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机の引き出しの整理術

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机の引き出しが、カオスになっていないだろうか?
いつも使うものを取り出すときに、軽く探していないだろうか?

「机の引き出しを整理する時間があったら、他の仕事をしているよ」という人もいるかもしれません。しかし、少なくとも使いたいものを探す細かな時間を合計したら、かなりの時間になってしまいます。
今回は、短い時間でできる机の引き出しの整理術です。

  
【机の引き出しの整理術(実践編)】  
 1.点検する
 2.3つの引き出しの役割分担
 3.処分の方針
 4.処分の仕方





1.点検する

まずやるべきことは、机の中に何が入っているのかの点検です。
チェックポイントは、以下の2つだけ!

 □ 同じ(機能)ものが2つ以上入っていないか
 □ 1ヶ月以上使っていないものがないか


これに沿って、チェックしてみてください。
そうするとかなりのものが、リストに上がってくるはずです。


2.3つの引き出しの役割分担
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たいていのオフィスの机の引き出しは、このように3つの引き出しで構成されていますよね。
そこで、この3つに明確な役割分担を与えます。

①一番上の引き出し
毎日使うもの、頻繁に出し入れするものを入れます。
考えられるものとしては、
・印鑑
・付箋
・定規
・ステープラ
・筆記用具
・テープ類
・修正テープ
・テープのり
などでしょうか。実際に毎日使うものというのは、実はとても少ないのです。また、人によっては、何を毎日使うかは変わってくるところなので、自分の日常の行動と照らし合わせてみましょう。

②二番目の引き出し
毎日ではないにしても、割と使うものを入れます。

③三番目の引き出し
よく参照するファイル、進行中のファイルなどをストックしておきます。
基本的に2/3以上は、空いていた方がよいです。


3.処分の方針
さて、ここからが本番ですが、ここまで点検していけば、かなりの数のものが処分の対象としてリストアップされてくるはずです。
しかし、闇雲に処分するとあとで後悔したり、逆に処分しきれなくなって結局元通りになってしまうので、ある程度の方針が必要になってきます。

まず、それらのモノを3つに分類します。
A:同じもの(機能)がある
B:使っていない(使わない)
C:使うかもしれない


AとBに関しては、処分します。処分の方法に関しては、4で触れます。
Cに関しては、保留とします。
保留に関しては、そのまま机の中に戻すのではなく、いったん箱か何かに入れ、ロッカーなど他の場所に保管することとします。


4.処分の仕方
さて、3のAとBに関しては、すぐに処分しましょう。
処分の仕方ですが、2つ方法があります。

1つ目は、「即ゴミ箱行き」です。

迷ったり、「もったいない」などと思わずに思い切ってやってください。そうしないと、またカオスな机に戻ってしまいますよ?

2つ目は、「人にあげる」です。

どしてもゴミ箱行きにするのに抵抗のある人は、人にあげてください。よほどのモノではない限り、たいてい喜ばれますよ。そのモノに第2の人生を送らせてあげると思えばよいのです。
私は、半年に1回ぐらいのペースで職場内でいらないモノオークションを行います。オークションといってもお金を取らずにあげるだけなのですけどね。意外とはけるものですよ。


次回は、机の引き出し整理術(実践編)です。



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