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Zoomでのオンラインミーティングを行う上でのちょっとした知見

2020年03月22日
Webサービス 0
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情報管理LOGの@yoshinonです。
私の所属しているところでもオンラインミーティングをやっているのですが、実際にオンラインミーティングをいくつもやる中で「こういうこと大事だよな」という知見がたまってきたので、皆さんの共有しておきたいと思います。
これから、オンラインミーティング始めてみようかな?とか、
オンラインミーティングで何だか上手くいかないんだよな
みたいな人は、参考にしてみてください。


  
【 Zoomでのオンラインミーティングを行う上でのちょっとした知見 】  

 1.オンラインミーティングでの困った事例

 2.オンラインミーティングを上手く機能させるための知見








実際にオンラインミーティングしている人ならば、「あーあるわー。それ」と共感していただけるのではないかと思う数々の事例を挙げてみたいと思います。

A:無反応が怖い
B:聞いているかどうか不安
C:発言かぶり
D:誰に話しかけているのか分からない
E:周囲の音がうるさい
F:周囲の様子がモロ分かりで恥ずかしい
G:回線不調などにより不安定
H:音声の途切れがある場合


どれも心当たりがある人いるのでは無いかと思います。
上の事例を分類すると

A、B、C、Dが、ミーティングのコミュニケーションに関するもの
E、Fが、環境の設定に関わること
G、Hが、機器トラブル関係

となるのでは無いかと思います。
以下は、この分類に従って、書いていきます。





実際ずっとオンラインミーティングをやっていると、リアルでのミーティングとは違った感覚が求められる場面があります。上で書いた事例に沿って書いていきます。

1.コミュニケーションに関すること
意外に実際困った部分ってこういう部分なんですよね。
やったことがある人は、共感していただけると思うのですが、会議で提案しているときに、皆さん案外無表情なんですよ。そうするとですね、妙な不安に襲われるわけです。

・無表情が怖い
・伝わっているのか?
・いや、そもそも、ちゃんと聞いているのか?


みたいな疑心暗鬼になったりします。特にこういうWeb会議に慣れていない人が参加すると「聞こえてます?」みたいなやりとりを何度もやることになってしまったりするんですよね。
これは、不毛極まりないですよね。

そこで、私がミーティングの参加者にお願いしているのが、2つ。

・うなづこう
・「いいね」ボタンを押す


ですね。
画面上で参加者のサムネイルが、頷いているのを観るだけでも、「聞いているのだな」という安心感が生まれます。また、Zoomには「反応」というところに、「拍手」と「いいね」ボタンがあるので、これで反応してもらうようにしています。ボタンだと話し手の言葉を遮ることなく、リアクションを返せるので概ね好評です。
これね。

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iOSだとこんな感じ。

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「発言かぶり」と「誰に話しかけているのか分からない問題」ですが、これに関しては慣れも必要なんですが、一応これも2点呼びかけをしています。

・発言ランプを観て
・誰に話しているのか言う


ですね。Zoomでは、話している人の画面が大きく表示されるのですが、画面共有をしているときは、みんな大きさが同じサムネイルになるので、発言者が分かりにくい問題が生じます。そこで、声を発している人のサムネイルの下に黄色いラインが出るので、それを注視するようにしています。
また、Zoomというかオンラインミーティングならではだと思うのですが、全員が自分の方を観ているような気分になるので、誰が誰に話しかけているのか分かりづらい問題が生じるのですよね。
そこで、「○○さん」と呼びかけてから話すというようにしています。



2.環境の設定に関わること
周りに人がいる参加者には、なるべくヘッドヘットを付けて参加するのをお願いしています。そうしないと生活音やら第三者の話し声やらが聞こえてきて気が散ってしまう原因になるのです。まあ、それも在宅ワークの良さと言えなくもないのですが、最初のうちはそれでも良いのですが、あくまで仕事と割り切ると、そうも言っていられなくなるので、ヘッドセットを掛けることによって、そういう環境音を多少なりともカットできるようになるのです。
Microsoft Teamsが、咀嚼音を消せる機能をつけたというのは、なかなか鋭いなと思いました。

Microsoft、「Teams」に会議中食事をしても咀しゃく音を消せる機能などを搭載


また、周囲の様子が分かって恥ずかしいという場合は、仮想背景を設定できます。PCによってはできない場合があるようですが、かなり便利ですよ。
設定の仕方は、ビデオのアイコンの右側の逆三角形をクリック「仮想背景を選択」からできます。

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iOSだと「バーチャル背景」ってやつです。

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自動的に背景が合成されます。なかなか感動しますよ。

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3.機器トラブル関係
これは、無いようで割と遭遇します。音がハウリングしたりとか、途切れたりとかあるのですよね。こればっかりは、一人一人の環境によるものですが、それでも多少改善の余地があります。

まずは、ハウリングの原因になりそうな機器をオフにすること。テレビとかですね。

それと、回線の不調は、いかんともしがたい問題なんですが、重要なミーティングの場合そうも言っていられないので、複数機器を準備しておいてもらっています。最悪、スマホで接続してもらう場合もあります。それでも、意外になんとかなるもんです。





 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 意外に何とかなるもんだ

日頃からWeb会議をしている企業だったら何の違和感もなくできると思うのですが、今回のことを契機に始めたところなどは、色々戸惑うことも多いのではないでしょうか?しかし、いざやってみると、何とかなることの方が多いのですよね。まだ、迷っているところがあったら、まずはやってみるのが良いかもしれませんね。







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