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エクセルで楽にバージョン管理する方法

2018071800.png


情報管理LOGの@yoshinonです。
エクセルでソフトを作ったりすると、機能の追加やバグの修正など、その都度バージョン管理する必要が出てきたりしますよね。それ以外にも自分で作成しているデータをバージョン管理したいという場合もあるはずです。
今回は、エクセルでバージョン管理を楽に行う方法についてです。これで、間違って上書き保存ししちゃったとかがなくなります。
ちなみに、

GitHub使えよ!

とか、そういうクソリプいりませんから!
世の中の会社全てでそういうのが、使える環境があると思い込まないでください。むしろ、非常にIT的に極悪な環境の職場って、まだまだ多いのですよ。とほほ。
はい、愚痴でした。
それでは、いってみましょう!


  
【 エクセルで楽にバージョン管理する方法 】  

 1.エクセルは、バージョン管理するのが良い

 2.一瞬で別バージョンのファイルを作成する方法

 3.更新履歴大事!







checkmark.png 1.エクセルは、バージョン管理するのが良い

皆さんは、エクセルのファイルをバージョンで管理していますか?
私は、自分で作成したファイルやソフトは、基本バージョン管理するようにしています。このあたりは、過去記事にも書きましたので、ぜひ参考にしていただければと思います。

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エクセルあるあるとしては、こんな事例ですかね?

・上書きしてはいけないファイルに上書きしてしまった。しかも、さらに上書き…。
・エクセルファイルを共有していて、大事な部分の書き換え作業中他の人に上書きされてしまった。
・ファイルを更新していったものの、前に使っていた数式の方が良かったことに気づたものの、すでに完全に失われてしまい、もう一度ゼロから数式を組み上げた。
・エクセルのソフトを周囲の意見を参考に更新していったものの、上司の一言で大幅な仕様変更に。そして、それが以前使っていたものをベースにした方が早かったのだが、すでに失われ、ほぼゼロから組み直し。
・ほとんど完成間近だったにもかかわらず、急に書式などが総崩れし、元に戻らない状態に。仕方が無いので、ほぼゼロから作り直し…。

エクセルのファイルは、バージョン管理と更新履歴を残したらいいよ! - 情報管理LOG


そこで、私はエクセルでは、バージョン管理と更新履歴をこまめに残すようにしています。
イメージとしては、こんな感じですね。




これによって、以下の効用があります。

 ①過去のバージョンが残っているので、実質バックアップになっている
 ②どこで失敗したか分かりやすい
 ③枝分かれさせやすい
 ④リカバリが容易


自分自身を助けるという意味合いでも、ぜひともバージョン管理をすべきなのです。




checkmark.png 2.一瞬で別バージョンのファイルを作成する方法

とはいえ、これもあるあるなのですが、

あれ!?これって、保存してたっけ??上書きで良いのだっけ?

という場面ありますよねぇ…。

しかし、以下の方法を使うと、そういうのがなくなりますので、ぜひともやってみてください。

例えば、この一番下のver6.1のファイルの最新バージョンを作りたい場合は、

2018071801.png



ファイルの上で右クリックし、「新規作成」をクリックしましょう。

2018071802.png



そうすると、そのファイルが立ち上がるのですが、上書き保存しようとすると…
このように、必ず「名前を付けて保存」になるのです。

2018071803.gif



しかも、名前を付けて保存する際もちゃんと以前のバージョン名が出るので、ファイル名を打ち直すという手間もかからないのです。

2018071804.png



これで、「あー上書きしちゃった!!」という罪作りもなくなりますね。




checkmark.png 3.更新履歴大事!

あと、これは完全に余談なのですが、なるべく更新履歴も残すようにしましょう。
私は、自分の作成したファイルには、必ず別タブに更新履歴を残すようにしています。これによって、他の人に引き継ぐときもラクになるし、何より自分がかつてどのようにファイルを更新したのかが、ちゃんと残るので、便利なんですよね。

こんな感じで残しています。



これによって、過去のバージョンに遡って、やり直すこともそれほど苦痛ではなくなるし、どこで間違えたかも比較的分かりやすくなるのです。
オススメですよ。

バージョン管理と更新履歴の残し方の方法の詳細については、先ほどの過去記事をぜひ参照してみてください。

エクセルのファイルは、バージョン管理と更新履歴を残したらいいよ! - 情報管理LOG




 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 自分の記憶はアテにならない

まずもって、自分の記憶はアテにはならないと思った方が良いです。ちょっとした更新であっても、それがどのような理由に基づいて行われたものなのか?というのを正確に覚えておくのは、難しいです。1週間もすると、忘れちゃうしね。
覚えていられるという自信は、すぐに揺らぐはずです。
だからこそ、こうやって記憶を外部化するのって大事なんですよね。



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