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ScansnapとEvernoteで年賀状の管理をしてみた


(c) .foto project



季節は、ずれてしまいましたが、Evernoteで年賀状の管理をしてみました。という時季外れもいいとこな記事です。


  
【ScansnapとEvernoteで年賀状の管理をしてみた】  
 1.Scansnapで年賀状をスキャン
 2.住所録の再チェック
 3.Evernoteへ
 4.Evernoteで管理すると良いこと





みなさんは、年賀状をどのように管理していますか?
私は、ある程度の年限が来たら、シュレッダーをかけて捨てていました。とはいいつつも、以外に場所を取るのも事実。そこで、今年はEvernoteに管理を任せてみました。あまりにもあっけなく簡単ですので、Scansnapユーザーの方は、ぜひお試しを。


1.Scansnapで年賀状をスキャン
まずは、年賀状をスキャンします。使うのは、Scansnapです。
FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500

Scansnapは、一度にスキャンできる枚数が50枚程度なので、50枚ごとに区切っておきます。

設定は、下記の通りです。
 ・カラーモードは、自動
 ・画質は、スーパーファイン(300dpi)
 ・読み取り面の選択は、両面
 ・継続読み取りは、オン
 ・文字列の傾きを自動的に補正しますは、オフ
 ・原稿の向きを自動的に補正しますは、オン
 ・継続読み取りは、有効にチェック
 ・文字認識は、全てのページ


まぁ、他にも設定項目がありますが、だいたいこんな感じで良いと思います。
あとは、どんどんスキャンするだけです。とても快適です。
文字認識に少しばかり時間が取られますが、その後の利用価値を考えれば、それぐらい我慢しましょう。


2.住所録の再チェック
ここで、送ってくれた人の住所が変更になっていないか、チェックします。もしも、住所が変わっていたり、新しい情報などがあれば、住所録を更新します。


3.Evernoteへ
2011022702.jpg

別にEvernoteに入れてから2をしても良いのですが、取り込みミスのチェックなども兼ねるため、チェック→Evernoteという流れでやった方が良いと思いました。

で、これがEvernoteに取り込んだ年賀状です。サイズは、およそ35Mbぐらい。それほどでもないですよね。
2011022701.jpg


4.Evernoteで管理すると良いこと
年賀状をEvernoteに入れてみようと思ったのは、置き場所が邪魔だったからというのが主な動機でした。しかし、実際入れてみて、予想以上に使い勝手が良く「これは、使える!」と思いました。

以下は、私が良いと思った点です。

 ・いつでも見られる
 ・検索できる
 ・年賀状の当選確認もできる


今までだったら、新年が明けて、年賀状を整理してしまえば読み返すこともなくしまっていました。しかし、年賀状って一種のデータベースなんですよね。友人、知人、知り合いの情報が、コンパクトにまとまっているデータベースです。
その年賀状を見ると、その人の近況やその人の人柄が、すぐに思い出せます。
「そういえば、あの人どうしていたっけ?」
と思いついたときに、すぐに検索。という使い方ができるのです。

さらに、おまけ機能として、年賀状の当選チェックもできてしまいます。文字認識をしているので、Evernote上ではさすがに厳しいですが、Foxit J Readerなどで検索をかけると一発でチェックできてしまいます。

と思っていたら、こんな記事が…。



メチャメチャ便利ですね。
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