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年賀状は、Evernoteで管理するとラクだ

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皆さんは、年賀状をどのように管理していますか?
私は、この5年ぐらいEvernoteで年賀状を管理しています。今回は、年賀状の管理についてです。


  
【年賀状は、Evernoteで管理するとラクだ】  
 1.年賀状は、ScanSnapでスキャンして処分してしまう
 2.いつでも見られる便利さ
 3.検索できてしまう
 4.当選番号の当たり判定をするためのスキャン設定






1.年賀状は、ScanSnapでスキャンして処分してしまう

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皆さんは、年賀状の管理をどうしていますか?
年賀状ケースなどに入れて、大事にとって置いている人も多いかと思われます。
しかし、私は年賀状は、ScanSnapでスキャンしてEvernoteに入れてしまい、バッサリ処分しています。
この件に関しては、以前も記事にあげていましたので、そちらもご覧ください。

ScansnapとEvernoteで年賀状の管理をしてみた - 情報管理LOG


年賀状というのは、意外と場所を取ってしまいますよね。
そこで、データ化することで、場所を取らなくしてしまうことが出来るのです。その入れ物が、Evernoteであるというだけです。
「処分することに抵抗がある」
という方もいらっしゃるかもしれませんが、永久にとっておくこともできませんよね?
お気持ちは、十分いただいたと思いますので、それを違う形にしてとっておくという考え方で良いと思います。
しかも、スキャンすると5年経っても10年経っても、いつでも呼び出し可能になるのです。



2.いつでも見られる便利さ

年賀状をスキャンし始めてから4年目になりますが、年賀状をいつでも見られるのは、案外便利なものです。
たぶん、普通にケースに入れて取っておくだけだったら、ほとんど見る機会は年間を通して無いと思います。
しかし、Evernoteに入っていると、いつでも参照できるので、
「そういえば、あの人の子ども何歳になったんだっけ?」
というときに、パッと調べてしまうことが可能なのです。
覚えてられないけど、久しぶりに会うときなどに事前にチェックしておくといいですよね。



3.検索できてしまう

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さらに、強調しておきたいのは、ScanSnapでスキャンしてOCRをかけることで、検索できてしまうことです。
なので、第二の住所録的な使い方も出来るのです。
特に最近は、手書きよりも差出人の部分も印刷の場合が多いので、ほぼ正確に検索可能です。



4.当選番号の当たり判定をするためのスキャン設定

お年玉付き年賀状の当選確認というのは、毎年面倒なものです。
でも、「当たっているかも?」という思いでつい調べてしまいます。
さて、いくら優秀なScanSnapとはいえ、実は完全にOCRできないところがあります。それが、肝心要のお年玉付き年賀状の抽選番号の部分なのです。

よく見ると、波線模様が入っていたり、色が塗られていたりしているのです。
これが、OCRを妨げてしまう原因なのです。

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この状態でOCRの結果を見ると、全然読み取れていなかったり不思議な文字の羅列になってしまったりします。

そこで、一手間かけてしまいます。
何をするかというと、当たり判定をするため用のスキャンをするのです。

「めんどくさい」

と思ったあなた!1枚1枚めくりながら、確認するより早いのでやってしまうと良いですよ。
設定は、スーパーファイン(300dpi)の白黒モードでスキャンします。もちろん、OCRはかけます。

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そうする、見事に模様や色の部分が消し飛びました(飛ばない場合もあります。その場合は、設定を見直してください)。
OCRもチェックすると、きちんと数字の部分が認識されています。

あとは、PDFリーダーなどで検索をかければ、瞬時に当たり判定ができますよ。



年賀状は素敵なデータベースだ

年賀状の中には、お子さんのことや趣味のこと、個人的なことなど、たくさんの内容が詰まっています。
通常の住所録などでは、掬いきれない素敵なデータベースになり得る貴重な情報の塊です。
Evernoteを保存庫として、年賀状をスキャンしてとっておくと個人の財産になっていくなと思っています。

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