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新年度が始まる前にやっておきたいこと【2021年版】

2021年03月30日
仕事ハック 0
2021033000.png



情報管理LOGの@yoshinonです。
2020年度もそろそろ終わりです。年度単位で動いている方も多いと思われます。
新年度のスタートを軽やかにスタートするためにも準備しておきましょう。今回は、情報管理LOG的新年度準備でやっておいた方が良いことを書いておきます。
慌ただしいこの時期ですが、頑張って乗り越えていきましょう。


  
【 新年度が始まる前にやっておきたいこと 】  

 1.Googleカレンダーの予定一括登録

 2.フォルダー構成をコピー

 3.書類管理の見直し

 4.自動化








情報管理LOGでの定番ネタなのですが、Googleカレンダーへのスケジュール一括登録です。未だに

Googleカレンダーって予定を一括入力できるんですか?

と驚かれることが多いので、一般化するまで何度でも書いておきます。

はい、できますよ。

逆にこれがなかったら、やってられないですよ。非常に簡単にできる上に効果抜群です。1件1件ポチポチとスケジュールを入力するというのは、いかにも時間の無駄ですよ。必ずやった方が良いとさえ思いますね。およそ、200件ぐらいのスケジュールなら、数分で終わりますよ。手作業での入力を200件を1件あたり1分だとしら200分かかる計算になります(実際は、そこまでかからないだろうけど、それでも1時か以上は余裕でかかるでしょ?)。

では、やり方です。
まずはこちらをGoogleドライブにコピーしてください。

スケジュール登録 ver.1.1 (安定版) 情報管理LOG版
※Googleドライブのスプレッドシートで開くので、必ず「ファイル」→「コピー」をしてください



やり方の詳細に関しては、こちらの記事を参照してくださると良いです。

年度始めだからこそやりたい!Googleカレンダーにスケジュールを一括入力する方法(安定版)


一応簡単に解説すると、以下のようになります。

1.スクリプトエディタを起動
メニューの「ツール」→「スクリプトエディタ」を起動します。





2.「実行」→「onOpen」





3.承認をする





4.カレンダーの一覧取得をする

「自動処理」という項目が、メニューに増えているはずなので、
「自動処理」→「カレンダー一覧取得」
で、自分のGoogleカレンダーの一覧を取得します。
※一覧を取得したいGoogleカレンダーのアカウントでログインしていることが必須です。




この時、3と同じように承認を求められることがあるので、以下のように承認してください。







5.スケジュールの入力

エクセルなどで予め1年間の予定がまとまっているならば、そこからコピペでOKです。もし、なければここで打ち込んでもOKです。1件1件全てGoogleカレンダー上でやるよりは、何倍もラクです。

入力項目としては、

 ・入力したいカレンダーの選択
 ・スケジュール名
 ・日付形式(終日か日時指定)
 ・日付(日時指定だったら、「開始日時」「終了日時」を指定)

  →終日の場合:2017/04/01のように記述
  →日時指定の場合:開始日時と終了日時を2017/08/01 10:13:00のように記述

を入してください。
なお、スケジュール名と日付指定は、セルの連続コピーでやると超ラクです。



6.スケジュール一括入力!

「自動処理」→「作成」

で一括入力が、始まります。200件程度でしたら数分で完了します。







毎年、フォルダをポチポチと作成していませんか?これが、10個ぐらいなら手作業でも良いのですが、子フォルダ、孫フォルダと入れ小細工のフォルダ構成なども含めて作成していくなんて途方もない作業を未だに手作業でやっている方が多いのですよね。
PCを使う利点は、そういう単純作業を自動化できる点が良いのですよ。

でも、フォルダのみコピーとかを検索して出てくるのが、コマンドプロンプトの記事がトップに出てきたりするので、腰が引けてしまう人が多いかもしれないですね。

【Windows】ファイルはコピーせずにフォルダ構成のみをコピーする方法|もりさんのプログラミング手帳


でも、ご安心を!
サクッとフリーソフトでやってしまいましょう。
私が愛用しているのは、「フォルダー オンリーコピーVer2.0」というソフトです。

フォルダ・オンリーコピーの詳細情報 : Vector ソフトを探す!

ソフトの外観は、こんな感じ。
ぶっちゃけ今どきじゃない古風な佇まい(最大限褒めてる)。しかし、この手のソフトは、枯れたソフトの方が安心感があります。所詮、コマンドプロンプトでできるレベルの内容だしね。

2021033001.png



やり方は、コピー元の上位フォルダを指定します。

2021033002.png



同じようにコピー先のフォルダを指定したら(※事前に親フォルダを作成しておく)、「コピー実行」をクリックします。そうすると、ほぼ一瞬で作業完了します。私の場合、およそ600個ほどのフォルダがあったのですが、待ち時間ほぼゼロでしたね。

2021033003.png



ちなみに作成した手のフォルダ構成を一度見直して、不必要なものは、この段階で削除しておきましょう。

ここで、情報管理LOG的ライフハックを。
毎年ほぼ同じフォルダ構成になるという人は、親フォルダをZipで圧縮して取っておくと良いです。
来年度は、それを解凍するだけでOKという簡単さ!





上2つは、デジタル上でしたが、紙書類ともなかなか疎遠になれませんよね。よく見るのが、2穴ファイルに綴じて管理するやり方です。しかし、私はかれこれ10年以上やっていません。私がやっているのは、クリアフォルダによる書類管理です。

書類は、クリアフォルダシステムで管理してます


詳細に関しては、元記事を参照して欲しいのですが、概要だけ書くと

1.1書類1クリアフォルダ(例外あり)
2.小プロジェクト1クリアフォルダ
3.大カテゴリ1ボックス
4.色の付いたクリアフォルダは使わない
5.ラベルを無闇につけない
6.基本的には、inboxへ
7.時系列に入れる
8.1週間に一度ぐらいのペースでinboxのファイルを整理する


という非常にシンプルなシステムです。
こんな感じで整理しています。




こういう普通のクリアフォルダで良いのです。100枚で1000円もしないから。




これに1書類1フォルダで入れていくだけです。
あとは、常に手前に新しいのを入れていきます。




定期的に処分などして、最後はArchiveボックスに入れます。必要ならScanSnapでスキャンしてしまいます。

最新版は、iX1600なのですが、特にクラウドとかこだわらないなら、3万円台で買えるこちらがオススメですね。




書類に穴を開けたりしないし綴じたりしないので、処分も楽だし、持ち運びも楽なんですよね。オススメしたいファイル管理法です。
まあ、すぐに切り替えるのが難しいという人は、ScanSnapだけでも導入しておきましょう。





最後は、自動化に関してですね。最近、RPAとか花盛りですが、まあそこまで肩肘張らなくても自動化できるポイントって多いですよ。Microsoft Power Automateとかでゴリゴリ業務改善を図るのも良いのですけどね。

Power Automate | Microsoft Power Platform


私が簡単にできる自動化や定型化として挙げられるのは、次の3つです。

1.いつも使うソフト群の一括起動
2.定型文の登録
3.定型書類フォーマット



1.いつも使うソフト群の一括起動
だいたい仕事で使うソフトって組み合わせで使ったりするので、おおよそ決まっていますよね?それらをいちいち、一つずつ立ち上げるなんて時間の無駄ですよ。バッチファイルというファイルを作成して、一気に立ち上げるようにしてしまいましょう。

定型作業の時に開くファイルやソフト、サイトなどをまとめて開く方法


バッチファイルの作成は、簡単です。デスクトップの何もないところで右クリック→テキストドキュメントを選択して、空のテキストファイルを作成します。




そのファイル開いて以下のように記述しましょう。今回は、サンプルなのでメモ帳と電卓を立ち上げます。




ソフト起動に使っていますが、別にファイルの起動でもURLを開くこともできます。

START 開きたいファイルのアドレス
START 開きたいURL


で、OKです。

私は、これをWin+Sキーで立ち上げています。

Image from Gyazo



2.定型文の登録
毎日同じ文言を打っていませんか?これも、年度始めにサクッとやってしまいましょう。単語登録でも良いのですが、私はCliborというクリップボード管理ソフトを使っています。

千草ウェブ


まあ、端的に言って最高なソフトなのですが、入れていない人はぜひ入れるべきですね。

Cliborを使ってみたら、異次元の使い心地だった

こんな感じでクリップボードの履歴を活用できるソフトです。

Image from Gyazo


やれることは、相当広いのでここでは、全ての機能説明はしませんが、このCliborの機能の一つに定型文があります。

こんな感じで定型文を登録しておいて、いつでも参照可能にできるのです。




さらに、この定型文1つ1つにホットキーの設定ができるので、ショートカットキー一発でどこからでも定型文の呼び出しが可能になります。素晴らしい。




メールの署名やら、いつも書く文章やメールの文面などを定型化して入れておけば、サクッと呼び出せますよ。



3.定型書類フォーマット
私は、2回以上同じフォーマットで文章を作成する場合は、基本的に定型書類フォーマットにしてしまいます。3度も同じことはしません。
これを一つのフォルダなりに入れておいて、これもWin+Sキーで呼び出せば、無駄な時間は無くなりますね。




 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 働き方改革よ

まあ、これも一種の働き方改革ですよね。ラクをするために最初だけは、ちょっと手間をかけ、あとは徹底的に時間短縮を図るのです。でも、アレですよ。時間短縮した分さらに仕事を詰め込んだら、あまり意味ないですからね。笑





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