポイントは、ここにあります。

1つ目は、感情的で、論理的に整理できない人です。
2つ目は、明らかにそれを知りながら、易々と超えてくる。または、超えてこようとする人です。

1つ目は、クレームを付けてくる人というのは、何らかの感情的なものを持ち合わせています。
ですから、

感情的なクレーマー = ノイジー・マイノリティ

短絡的に判断することは、よろしくありません
まずは、怒らせてしまったことを、しっかりとお詫びした上で、相手方の言いたい点を整理します(この時点では、実は組織としては、何の謝罪もしていないことが分かりますか?)。

相手が、何について不満に思い、どうして欲しいのか?

という点を相手と共に確認していくのです。あくまで、確認です(大事なことなので、2回言いました)。

その上で、引き下がりのボーダーに応じて、対応すれば良いのです。
しかし、それでも対応不能なのが、ノイジー・マイノリティなのです。不満に思っていることと、して欲しいことが乖離していたり、整合性がなかったりする人です。または、社会通念上常軌を逸している人も含まれます。

2つ目は、すぐに金銭を要求してきたりするなど反社会的なものや、組織としての引き下がりのボーダーをあっさりと超えて、常軌を逸する要求をしてくる人です。
正常なクレーマーとの線引きもせずに一様に対応することによって、とんでもない状況に突入するのです。




checkmark.png 3.ノイジーマイノリティーとの対応の仕方

例えば、前述のコンビニの例では、社員の昼休みの過ごし方に関して制限を設けるべきかどうか?という引き下がりのボーダーが問われていたわけです。

もちろん、地域社会に根付いている企業であればそういう地域住民の声を無視するわけにはいきません。しかし、だからといって、何でもハイハイと聞いていては、前述の例のように、誰も何の得にもならない(というか全員 Lose - Loseの関係になる)状況になります。

そこで、ノイジー・マイノリティへの対応として、考えられる方策を以下に挙げておきます(あくまでノイジー・マイノリティへの対応についてです。一般的なクレームは、この限りではありません)。あと、下記の方策でも首尾良くいかない場合もあります。というか、ノイジー・マイノリティの場合は、首尾良くいかない場合も多いです。その場合は、ケース4として対応しましょう。

あと、クレーム対応の基本を挙げておきます。これを頭に入れた上で、以下のケース毎に対応してみましょう。基本的によほどのことがない限りは、1~4までは頑張りましょう。逆に明らかな営業妨害を目的としたものや、身の危険を感じるレベルのものに関しては、第三者機関(警察とか)に連絡しましょう。

 1.クレームの受諾
 2.謝罪(1回目)→怒らせてしまったことを謝罪
 3.傾聴
 4.問題点の整理と確認
 5.問題解決への提案
 6.謝罪(2回目)→本件に関する正式な謝罪
 7.事後対応(具体的なアクション)



ケース1:その人だけの問題なのか?
クレーム対応の前半部分に関しては、クレーム対応の基本の1~4に準じて良いかと思います。しかし、たぶん、4の段階で「アレ?」となっているはずです。
そこで、4の問題点の整理に

その人だけの固有の問題なのか?

という点を加えましょう。
もしも、それが判別できない場合は、後日調査し、きちんとアンサーしましょう。たいていの場合、

「他の人も迷惑しているんだ!」大声でわめきますが

他の人が見当たらない場合が多いです。
固有の問題な場合は、あくまで固有の問題として対処しましょう。


ケース2:それは事実なのか?
実は、これけっこう多く見られるのですよね。単なる勘違いとか。
そこで、すぐさま対応について返答するのではなく、きちんと事実確認を行いましょう。非常にベーシックな部分にもかかわらず、見落とされがちなポイントの1つでもあります。
そのために、

「事実確認させていただきますので、後日改めてご返事させていただきます。」

とできるだけ丁寧に言いましょう。
ノイジー・マイノリティの特徴の一つが、激高型です。気持ちが高まってしまい、その時はものすごく強く出るけど、時間の経過と共に気分が落ち着き、そもそもの「怒り」の部分が、霧散してしまうというケースです。これは、ケース3でも当てはまります。
事実確認ののち、きちんと調査結果を報告した上で、対応できない旨を伝えると良いでしょう。


ケース3:支離滅裂または不満と要求の乖離
これは、ぶっちゃけ何言っているのか分からないレベルの方になります。
だからといって、無碍な対応はできないので、3の「傾聴」の部分を長めにとり、この段階でしっかりとした記録を残しておいてください。できたら、きちんと了解を取った後に、本人の目の前で記録を取るのがベストです。
たぶん、全体を通して意味が分からないので、前半と中盤と後半で主張がガラリと変わってしまうこともあるはずです。しかし、「傾聴」段階で、こまかくいちいちツッコミを入れていては、逆に時間の無駄です。ツッコミは、頭の中だけにしておきましょう。
その上で、4の問題点の整理段階で、割と低姿勢に主張の食い違いや不満と要求の乖離などについて指摘します。この時に「突っ込んでやる!」と強気に出るのは、最終的に時間の無駄になるので、やめましょう。

むしろ、「あなたが言いたかったのは、こういうことでしょうか?」という形で整理してあげると良いですね。そうすると、論点がハッキリするので、会社や組織として対応できるか否かが判断できるはずです。そして、たいていの場合、

それは対応できない

という結論に至るはずです。
できるならば、この段階できちんと上司など上の方に経過報告をしておくのを忘れてはいけません。その上で、社会人として誠意を持ってそのように伝えましょう。


ケース4:引き下がりのボーダーを超えてくる
これは、クレーム対応の基本の5の「問題解決への提案」段階で、発生する事案です。
組織としては、事前に引き下がりのボーダーの設定はされていると思いますが、それを超えてくるような場合に関しては、例外を設けずに一律に「ボーダーまでは対応するけど、それを超えては対応しかねる」ということを明言しましょう。
この部分を曖昧にしたり、例外を作るとあとで会社や組織が苦しい状況に追い込まれることになります。





eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 社会のリソースを食い潰すノイジー・マイノリティという存在

この「ノイジー・マイノリティ」という言葉を知ったお陰で、こういう声の大きい配慮すべきではないクレーマーをラベリングすることができました。



その存在は、分かっているのだけど、認知されないものにラベルを与えることによって認知できるようになるというのは、とても重要なことだと思います。ぜひ、皆さんもこの単語を周囲に広めてください。そうすることで、社会的な認知が可能になっていき、ノウハウが蓄積されていくので(上のツィートをリツィートするのも手です)。

この手のノイジー・マイノリティは、社会全体のリソースを食い潰している存在だと思っています。そして、それによって、非常に閉塞感のある息苦しい社会になってしまうのです。まさに社会悪とも言えるのではないか?と思っています。

だからこそ、きちんと存在を認知できるようにするということは、最初の一歩として重要なことなのです。





WunderlistでGTDをするためのちょっとしたコツ #GTD

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情報管理LOGの@yoshinonです。
昨日は、Wunderlistの私が利用しているリストを公開させていただきました。今回は、WunderlistでGTDをする際に私が実践している、ちょっとしたコツやワザについて書いてみたいと思います。

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【 WunderlistでGTDをするためのちょっとしたコツ 】  

 1.スマート期限日を使う

 2.コンテキストのためのタグを入力しやすくする

 3.一括してタスクを入力する

 4.Googleカレンダーに反映させる







checkmark.png 1.スマート期限日を使う

Wunderlistは、スマート期限日という機能があります。これを使うと、GTDで必要になるリマインダーを簡単に設定できるようになります。
これは、例えば「明日17:00会議」と打ち込むと、

2017012901.png


このように、自動的にタスクに期限日やリマインダーが設定されます。

使えるスマート期限日を挙げてみると

明日
明後日
来週
来月
来年
月曜日~日曜日
(月曜とかの表記でも可)
※今日が、その曜日だった場合、来週のその曜日になる。

使えるリマインダーは、

○◯:◯○(14:30とか。24時間表記)
◯時◯分(3時半とかも使える。分は、省略可能)

ただし、スマート期限日が使えるのは、iPhoneの場合、Wunderlistの最初のこの画面の時しか使えません。

2017012902.png



あと、昨年末ぐらいから、ブラウザ版のWunderlistもスマート期限日が、かなり柔軟に使えるようになりました。

2017012903.png



このように期限日をタスク名の後ろに入れても入るようになりました。

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これ、何気にありがたい。期限日を最初に入力するのって、どうもまだ違和感があるのですよ。

いつ → これをやる

よりも

これをやる → いつ

の方が、自分的にはしっくりくるので、かなり嬉しいですね。ブラウザ版オススメです!




checkmark.png 2.コンテキストのためのタグを入力しやすくする

GTDをする際に欠かせないのが、コンテキストです。コンテキストとは、電話をかけるとか、PCで作業するとか、タスクを実行する際の場所や状況のことです。これを明らかにすることで、電話の要件をまとめて行ったりなど、タスク実行の効率化を図ることができるようになります。

このコンテキストをWunderlistで行う時は、ハッシュタグを使います。
Wunderlistには、ハッシュタグを設定できるのです。これを設定することで、同じハッシュタグが設定されているタスクを一覧で表示させることができます。

2017012905.png



しかし、このハッシュタグをいちいち入力するのって面倒ですよね?
そこで、あらかじめ自分がよく使うハッシュタグをリストに入れておくのです。私は、タグ専用のリストを設けています。これね。

2017012906.png



中身は、こんな感じ。

2017012907.png



で、コンテキストを設定したい時は、PCだったら「#」を打ち込むと、このようにあらかじめ設定していたリストが出てきます。

2017012908.png



iPhoneだったら、これをタップすると、

2017012908a.png



やはりタグを楽に入力できるようになります。

2017012908b.png


これは、最初の手間さえ惜しまなかったら、絶大な効果を発揮します。




checkmark.png 3.一括してタスクを入力する

タスクを思いついたり、週次レビューで一気にたくさんのタスクを入力したくなる時ってありますよね?
実は、一気にWunderlistにタスクを登録する方法があるのです。

そう、iPhoneならね。

これには、WorkflowというiPhone自動化アプリを使用します。


これが、Workflowのレシピへのリンクです。
こちらのリンクをタップしていただければ、Workflowに追加されます。

2017012909.png


これの使い方ですが、以下のように行います。
メモ帳でも何でも良いのですが、共有エクステンションがある文字打ちアプリで、どんどんタスクを入力していきます。

2017012910.png



そうしたら、共有エクステンションでWorkflowを指定します。

2017012911.png



そして、先ほど追加していただいた「Add Wunderlist」をタップします。

2017012912.png



あとは自動でWunderlistにタスクがどんどん追加されていきますよ。タスク出しだけに集中できるのが、すごく良いのです。

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checkmark.png 4.Googleカレンダーに反映させる

Wunderlistは、Googleカレンダーに反映させることができます。
これは、Wunderlistの設定の詳細から、

2017012914.png


一番下にあるカレンダーフィードという部分をタップして、カレンダーに追加するか、





コピーしてGoogleカレンダーのこの部分から追加できます。

2017012916.png



そうすると、このようにWunderlistに入れたタスクで期日が入っているものが、表示されるのです。
※ブログのためにWunderlistしか表示しないようにしています。

2017012917.png



これにより、タスクが密集し忙しい日と、そうではない日がはっきりと見られるので、週次レビューするときに役立ちますね。




 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 ちょっとしたコツで断然ラクになる

今回は、WunderlistでGTDをするときのちょっとしたコツを紹介しました。Wunderlistと付き合い始めて、かれこれ5年以上になりますが、これほど使い勝手が良くて、手に馴染むツールはなかなかないなと思っています。Wunderlist自体非常に使い勝手が良いのですが、今回紹介したように、ほんの少しだけ工夫すると、断然ラクになります。
ぜひ、iPhoneやPCでGTDに取り組む時は、Wunderlistを使ってみてください。






私のWunderlistのリストを全て見せます(WunderlistでGTD運用術) #GTD

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情報管理LOGの@yoshinonです。
すごい久しぶりのWunderlistについての記事です。
今回は、私がGTDを行うときに欠かすことのできないWunderlistのリストを全てお見せいたします。もしも、GTDをPCやスマホでやりたいと思ったのならば、私はWunderlistをオススメするようにしています。WunderlistでGTDをするにあたって、何かの参考にしていただければ嬉しいです。


  
【 私のWunderlistのリストを全て見せます(WunderlistでGTD運用術) 】  

 1.どうしてWunderlistなの?

 2.私のWunderlist全リスト

 3.そもそもGTDって何?

 4.GTD運用するためのリスト







checkmark.png 1.どうしてWunderlistなの?

私は、Wunderlistを使うようになって、5年以上経とうとしています。GTDをスマホでやれないかずっと探っていて、GoogleタスクやTodoistやら、実に様々なアプリやサービスを試してきて、最終的に行き着いたのが、Wunderlistでした。

Wunderlist | To-do list, Reminders, Errands - App of the Year!
Wunderlist | To-do list, Reminders, Errands - App of the Year!






もう2年前ぐらいの記事ですが、どうしてWunderlistなのかについて書いてあります。

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  1.Windowsでも、iPhoneでも、Androidでも継続して使える
  2.どこから入力しても素早く同期する
  3.期限の設定ができる
  4.繰り返しの設定がこまかくできる(3日おきとか)
  5.リマインダーできちんと通知される
  6.サクサク入力できる


今なら、さらにこういう項目を付け加えるかもしれません。

  7.タグを付与できる
  8.ファイルの添付もできる
  9.サブタスクも必要十分な量を入力できる
  10.リストの共有ができる


そして、これらが全て無料で使えるのです。素晴らしいとしか言いようがありません。Todoistは、かなりの部分が有料です。だから、もしもタスク管理をこれからスマホやPCでやってみようと思う人がいるならば、私は迷わずWunderlistをオススメするようにしています。





checkmark.png 2.私のWunderlist全リスト

さて、では私のWunderlistの全リストを公開いたします。
これが、私が2017年現在運用しているリストです。

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思ったほど、多くはないですよね?
でも、現在のところこの形で運用していますが、これ以上リストを増やす必要を感じていません。これから始めようと思う人は、無闇にリストを増やさず、初期状態に本当に必要なリストを1つか2つぐらい使いするぐらいで良いと思います。

一応説明すると

・受信箱:GTDでいうところのinboxにあたる部分。タスクは、まずここに全て入力されます。
・今日:その日にやるべきタスクリスト。今日の日付がついているタスクは、全てここに自動で表示されます。
・週:その週にやるべきリスト。その週の範囲内にある日付が入っているタスクが、自動で表示されます。
・すべて:Wunderlistに入力されている項目の全て。
・完了済み:完了済みにチェックしたものが、ここに表示される。
・アイデア:ブログの記事の一次アイデア。→私がブログを書く際に使っているツールやサービス(アイデア編)
・買うモノ:買いたい、買わなくてはいけないモノなどを入れています
・定型:定期的にやらなくてはいけないタスクリスト。
・待ち:人に割り振ったタスク。
・来月やる:来月にやるべきタスクリスト。
・来月より先:来月よりも後にやるべきタスクリスト(主に1年以内)。
・いつかやる:期日がないがやるべきタスクリスト。または、1年以上後にやるべきタスクリスト。
・あとで読む:あとで読みたいURL。iPhoneの共有機能から送る。
・tag:タグ専用のリスト。





checkmark.png 3.そもそもGTDって何?

さて、ここまで何の説明もなく「GTD」と連呼してきましたが、GTDというのは、ストレスフリーになるためのタスクの処理方法で、Getting Things Doneの頭文字です。
GTDについて知らない方のために、もっとも根本となるGTDの要であるフローがこちらです。この順番に処理をしていくようになっています。
※こちらの図に関しては、ライセンスフリーにしたいと思います。GTDの説明などに自由にお使いください。その際は、当ブログにリンクを貼っていただけると嬉しいです。

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この最初の「頭の中の気になること」すべてを吐き出すというのが、このGTDにおいて最重要なことで、これにより頭がとてもスッキリとした状態になります。そして、その吐き出したリストを全て、inbox(Wunderlistでいう受信箱)に入れてしまいます。
あとは、このフローに従って、処理をしていけば良いだけです。簡単に見えますが、非常に奥深いのです。





checkmark.png 4.GTD運用するためのリスト

Wunderlistのリストの中でGTDで運用しているリストは、この部分になります。

2017012803.png



GTDとの比較をすると、このようになります。(右側が、GTD)

・受信箱  → inbox
・今日   → 「Next Action(次にやること)」
・週    → 「Next Action(次にやること)」or カレンダー
・定型   → カレンダー or 「Next Action(次にやること)」
・待ち   → 「連絡待ち」リスト
・来月やる → カレンダー
・来月より先→ カレンダー
・いつかやる→ 「いつかやる」リスト


・tag    → コンテキスト

ちなみに「tag」は、GTDでいうところのコンテキストなのですが、これはこのようなリストになっています。これにより、それをどの場面でやるのか?ということを区別しています。





 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 GTDは、アウトプット思考法のツールの1つです

情報管理LOGで提唱している「アウトプット思考法」という思考力を高めたり、頭の中をスッキリさせて、様々なことを捗らせるための考え方があります。そのアウトプット思考法のツールの1つとして、推奨したいのがこのGTDです。
このGTDというタスク処理システムは、本当に素晴らしく、かれこれ10年以上運用しています。それぐらい普遍性のあるやり方だということです。もしも、仕事が多くて進まない。家庭のことも大事にしたい。頭の中で不安ごとが多いなどというときは、ぜひGTDに取り組んでみてください。

【 アウトプット思考法:過去記事 】
❏ 第1回:ゼロ秒思考・GTD・マインドマップに共通する「アプトプット思考法」とは何か?
❏ 第2回:アウトプット思考法の基本的な取り組み方
❏ 第3回:アウトプット思考法では、何をアウトプットするか?
❏ 第4回:人は、なぜ1日10分のことさえも続けるのが難しいのか?
❏ 第5回:GTD、ゼロ秒思考、手帳術、メモ術などに挫折した人たちへ 〜アウトプット思考法が生まれたワケ
❏ 第6回:アウトプット思考法のフローを理解する
アウトプット思考法になぜ「熟成期間」が必要なのか?



GTDについて、もう少し詳しく知りたいという方は、こちらの書籍をオススメします。本当は、この前のバージョンの方がオススメなのですが、絶版になってしまったので。


こちらも、オススメです。GTDが、一体何の役に立つのか?ということに明快に答えています。初心者だっらら読みましょう!



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