私のタスク管理のやり方 #やるおわ

情報管理LOGの@yoshinonです。
倉下氏の「「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門」出版されました。その倉下氏のブログでタスク管理のやり方についてどうなっているのか？色んな人の方法について書いて欲しいと書いてあったので、乗っかかるような形にはなりますが、情報管理LOGのタスク管理のやり方について書いていきたいと思います。確かに様々な人のやり方を並べてみると、新しい発見がありそうです。というわけで、書いてみることにしました。

【　私のタスク管理のやり方 #やるおわ　】　　 　１．私のタスク管理の根本はGTD 　２．inboxへの登録について 　３．全体のフロー

まず、私のタスク管理の根本についてですが、これはこの10年以上ずっとGTDをベースにやっています。もしも、GTDに出会わなければ、今の私はなかったと言っても良いぐらい根幹をなす考え方になっています。

GTDって何？

という人もいるかもしれないので、一応簡単に説明すると、デビット・アレンという方が提唱したタスク管理のやり方です。これは、気になることを全てinboxに放り込み、それを一連のフローに従って、取り組んでいくというものです。

これが、GTDの基本のフロー図です。




この「頭の中の『気になること』すべて」というのが、重要ポイントで、自分が不安に思っていること、やらなくてはとぼんやりと思っていたこと、などとにかく全て出し切ることから始めなくてはいけません。

この全てを出し切るというのを体験する前と後では、全く違った景色が広がるはずです。それぐらい強烈な体験でした。
「もう、これ以上は出ないなぁ」と思ってからの絞り出していく感覚に慣れると、「いや、まだあるはず！」と自分に向き合う感じが好きなんですよね。

この時に「トリガーリスト」を眺めながらやると上手くいきます。トリガーリストは、あくまでその人が、タスクを思い出しやすくするためのモノなので、カスタマイズして使うと良いですね。私もかなり自分なりにカスタマイズしてタスクの収集をしています。
以下に一般的なトリガーリストの例を挙げておきます。

【トリガーリスト（例）】
（仕事編）
☑ 現在抱えているプロジェクトにはどんなものがありますか？
☑ 現在の仕事の目標は何ですか？
☑ 将来行うべきプロジェクトにはどのようなものがありますか？
☑ 机の上に何がありますか？
☑ 机の引き出しの中には何が入っていますか？
☑ 書類入れ、本棚、ロッカーやそのほか、あなたが管理している箇所にはどのようなものがありますか？
☑ 現在上司と約束（依頼）していることは何ですか？　約束（依頼）したいことは何ですか？
☑ 現在部下と約束（依頼）していることは何ですか？　約束（依頼）したいことは何ですか？
☑ 現在同僚と約束（依頼）していることは何ですか？　約束（依頼）したいことは何ですか？
☑ 現在取引先と約束（依頼）していることは何ですか？　約束（依頼）したいことは何ですか？
☑ 仕事の環境で変えたいことはありますか？
☑ 書かなくてはいけないメールがありますか？
☑ 処理しなくてはいけない書類がありますか？
☑ かけなくてはいけない電話がありますか？
☑ 行わなくてはいけない会議はありますか？
☑ 会議に関して行わなくてはいけない作業がありますか？
☑ 給与について心配事がありますか？
☑ キャリアプランについて心配事がありますか？
☑ 仕事上の直近のイベントにはどんなものがありますか？
☑ 習得したいスキルがありますか？
☑ 調査しなくてはいけないことがありますか？


（プライベート編）
☑ あなたの家を隅々まで思い浮かべてください。何かしなくてはいけないことがありますか？
☑ あなたの将来の目標は何ですか？
☑ あなたの現在の心配事は何ですか？
☑ あなたは今誰かと何か約束していますか？
☑ あなたは誰かと何かの約束をする必要がありますか？
☑ 今、あなたが欲しいものは何ですか？
☑ プライベートの直近のイベントにはどんなものがありますか？
☑ 次の休みはどのように過ごしたいですか？
☑ 行ってみたい国はありますか？
☑ 会いたい人がいますか？
☑ 習得したいスキルはありますか？
☑ 習得したい言語はありますか？
☑ 健康に関して心配事がありますか？
☑ 家族に関して心配事がありますか？
☑ 友人、近所の方などに関して心配事がありますか？
☑ 見たいテレビ、映画がありますか？
☑ 修理しなくてはいけないものがありますか？
☑ お金はきちんと管理されていますか？






全体的なフローとしては、以下のようになっています。

１．カレンダーからタスクの逆算
Ａ：近視眼的タスク洗い出し
週の初めの日曜日や月曜日にやることが多いのですが、直近の１～２週間のスケジュールを眺め、そこからタスクを逆算して出して行きます。これらは、すでにタスクの洗い出しが終わっているのもありますが、カレンダーを眺めながらやることで、早めにやるべきことや、繁忙時期の見極めをしていきます。直近なモノが多いので、この段階でスケジューリングしていきます。意外に見落としが発見されるのもこの段階です。また、Ｂで登録したタスクで細分化されていないものを、実現可能なサイズに細分化していきます。


Ｂ：１ヶ月単位でのタスク洗い出し
次に１ヶ月単位で俯瞰して、タスクの洗い出しをしていきます。先ほどより、もう少し長めの期間になるので、カレンダー上の様々な予定からタスクを割り出していきます。


Ｃ：半期スパンでのスケジューリング
次に半年レベルぐらいで、今後のスケジュールを眺めながら、カレンダー上に予定の登録をしたり、先々に発生するであろうタスクを登録していきます。特に直近でやるべきないようではないので、楽しい作業です。
半年レベルでプロジェクト（複数のタスクで構成されたもの）を眺めると、どのあたりに繁忙期が来るか、また全体的な進捗として、早めるべきかというのが見えてきます。


これらを、スケジュールは、Googleカレンダーへ。タスクは、Wunderlistに入れるようにしています。感覚的には、こんな感じですね。スケジュールは、いずれタスク化されていくとイメージしてもらえれば良いです。






２．完了タスクから定型タスクを見つけ出す
Wunderlistで完了したタスクは、Googleカレンダー上に残るようにしています。これは、ZapierというサービスとWunderlistを組み合わせて実現しています。

Wunderlistの完了タスクをGoogleカレンダーに登録する方法


そうすると、カレンダー上では、このように見えます。






そうすると、同じタスクが何度も表れていたり、定期的に表れるタスクを発見できるのです。こういうレビューを通して、定期的に訪れるタスクは、全て定型タスクとして登録してしまいます。定型タスクというのは、同じ周期でリマインドされるタスクのことを指します。また、Evernote上にも完了タスクを1日毎にまとめて送っているので、それを眺めたりすると、発見があるのです。





GTDの基本のキとしてやるべきことは、inboxに思いつく限りのタスクを入れることからはじめなくてはなりません。これは、かなり試行錯誤の上、現在のところこのようにしています。





この図だけでは分からないので、説明します。

とにかく、タスクというのは、思いつく瞬間に記録しないと忘れてしまいます。なので、なるべく時間差が生じないように、思いついた瞬間にタスクをキャプチャーしなくてはなりません。

まず、手帳や付箋ですが、手元にiPhoneがなかったり、iPhoneでタスク入力をするのが適当ではない場面では、アナログでタスクをキャプチャーします。
手帳には、いつも付箋を忍ばせているので、そこに思いついたタスクを書き連ねるのです。




さらに、常にカードケースを持ち歩いているのですが、その中には付箋がこのようにいれてあるのです。いつでも、どこでも書ける体制を整えているわけです。



情報管理LOG的付箋の持ち運び方

アナログでキャプチャーしたタスクは、後ほどPC経由で登録しています。


PCは、家でも職場でもマルチモニタにしてあり、片方の画面には常にChromeが立ち上がった状態になっています。もちろん、Wunderlistは、固定タブ化してあるので、PCで作業しているときに思いついたときには、すぐに入力するようにしています。

また、家とか車とかでPCに触れていない時は、iPhoneに音声入力しています。こんな感じですね。




私は、朝はかなり早くに行動する人なので、早朝の職場でiPhoneに音声入力でその日の予定からタスク起こしなどもしています。






こういうブログを書いているので、自分から発信することは多いですが、人のタスク管理について知る機会というのは、本とかではない限り、あまりないのですよね。だから、この「#やるおわ」の企画とても良いと思います。

倉下氏の「「やること地獄」を終わらせるタスク管理「超」入門」は、入門と書いていますが、むしろ一通りタスク管理している人が読んだ方が、学びがあるかもです。

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