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手帳を続けてたいと思うのに続けられないあなたへ

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情報管理LOGの@yoshinonです。
前回は、「手帳を続けるコツは情報のinboxにすることです」ということで、手帳を続けるコツとして情報をinboxとして集約させるということについて書きました。
今回は、毎年「よーし!今年こそは手帳を最後まで続けるぞー!」と強い意気込みがあるにも関わらず、どんどん失速していって、最後は使わなくなってしまうという人向けの記事です。どうすれば良いのか?どう考えれば良いのかについて書いてみました。


  
【 手帳を続けてたいと思うのに続けられないあなたへ 】  

 1.自分の使い方をチェックしてみよう

 2.サイズと重さ

 3.空白恐怖症

 4.おしゃれ感重視過ぎ

 5.書くことの習慣化







checkmark.png 1.自分の使い方をチェックしてみよう

まずは、前回もやりましたが、自身の手帳に関する考え方をチェックリストでチェックしてみましょう。

 □ いつも手帳を持ち歩く習慣がない(A)
 □ 仕事の机の上ではなく、鞄の中に手帳が入ったままになっている(B)
 □ どんな些細なことも手帳に書いていない(C)
 □ スケジュールを手帳だけでやろうとしている(D)
 □ 書けない日があることが気になる(E)
 □ 空白の多いページが気になる(F)
 □ オシャレに、丁寧に、綺麗に書かなくてはいけないと思っている(G)


どうですか?
いくつチェックつきましたか?

たぶん、続けられないと思っている方は、最低でも2つ以上はついているのではないでしょうか?

それでは、以下にそれぞれの傾向と対策について載せておきますね。




checkmark.png 2.サイズと重さ

上のチェックリストのA、B、Cにチェックがついている人は、まず見直して欲しいのは、自分の手帳が

適切なサイズと重さか?

ということです。
これね、案外見落とされがちなポイントだと思うのですよね。
けっこう機能や外見とかで選ぶことが多いと思うのですが、日常レベルで持ち歩かなければ、全く意味がありません。というか、続けられないことの大半の理由が、そこにあると思っています。

これに関しては、前回の記事でも詳しく書きましたので、そちらも参考にしてみてください。

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とにかく、日常レベルで常に持ち歩いて書き込めるという状況を作らない限りは、結局は手が遠のいてしまい、書かなくなるという悪循環を巡ることになります。
よく、そのために複数の手帳を使い分ける人もいますが、それもやり方次第では、続かなくなる可能性が高まります。モバイル用手帳で事足りるならば、モバイル用手帳でよいのでは?という。

あと、よく手帳が続かない系の方々と話していると気づくのは、

それ、手帳じゃなくてノートでも良いのでは?

という場合が、往々にしてあるのですよね。
スケジュールは、全部スマホでやっているし、アイデアとか、メモをとるものが欲しいという場合ですね。そういう人には、いつも軽いシステム手帳をお勧めしています。

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システム手帳だったら、中身を自由にカスタマイズできるし、ノート的な運用も手帳的な運用もできるので、本当にオススメなんですよね。

ちなみに、私が使っているのは、ASHFORDのクラップという11mm径の本当に軽いやつを使っています。簡単な財布代わりにもなるし、これさえあれば何とかなるという安心感があります。




これなんかもオススメなんですが、どうやらノックスブレイン自体廃盤になるらしいので、今売っている限りかもしれません。







checkmark.png 3.空白恐怖症

上のチェックリストでD、E、Fに該当する人は、まさにコレですね。

この悩みけっこうな割合でいるのではないかと思っています。
かくいう私も以前は、まさにコレでした。
どういう症状かというと、

とにかく手帳を埋めなくては!

という気持ちが強すぎるというものです。

私の昔の手帳のサムネイルです。概ねぎっしり書いていますね。
とにかく埋めないと!と思い込みすぎていました。

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そして、これが最近の自分の手帳のサムネイルです。以前より書いている分量が減っている上に、ほとんど書いていないページも存在します。

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別に書けない日があっても良いのです。よく手帳特集の本やムックを読んだりすると、使いこなしている人が、ものすごく緻密に書いているのを見て、憧れてしまいます。しかし、全ての人がそういう本に書いてあるような人のように、毎日書くことに溢れているわけではないのです。むしろ、1行も書くことがあったと思うべきなんです。

とはいえ、どうしても書きたい!と思う人は、付箋手帳で始めてみることをオススメしますよ。気づいたことや思った事を付箋に書いて、それを手帳に貼るだけです。最初は、それでも十分だと思いますよ。




checkmark.png 4.おしゃれ感重視過ぎ

F、Gに該当する人は、こういう人が多いのではないでしょうか。

とにかく手帳特集のムック本とか、オシャレ手帳ブログなどを見て、

私もあんな感じの手帳にしたい!

という強い憧れを抱くというものです。
気持ちは、すごーくよく分かります。でも、その手帳誰かに見せますか?

もしも、誰かに見せる用の手帳(そういうものがあればということですが)だったら、おしゃれ感を重視しても良いでしょう。
しかし、人に見せる予定がなければ、もう少し実用性に傾けても良いかも知れません。
マステやシール、ハンコなどで色々飾りたくなる気持ちも分かりますが、それをやっていて結局、手帳疲れになってしまっては意味がありません。
そういう人は、そういう人はそもそもそういうのが、合っていない人かもしれませんよ?

それよりも、まずは続けることを第一にして、

書くことを習慣にすること

を目的にやってみてください。自然と書くことが習慣になってきたら、その時に少しデコっても良いかも知れません。オシャレ手帳は、自然にそうなっていくのが、正しいんですよ。たぶん。




checkmark.png 5.書くことの習慣化

最後は、一番の核心なのですが、手帳が続かない人の最大の問題点は、「書く」という行為が習慣化していないことです。

上でも書きましたが、その手帳は誰かに見せるものですか?
基本的に手帳ってとてもパーソナルなものなので、誰かに見せるものではないはずです。
だから、付箋がペタペタと貼ってあっても、多少殴り書きであっても、落書きが書いてあっても全く問題ありません。

それよりも、あなたの脳の中身を書き出すための用途として、アウトプット先に手帳を使うようにしてみると良いですよ。書こうと思ったときに側にあって、どんな些細なことでも、どうでもよいメモであっても、まず手帳に書くのです。それが、あとで役に立つか立たないかなんて、その時点では絶対に分からないのですから。

書くことによって、あなたにとっての手帳の価値を高めるのです。でも、だからといって、目一杯に埋め尽くすことを目的にする必要はありません。目的は、あくまで継続的に手帳を使い続けるということなのですから。

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 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 アウトプットすることの大切さ

手帳を続けるか否かというのは、結局は習慣化の問題なんですよね。実は。
習慣化されていれば、多少重たかろうが、サイズが大きかろうが、オシャレ手帳にしてようが、できてしまったりします。逆に習慣化されていなければ、1行であっても1年続けるのは難しいと言えます。上で示したように書くことが、手帳の価値を高め、それが次の書くというアクションを促すというような好循環を生まなければならないわけです。そのためには、オシャレや内容などは、二の次三の次で構わないのではないかな?というのが、長く続けてきた私の結論です。


どちらも、すごく気になる!




手帳を続けるコツは情報のinboxにすることです

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情報管理LOGの@yoshinonです。
皆さんは、来年の手帳を決めましたか?
私は、この数年はずっとすごく軽いシステム手帳を使っています。
かれこれ手帳を使い始めてからかなり経つのですが、手帳を手放す日はなかなか来ないなと思っています。できれば、デジタルに一元化できればそれに越したことはないのですが、実際の運用を考えた時には、アナログを排除することはできないんですよね。難しいものです。

さて、手帳関係の様々な話を聞く中で、「最初は勢いよく書くのだけど、なかなか続かない」という悩みをよく聞きます。今回は、なかなか手帳が続かないという悩みに関して、こうやったらよいのではないか?という記事です。

  
【 手帳を続けるコツは情報のinboxにすることです 】  

 1.手帳が続かないという悩みについて

 2.手帳を情報のinboxにする

 3.手帳をinboxにするためにできること







checkmark.png 1.手帳が続かないという悩みについて

手帳話をすると、よくこういう話が出てきます。

「最初は、書こう思って勢いよく書くんだけど、あまり長続きしないんだよね」
「そもそも書くべきことが、あまりないかも」
「手帳に何を書けばよいか分からない」


などなど。
それでも、毎年、この時期に新しい手帳が、文具屋さんに並び始めると、そわそわし始めて「来年の手帳どうしようかな?」「来年こそ頑張る!」となる人も多いわけです。
でも、その気持ちよーく分かるよ!

自分もこの時期になると、ソワソワするし!
もう、自分の中では、今のシステム手帳を継続することになっているのですが、それでも他の手帳も使ってみたいなと思うわけです(趣味として)。しかし、逆に手帳が続かないということがなかったので、自分の中では手帳が続けらない人の気持ちが分からなかったりします。

したがって、手帳をどう続けられるか?
ということよりも、自分がどのように手帳を位置づけて、書き綴っているのかを知ってもらうことで、続けるコツのようなものの手がかりにしてもらえたらと思います。



checkmark.png 2.手帳を情報のinboxにする

まずは、以下のチェックリストを使って、自分の手帳の使い方について点検してみてください。

 □ いつも手帳を持ち歩いている
 □ 仕事の机の上には、いつも手帳が載っている
 □ どんな些細なことも手帳に書いている
 □ スケジュールを手帳だけでやろうとしている
 □ 書けない日があることが気になる
 □ 空白の多いページが気になる
 □ オシャレに、丁寧に、綺麗に書かなくてはいけないと思っている


さて、いかがだったでしょう?
たぶん、手帳が続かない人は、たくさんチェックがついたのではないでしょうか。

私の観測範囲ですが、手帳を使いこなしている&手帳を使い続けている人は、とにかくいつも手帳を持ち歩き、そしてことあるごとに書いています。

手帳を情報のinboxにしている

のです。
私は、手帳とiPhoneは常に持ち歩いています。
iPhoneは、デジタルのメモを。そして、手帳はアナログのメモをとるための情報のinboxと考えています。この場合、ダブルinboxですが、私は最終的には、デジタルに集約しています。

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じゃあ、最初からiPhoneでいいじゃない?
となりそうですが、アナログの速度感、自由度は、残念ながら現在のデジタルは及びません。




checkmark.png 3.手帳をinboxにするためにできること

そういうわけで、アナログの情報を全て手帳に集約するというinbox化を図る必要があります。

1.常に持ち歩ける手帳を選ぶ
まず、ここで一番重要なのが、

手帳のサイズと重さ

です。
これは、すごく重要なポイントだと思います。

どんなにinbox化するよい方法があったとしても、そもそも手帳を常に身につけるという基本がなっていなければ、それ以前の問題になってしまいます。
そのために、とにかく常に持ち歩けるサイズと重さでなければ、意味がありません。一見、すごくおしゃれで機能性にあふれていたとしても、それを持ち歩かなければ、宝の持ち腐れなのです。
なので、まずは手帳選びの段階で、

「これだったら、毎日ずっと持ち続けられるかも?」

と思えるものを選んでください。



2.何でも書く
何でもというのは、本当の意味で「何でも」です。
スケジュールだけではなく、メモでも、ちょっとしたアイデアでも、日常の気づきでも、タスクでも、何でもです。
特に用途を絞る必要はありません。
あとで、「そういえば、アレってどこにメモしたんだっけ?」という時に、手帳さえチェックすれば良いという状態になるのが理想です。



3.付箋を利用する(メモするという行為をシステム化する)
しかし、いくら何でも常時手帳を本当の意味で持ち歩くなんて難しいという場合は、付箋に書き付けても良いです。その代わり、書いた付箋は必ず手帳に貼り付けてしまいましょう。そうすると、常時身につけていなくては、という部分のハードルがすごく下がるはずです。
私は、無印良品に以前売っていたカードケースの中に付箋を常時入れておき、そこにメモをするようにしています。

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この方法が、ベストかは分かりませんが、かれこれ長い間このスタイルでやっています。この記事でも書いていますが、とにかくメモするという行為をシステム化することが何よりも大事ということですね。

こんな風に貼り付けています。

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eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 難しく考えなくても良いのです

手帳を使いこなせたら格好いいのに!とか、
手帳を活用している人みたいになりたい!とかとか
考えている人って案外多そうです。

でも、そのためのウンチクが多すぎて、不安になってしまう人もまた多いように感じます。大丈夫です。別に難しく考えなくても。自分が困ったときのアシスタントだと思って、使い続けていれば、自然と自分流が身についてくるはずです。

次回は、そういう手帳を続けようとしている人にとっての不安をどう取り除くかということについて記事にします。


【関連記事】
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メモとは、システムであるに全面的に賛成です(アナログ編)
ほぼ日手帳のカバーは、キングジムのノートカバーマグネットタイプできまりだ!
あなたが来年の手帳に迷っているならば、システム手帳にすべき理由


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1巻ずつ購入して次の巻を実質半額で購入するというワザでいくと良いですよ。




あなたが来年の手帳に迷っているならば、システム手帳にすべき理由

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情報管理LOGの@yoshinonです。
そろそろ今年も残り3ヶ月となり、文具屋さんでは来年の手帳も見られるようになってきました。毎年、手帳難民とも言える人たちが、たくさん迷いに迷っている姿をよく見かけます。

その気持ち、よーく分かります。

私も以前はそうでした。そして、今でも新しい手帳を見ると、気がそぞろになります。しかし、とはいえ今は迷いなく今の手帳を使い続けるだろうと思います。もしも、迷うのが好きではないならば、私は断然システム手帳を推します。
なぜ、私がシステム手帳を大プッシュするのか、以下に理由を書いていきます。


  
【 あなたが来年の手帳に迷っているならば、システム手帳にすべき理由 】  

 1.リフィルが選び放題
 2.カバーだって選び放題
 3.カスタマイズで自分仕様にできる
 4.データ化しやすい
 5.重い手帳を持ち運ばなくて済む
 6.過去の手帳を参照するのが容易になる
 7.手帳だけでなんとかなるようになる
 8.時系列の入れ替えも容易
 9.年や年度をまたいで使える
 10.長く愛用できる







checkmark.png 1.リフィルが選び放題

まず、誰もが思いつくのが、これですよね。
私もコレを大きな理由の一つにしています。だって、通常の手帳では、自由に選べませんよね?
しかも、厚みの許す限り、自分が気に入ったリフィルを何種類だって入れられるのです。これほど、手帳好きにとって究極の楽しみはないのではないでしょうか?

私は、現在入れているリフィルは、以下の通りです。














checkmark.png 2.カバーだって選び放題

次に大プッシュの理由として挙げたいのが、これです。
ほぼ日手帳などもバリエーションが多くてうらやましいですが、システム手帳だって負けてません。
最近では、おしゃれな手帳カバーが多く、今までのシステム手帳のイメージを覆すデザインが多いです。

Poterのカバーとか。




こんな革製の可愛いのとか。




これについては、以下にも書きましたので、参考にどうぞ。

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checkmark.png 3.カスタマイズで自分仕様にできる

さて、ここからは、かなりコアな感じになってきますが、むしろここからが本番みたいなものです。
システム手帳には、このような専用のパンチがあります。




これを使えば、どんな書類だって、リフィルとして自由に入れることができます。

出張前にGoogleマップをちょっと印刷して持っていくとか
お手製のチェックリストを印刷して持って歩くとか
会議の資料を入れていくなんてこともできます。


これが、普通の手帳だったら、別のフォルダに入れたりしなくちゃいけんなくなったりしますよね?

もちろん、エクセルなどを用いて、自分専用のリフィルなどを作成することもできますよ!




checkmark.png 4.データ化しやすい

私にとってシステム手帳にする最大の理由が、これです。
全てが、取り出せるというのが、最高なんですよね。
私は、情報管理LOGで何度も書いていますが、毎月ScanSnapで前の月の手帳をスキャンするようにしています。

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もしも、取り外すのが大変だったら、たぶん早々にデータ化するのを諦めていたと思います。しかし、システム手帳のおかげで、データ化するのがものの数秒~数十秒程度で終わってしまうのです。しかも、一月分が。
もしも、手帳のデータ化を考えている人がいるならば、即刻システム手帳にすべきです。ちまちまiPhoneとかのスキャンアプリとかでやっているのが、本当に馬鹿らしくなるレベルですよ!




checkmark.png 5.重い手帳を持ち運ばなくて済む

システム手帳は、重い。
みたいな感じで思っていらっしゃる方も多いのではないかと思います。特に40代ぐらい以上の人は、そうではないでしょうか?たぶん、こういうのを想像しているのではないでしょうか?




しかし、実際のところ私のシステム手帳は、そんなに重くないです。それどころか軽いレベルです。
私の手帳は、バイブルサイズのASHFORDのCLAPというのを使っているのですが、下手な手帳よりも軽いですね。少なくともiPad miniよりは、確実に軽いです。



さらに、4でも書きましたが、毎月前の月の分をスキャンしています。それを、全てDropbox上に入れてあり、さらにDocumentsというアプリにも入れてあります。したがって、究極的には先月分さえ入れておく必要がなく、今と未来の分のリフィルさえ入って入れば良いのです。そうすると、究極的には軽くなります。とはいえ、今はそこまで思いきれず、よく参照する数ヶ月分だけを入れるだけにしています。





checkmark.png 6.過去の手帳を参照するのが容易になる

上に書いたように、Documentsというアプリに入れてあるのですが、このおかげで過去数年分の手帳をいつでも参照可能な状態になっています。これは、いつも持ち歩いているiPad miniだけではなく、iPhoneにもいれてあるし、Dropboxにも入っているので、PCからも参照可能な状態になっています。

普通の手帳だったら、過去数年分を持ち歩くことができますか?

この過去数年分をいつでも参照できることで、

1年前のあの会議で話されていたことってこれかな?とか
あの時のチェックリストが使えないかな?とか
あの時の参加者って誰だっけ?とか
数年前に思いついたアイデアあったよな~とか


が、いつでもできるのです。

これって、かなりの強みですよね。



checkmark.png 7.手帳だけでなんとかなるようになる

私の手帳には、名刺やいくらかお金もいれてあります。
ぶっちゃけ、iPhoneと手帳さえあれば、大抵のことは何とかなるかな?ぐらいなかんじになります。
手帳には、仕事上の物理的な道具。
そして、iPhoneには仕事に関わるデータが入っているので、最悪どんな状況でも何とかなるだろうと思っています。実際に出かけるときは、この2つさえあれば何とかなっています。




checkmark.png 8.時系列の入れ替えも容易

時系列を入れ替える必要ある?と思われる人もいるかもしれません。
それはあくまで普通の手帳感覚だったら、その必要はないかもしれません。しかし、過去のメモやリストなどが、有効な時というのがあるはずです。そういう時は、時系列に関係なく、差し込めば良いのです。

さらに、簡単な読書メモなどをとっている時、読み終わっていない場合は、過去のページから最新ページに移動するなどということもしています。そうすると、常に最新ページが、情報の最先端であり続けることができるのです。
私は、ページにこのように月と連番を入れているので、元に戻したくなったら元の場所に入れ直すことができます。こういう柔軟性もシステム手帳ならではと言えますね。






checkmark.png 9.年や年度をまたいで使える

システム手帳には、年や年度という概念がありません。
リフィルによってはありますが、基本的にそこまで固執するほどの強い縛りはないです。昔、通常の手帳を使っていた時は、年度の切り替わりがウィークポイントでした。今まで書きためてきたメモなどが、新しい手帳にはないのです。それを防ぐために、しばらくの間前年度の手帳も持ち歩かなくてはなりませんでした。そういう方けっこう多いのではないでしょうか?

システム手帳は、必要なものは残し、不必要になれば抜き去れば良いだけなので、年度をまたぐのも何の苦痛でもありません。しかも、数年分の手帳はいつでもデータとして参照可能なので、恐れるものは何もないのですから。




checkmark.png 10.長く愛用できる

上でも書いたように、私はASHFORDのCALPというシステム手帳を使用しているのですが、もうすでにこれで3年目を過ぎようとしています。子羊の皮でできているので、次第になめらかに深い色になってきました。気に入った一つにものを長く使い続けられるというのもシステム手帳の醍醐味なんですよね。

下の図のように、手帳カバーは過去の手帳と未来の手帳が一時期留まるドックのようなものなのです。

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eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 システム手帳についてだったらいくらでも語れそうです

今回は、久々に勢いで書いています。きっと、かなり暑苦しい内容になっているのではないかと思いますが、システム手帳の良さを広めるためにだったら、いくらでも書けそうです。手帳は、あくまでも道具ですが、その道具をどのように使いこなすかによって、いくらでも豊かになることはできます。
逆に手帳に振り回され、手帳には使われれしまうならば、主従が逆転していると言えます。あくまで、使いこなしてこその道具なのですから。というわけで、皆さんも来年の手帳は、システム手帳にしてみませんか?




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手帳にいつも忍ばせているモノ

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情報管理LOGの@yoshinonです。
iPhoneとともにいつも手放せないのが、手帳です。その手帳の中に実は、様々なものをいつも忍ばせています。今回は、手帳のプラスアルファの中身を大公開いたします。


  
【 手帳にいつも忍ばせているモノ 】  

 1.名刺
 2.ミニ定規
 3.定規付きリフター
 4.付箋
 5.お金
 6.ファスナー付きポケット
 7.自作ホワイトボード
 8.その他







checkmark.png 1.名刺

名刺入れを忘れても、手帳を忘れることがないので、いつも手帳には名刺を忍ばせています。しかも、2種類。

1つ目は、普通の紙の名刺です。
ここには、載せづらいものなので、ほとんどぼかし入りで何が何やらで申し訳ないです。

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2つ目は、木の名刺です。
これは、自分の中では「決め名刺」の役割があって、インパクトを残しておきたいとか、どうしても名前を覚えてもらいたいという場面で使うようにしています。大抵の方は、少し驚かれます。「これって、本物の木ですよね?」と聞かれることも多く、そこから話が弾んだりもします。

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checkmark.png 2.ミニ定規

金属製の薄くて軽く、そしてたった6cmしかない定規です。

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6cmの長さの定規なんて、何の役に立つの?

と思われるかもしれませんが、これが予想以上に出番が多いです。手帳の中にちょっとした直線を引きたい場面とか、ちょっとしたものの長さを測るという場面って、案外多いのですよ。




checkmark.png 3.定規付きリフター

もう一つ定規です。とはいっても、リフターということで、リフィルのヨレや曲げを防ぐための入れています。簡単に取り外せるので、本当に定規代わりに使うことが多いです。こちらは、16cmの長さになります。

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定規付きのは、他にもこういうのがありますね。







checkmark.png 4.付箋

ものすごく多用しているのが、付箋です。
私の中では、付箋のない手帳というのは、ちょっと考えづらいというレベルですね。
付箋と手帳の関係では、たびたび記事にしています。

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付箋は、アッシュフォードのプロテクター 0345-100をドック代わりに貼り付けています。ここから、ちょっとしたメモ書きや、手帳に記すまでもないことや、逆に情報として手帳の中をフォローティングさせたいものなどを書いています。

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また、こんな風に全面ノリ付箋だったら、マステ代わりにも使えるしね。便利極まりないです。

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checkmark.png 5.お金

ここまで来ると、お前の手帳は財布か?
と言われてしまいそうですが、理由があります。

1つ目は、万が一の手帳の紛失に備えてです。
これについては、過去に記事にしました。

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このように入れておくことで、もしも拾ってくれた人が連絡を取ってくれる可能性を高めています。私の中では、お金を失う以上に手帳を失うことの方が、損失が大きいのです。

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2つ目は、予備のお金としてです。

出かけた先で細かいお金がないとか、
財布忘れた!


という時のためです。実は、これで相当助けられています。命拾いレベルの時もあったので、お金を入れておくのは、本当にオススメします。

後述のファスナー付きポケットにも小銭なども入れているので、まさに財布代わりですね。




checkmark.png 6.ファスナー付きポケット

システム手帳にしている理由は、たくさんありますが、このファスナー付きポケットのリフィルが使えるというのも非常に大きいです。

上でも書いたように、お金も入れられるし、いただいた名刺やらクーポンなど、とにかくさっと入れることができるのが便利過ぎなんですよね。

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checkmark.png 7.自作ホワイトボード

私は、昨年から自作のホワイトボードを手帳に入れています。クリアフォルダをリフィル仕立てにしたモノです。作り方に関しては、過去記事を参照してみてください。

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こんな風にホワイトボードマーカーで書けば、サッと書けて、サッと消せるのです。
人にちょっとした図を描きながら説明するときに便利なんですよ!




checkmark.png 8.その他

その他には、前述のファスナー付きポケットに以下のものを忍ばせています。

1.自動車保険のドライバーカード
一応、Evernoteにも入れてありますが、手帳の方が早く取り出せるだろうということで入れてあります。万が一の事故に備えて。

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2.各種クーポン
財布に入れておけば良いじゃないと言われそうですが、財布はすでにカード類が多くて、ごちゃごちゃしすぎているので、あえて手帳の方に入れるようにしています。あれば便利程度に入れていますね。


3.緊急連絡先メモ
これは、万が一に備えてですね。
行き倒れになるということは考えづらいですが、ないとはいえないので。




 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 手帳はミニサイズの万能カバンみたいな感じ?

こうやって挙げてみると、かなり分厚くて重たそうなイメージですが、実際は薄い&軽いを実現しています。やっぱり、重くなると持ち歩きたくなるしね。
それでも、手帳さえあればなんとかなるだろうという安心感はほしいので、このように色々なモノを忍ばせて、一種のミニカバンのようにしています。


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ScanSnap+Dropbox+Documentsで手帳が未来志向のツールになった

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情報管理LOGの@yoshinonです。
先日、Documentsのアップデートで同期フォルダというのが追加され、めちゃくちゃ便利だよという記事を書きました。それの副次的な効果として、劇的に手帳の役割がこの1ヶ月の間で変化しつつあるということについて書いておきたいと思います。

  
【 ScanSnap+Dropbox+Documentsで手帳が未来志向のツールになった 】  

 1.Documentsの同期フォルダとは何か?

 2.先月分までの手帳の中身がいつでも参照可能に

 3.手帳が未来志向に変わりつつある







checkmark.png 1.Documentsの同期フォルダとは何か?

まずは、Documentsというアプリについて説明しなくてはいけませんね。
Documentsとは、かなり優秀なマルチドキュメントビューアアプリです。



ドキュメントと書きましたが、実際はかなりのファイル形式を読めるので、マルチメディアビューアという方が、正しいのかもしれません。とにかく、これ1本持っておけば、色々安心なアプリだぞ!というものです。

さて、その優秀なDocumentsですが、先月の末ごころにアップデートがあり、さらにパワーアップしました。その一つに同期フォルダがあります。これについては、以前記事を書きましたので、ぜひそれを参照して欲しいです。

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さて、どの同期フォルダですが、ようするにオフラインでもDropboxなどのオンラインストレージにアクセスできるというものです。

オフラインなのにDropboxとかにアクセスできるわけないだろ?

と思われるかもしれませんが、その通りです。
この同期フォルダは、事前にそのフォルダの中身をローカルに保存しているのです。iOS版のDropboxを使った人ならばわかると思うのですが、モバイル版のDropboxは、PC版と違い基本的にローカルにファイルを保存していません(Dropboxアプリでは、ファイル単位ならばできる)。これは、PC版と同じような感覚で使えると思って間違い無いです。自動的に同期され、オフラインではその同期された分のファイルを閲覧&編集できるのです。

これは、自分的には、iOSにおけるDropboxとの関係を一変させるのに十分なアップデートでした。




checkmark.png 2.先月分までの手帳の中身がいつでも参照可能に

その同期フォルダの1つとして、私はScanSnapでスキャンした手帳の中身を入れているフォルダを指定しています。

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私は、システム手帳推しなのですが、その理由の一つがスキャンのしやすさです。
単にリフィルを取り出して、スキャンするだけなので、いちいちスマホアプリでスキャンする必要もなく、まとめて一気にできるのが、すごく快適なのです。
毎月1日に先月分の手帳をまとめてスキャンしています(面倒臭がり屋なので…)。

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スキャンした手帳画像は、ScanSnapのフォルダの中の「手帳Archive」というフォルダに入れるようにしています。
その「手帳Archive」のフォルダ自体が、Dropboxのフォルダ内にある(ScanSnapのスキャンフォルダは、全てDropbox上にある)ので、それをDocumentsの同期フォルダに指定したのです。
そして、できたシステムがこんな感じになりました。

https://gyazo.com/63b715a588269d93788cc4c39f53b340


Documentsの同期フォルダに指定したことによって、iPadやiPhoneで、いつでもどこでも先月分までの手帳の 中身が参照可能になりました。このように見ることができるようになったのです。
iPad miniで見るとこんな感じ。

https://gyazo.com/5996eb71076d1f8a8f681971d731173f


iPhoneで見るとこんな感じ。

2017060802.png



今までは、半年ごとにスキャンした手帳の画像をPDF化し、それをDocumentsで参照するようにしていました。

2016102804.png



まあ、それでも十分に満足していたのですが、それでも半年以内の手帳は実際のリアル手帳を参照する方が早かったのです。しかし、同期フォルダによって、最低でも1ヶ月前までの手帳の中身をいつでも参照可能になったというのは、非常に大きな変化でした。




checkmark.png 3.手帳が未来志向に変わりつつある

手帳というのは、時系列データです。
バレットジャーナルのように擬似的にタグ構造的な方法をとったりとか、様々な検索手法を手帳に盛り込んだりしている手帳術などがありますが、基本的な構造としては、常に時系列に後ろのページに向かって進んでいるわけです。

2017060803.png



そうすると、過去の手帳の中身は、基本的には参照されるために存在するようになっていきます。

あの日何していただろう?
あのアイデアどこに書いていただろう?


というように、過去に遡って参照するような構造になっています。
そして、時系列的に古くなればなるほど、その参照される割合は低くなる傾向があります。少なくとも私の場合は。

2017060804.png



今までは、それでも参照するためだけに過去半年分ぐらいを手帳に入れていました。
※それ以上過去の手帳の中身は、PDFで参照する。
しかし、1ヶ月前までの中身まで、いつでも参照可能になったことによって、もはや手帳は過去を振り返るためのツールではなくなりつつあります。過去方向への矢印が極端に短くなり、未来方向へどこまでも伸びるイメージになりました。

2017060805.png



思いついたアイデア、様々なメモをどんどん書き足し、過去の手帳はどんどんアーカイブしていき、いつでも参照可能にすることで、過去を振り返る機能をそぎ落としつつあるのです。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 手帳とデジタルの関係がこれまでにないぐらいに良い感じ

Documentsの同期フォルダによって、私にとっての手帳とデジタルの関係は、かつてないほど良好な状態を保っています。まさに理想に近いレベルまで引き上げられた感じさえしています。
もちろん、完璧とは言えませんが、それでもアナログの手帳だけで管理していた時代から比較すると、雲泥の差があります。今は、1ヶ月前までの中身さえあれば良いというぐらいにはなってきましたが、究極的には昨日までの手帳の中身さえいらないとなれば、完成形なのかもしれないぐらいには、考えています。とはいえ、アナログの閲覧性の良さというのも代えがたいのですけどね。
ScanSnap + Dropbox + Documentsの3つのコンボでできるデジアナハイブリット手帳術は、ものすごくオススメワザですので、ぜひやってみてください。





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