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年初の仕事やっておくとラクになること

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情報管理LOGの@yoshinonです。
正月の三が日が開けてしまいましたね。本日から仕事始めという方もいらっしゃるのではないでしょうか?
さて今回は、気持ちよく今年の仕事をスタートするために、ちょっと便利になるいくつかのことを挙げておきたいと思います。もしよかったら、実践してみてください。


  
【 年初の仕事やっておくとラクになること 】  

 1.1年分のスケジュールをGoogleカレンダーに一括登録する

 2.タスク管理の見直し

 3.昨年までの書類をスキャン

 4.自動化を設定する







checkmark.png 1.1年分のスケジュールをGoogleカレンダーに一括登録する

これは、情報管理LOGで何度も再掲させていただいているワザなのですが、Googleカレンダーにスケジュールを一括登録することができるのです。しかも、割と簡単に。
これを知らずに1件1件ポチポチとスケジュールを入力するというのは、いかにも時間の無駄ですよね。ほら、アレだ!働き方改革?

というわけで、まずはこちらをGoogleドライブにコピーしてください。

スケジュール登録 ver.1.1 (安定版) 情報管理LOG版
※Googleドライブのスプレッドシートで開くので、「ファイル」→「コピー」をしてください。必ずです。



やり方に関しては、こちらの記事を参照してくださると良いです。

年度始めだからこそやりたい!Googleカレンダーにスケジュールを一括入力する方法(安定版)


でも、一応簡単に解説すると、以下のようになります。

1.スクリプトエディタを起動
メニューの「ツール」→「スクリプトエディタ」を起動します。





2.「実行」→「onOpen」





3.承認をする





4.カレンダーの一覧取得をする

「自動処理」という項目が、メニューに増えているはずなので、
「自動処理」→「カレンダー一覧取得」
で、自分のGoogleカレンダーの一覧を取得します。
※一覧を取得したいGoogleカレンダーのアカウントでログインしていることが必須です。




この時、3と同じように承認を求められることがあるので、以下のように承認してください。







5.スケジュールの入力

エクセルなどで予め1年間の予定がまとまっているならば、そこからコピペでOKです。もし、なければここで打ち込んでもOKです。1件1件全てGoogleカレンダー上でやるよりは、何倍もラクです。

入力項目としては、

 ・入力したいカレンダーの選択
 ・スケジュール名
 ・日付形式(終日か日時指定)
 ・日付(日時指定だったら、「開始日時」「終了日時」を指定)
  →終日の場合:2017/04/01のように記述
  →日時指定の場合:開始日時と終了日時を2017/08/01 10:13:00のように記述

を入してください。
なお、スケジュール名と日付指定は、セルの連続コピーでやると超ラクです。



6.スケジュール一括入力!

「自動処理」→「作成」

で一括入力が、始まります。200件程度でしたら数分で完了します。







checkmark.png 2.タスク管理の見直し

私は、1年の最初と新年度にタスク管理の見直しを行います。これは、具体的に何をするのかというと、以下の2つを行います。

・定型タスクの見直し
・中長期タスクと短期タスクの割り当ての見直し


1.定期タスクの見直し
私は、Wunderlistというタスク管理サービスを使っています。以前、Microsoftが買収し、Microsoft To-Doと統合すると言っているヤツです。しかし、未だ統合されず、統合する段階にも至っていません(Microsoft To-Doは、残念な仕上がりなのです)。そういうわけで、以前、Wunderlistを使っていた人達よ、戻っておいで!!
さて、閑話休題。

定型タスクの見直しですが、何をするのかというと2つの観点で見直します。

A:実行されていない定型タスクはあるか or 不必要な定型タスクはあるか
B:定型タスクに入れるべき繰り返し行っているタスクはないか


Aに関しては、一覧を眺めれば一発で分かります。実際に自分が実行していなかったり、もはや定型化する必要のなくなったタスクを削除れば良いのです。この段階で「いつかやるかも」というのは、いつになってもやらないので、一旦削除というのが気持ち的にもスッキリします。

Bの方がやっかいです。
実は、自分が繰り返し実行しているタスクというのは、明らかに意識している場合は除いて、意識しないままやっているものがあります。また、定期的に行っているけれども期間が数ヶ月以上単位で空いている場合というのも意識されづらい定期タスクです。

これは、完了タスクのログを見るしかありません。
そうすると年間を通して、何度も取り組んでいるタスクが見えてきます。明らかに複数回にわたってやっているならば、それは定期タスクに入れるべきです。完了タスクのログを見ると、意外に何ヶ月おきとか、数週間おきなどでやっていることが分かるはずです。

そのために私は、Evernoteに前日分のタスクをストックしているので、そこを見直すのです。

「爪を切る」さえも定型タスク化する

これをするためには、タスクと認識し得ないタスクが山ほどあるので、例えばたすくまのようなロガー系アプリで管理したり、私のように予め入っていなかったけど、取り組んだこともタスクとして放り込んでしまうというやり方もあります。

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Wunderlistには、「やったことリスト」も入れておくといいよ!

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2.中長期タスクと短期タスクの割り当ての見直し
これも、完了タスクのログのチェックをすると見えてくるのですが、なかなか取りかかれなかったタスクや、逆にサクサクと取り組めたタスクというのがあるはずです。それは、タスクの細分化かが上手くいっているかが、大きいです。そこで、年間を通して、忙しさが集中する時期を見通して、タスクを分散できるところを予め入れておくのと、中長期タスクが滞らないように、ペース配分の目処を立てておくとラクになります。これは、「○○に取りかかる」ぐらいのざっくりとした形でも構いません。そうやって、スケジュール的にマイルストーンを埋め込んでおくと、忘れずに済みます。

また、上手くいかなかったタスクを取り出しておくのも忘れずにいた方が良いです。
そうすることで、同じ間違いを繰り返しづらくなります。




checkmark.png 3.昨年までの書類をスキャン

仕事始めにとか書きましたが、私はこれを年末の仕事納めにやっています。
紙ベースの書類でどうしても残しておかなくてはいけないもの以外は、全てスキャンして捨ててしまいます。これは、かなり気分的にもスッキリするので、超オススメなんですよね。なので、私は自分の仕事用机に専用のScanSnapを置いています。


新しいScanSnapかなり値下がりしましたね。これだったら新しいのでも良いかも(3000円ぐらいしか旧製品との価格差ない)。

ScanSnapに関しては、昨年新製品であるiX1500が出た際に、ScanSnap Homeという新しいソフトになりました。実はこれ、旧製品であるiX500でも使えるのですよ。で、これの何がスゴいのかというと、スキャンしたら自動的にファイル名を付けてくれるのです。しかも、書類をOCRして適切だと思われるタイトルを付けてくれるのだから楽すぎます。もしも、ScanSnapのiX500使っている人がいたら、今すぐScanSnap Managerから切り替えたら良いですよ!

ScanSnapのIX500でもScanSnap Homeが使えるって知ってた?


ついでに書いておくと、私はよく事務用品である2穴ファイルありますよね?あれを使っていません。ほとんど全ての書類をクリアフォルダで管理しています。そうすると、スキャンまでの手間もほとんどなく快適そのものですよ!
色んな人にお勧めしているのだけど、広がらないのだよな…。

書類は、クリアフォルダシステムで管理してます




checkmark.png 4.自動化を設定する

最後は、自動化です。
私は、自動化が大好きなんです。PCを使う利点って、ラクをするためですよね?(えっ、違うの??)
だから、なるべく複数回やる仕事に関しては、自動化を図れるようしています。とはいえ、全ての業務を自動化できるわけではありません。しかし、PC上の作業で自動化できるポイントって多いのですよね。

エクセルだったらVBAで自動化できるならばすれば良いし、ファイル管理などもフリーソフトやPowerShellでサクサクと自動化を図ります。

また、メールの処理なども、ラベルの設定やフォルダ分けなんて、毎回やっているぐらいだったら自動仕分けしてしまえばよいのですよ。また、返信文もほとんど定型化しているならば、予め定型文として登録しておけば良いし。

あと、IFTTTやZapierなどを使えば、Googleカレンダーに登録したスケジュールをタスクとして登録することもできます。これ、毎回手打ちしてませんでした?
こういう自動化サービスなども、ガシガシ使えば、同じ作業を繰り返さなくてもよくなるのです。

コンピューティングの醍醐味は、自動化ですよ!

【情報管理LOGの自動化に関する過去記事】
朝のルーチンワークを自動化してみる ver3.0
Windowsでも自動文字起こしができる!議事録はGoogleドキュメントに任せろ
自動でタスクが追加されるシステムにしたら捗った
iPhoneを自動化するアプリやサービスを6つを紹介します



 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 無駄を省くのではないラクをするためです

よく怪しげなコンサルが、「業務の無駄を徹底的に省くのです」とか力説すると本当に嫌になってしまいます。まあ、確かに無駄なのかもしれないけれども、それを省いて仕事を押し込めるつもりでしょ?というのが、透けて見えるのでうんざりするのです。そうではなくて、一人一人がラクができて、少し余裕ができるためにやれば良いのですよ。
隙間時間ができたっていいじゃないですか。そういう余裕が欲しいよね。


ScanSnapの旧製品30000円台で買えちゃうのですよね。



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