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手帳とScanSnapの連携 2015年.ver

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【 手帳とScanSnapの連携 2015年.ver 】  

 1.手帳を使い続ける理由

 2.ScanSnapで手帳Evernoteに取り込む

 3.いつでも参照できる仕組みを作る








checkmark.png 1.手帳を使い続ける理由

私は、かつて手帳に書いていた、かなりの部分をクラウド化していきました。
それによって、かつてでは考えられないほど、ラクに物事が進むようになってきました。

クラウド化したら、手帳に書くことが激減した - 情報管理LOG
クラウド化したら、手帳に書くことが激減した - 情報管理LOG



しかし、上の記事でも書いたように、どうしても手帳の方が、都合が良いという場合があります。

タブレットやiPhoneで全てやるというのが、理想なのかもしれませんが、実際やってみると、現段階では苦痛でしかないという部分もあるのです。
例えば、アイデアメモなんかは、図や絵などを交えながら、自由に文字を配置しながら書いていくというような場合、デジタルより圧倒的にアナログな手帳が速度と手軽さの面で上回ります。

また、手帳の一覧性の良さや、速記性など、まだまだデジタルに一本化を図るには、ほど遠いのが現状でした。







checkmark.png 2.ScanSnapで手帳をEvernoteに取り込む

さて、手帳をScanSnapで取り込むということを、すでに5年ぐらい続けています。
以前も手帳をScanSnapを連携させるという記事を書いていました。

手帳とScanSnapの連携 - 情報管理LOG
手帳とScanSnapの連携 - 情報管理LOG




基本の考え方自体は、変わっていないのですが、その間に様々なアプリが整ってきたり、少しずつ洗練されてきたので、そのあたりを書いていきます。


1.月に1度だけスキャンする
私は、その月の1日にその前の月の手帳をスキャンするようにしています。
ちなみに、使っている手帳は、アシュフォードのCLAPという山羊皮を使ったバイブルサイズのリフィールを使うものです。

GurisノートからASHFORD(アッシュフォード)に切り替えた - 情報管理LOG

これね↓


この5年間、様々な手帳の変遷を経てきましたが、毎月スキャンできるように、ほぼ日手帳やEDiTのようなノートタイプではなく、ルーズリーフタイプか、リフィールタイプのように本体から切り離せるものを使ってきました。
これが、データ化する上で、実はもっとも重要なことかも。

スキャンの形式ですが、jpgで保存しています。



2.ファイル名を整える
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スキャンした画像は、すぐにファイル名を変更してしまいます。
命名の規則は、

年月日_連番

となるようにしています。


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ちなみに、1日1枚というような使い方をしていないので、手帳の右上に月+連番を書き込んでいます。この数字が、上のファイル名と連動するようにしています。
そうすることで、検索も容易になってきます。



3.Evernoteに入れる
ScanSnapのScanSnap Managerというソフトでデータを管理しているのですが、実はこのデータは、ユーザーのマイドキュメント内のScanSnapのフォルダに保存されているのです。
そこで、キャビネット(Windowsでいうところのフォルダ)を作成し、手帳スキャン用の入れる場所を作ります。

私は、「手帳Archive」というフォルダにしています。

そのフォルダをEvernoteのインポートフォルダに指定します。
このインポートフォルダというのは、そのフォルダを常時監視しておき、新しいデータが入ってきたときに、自動的にEvernoteに取り込むというものです。
2015041103.png


スキャンして、ファイル名を整えた手帳の画像データは、その「手帳Archive」に入れてしまいます。
そうすると、自動的にEvernoteの「手帳(元)」というノートブックに追加されるようにしているのです。

2015041104.png




4.半年に1回PDF化する
そして、半年に1回のペースでこの手帳をスキャンした画像を、PDF化しています。今のところ、全ての手帳の元画像も全てEvernoteに入れていますが、ノート数作減が必要になったときは、このPDF以外は削除しようと思っています。

PDF化の方法ですが、「画像梱包」というソフトを使っています。
非常にシンプルな操作性のソフトで、簡単にjpgをPDF化できます。

画像梱包のインストールから使い方までを図解説明
画像梱包のインストールから使い方までを図解説明





PDF化した手帳は、Evernoteの「手帳Archive(PDF)」というノートブックに入れておきます。

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checkmark.png 3.いつでも参照できるようにする

PDF化した手帳は、Evernoteだけではなく、Documentsというアプリにも入れています。

Documents 5 – 高速 PDF リーダー、メディアプレーヤー、ダウンロードマネージャ 5.2.3(無料)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Readdle - Igor Zhadanov(サイズ: 77.1 MB)



Evernoteは、オフラインノートブックというのもあるのですが、どうしてもPDF閲覧で考えると、Documentsの方が数段優れています。

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このPDF化した手帳は、iPhoneやiPad miniなど、普段自分が持ち歩くものに入れていくようにしています。
そうすることで、いつでも何年分もの手帳を見ることができるようになるのです。
思い手帳を何冊も持ち歩かなくて済むというのは、これって、けっこう画期的なことですよね。

ちなみに、以下のメモは、「メリットの法則」という本を読んだときの、読書メモです。
見てお分かりになるかと思いますが、私の字は大変汚いです。
なので、OCRは絶対にできない…。

2015041108.png





 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 手帳はデジタル化することで最強になる

以前は、手帳の内容を全てテキスト化したりとか、アナログとデジタルをどう共存させていくかというのを、試行錯誤していました。
でも、結局、わざわざ手書きのものを、(全自動でない限り)テキストに起こしたりする作業に意義を見いだせなくなってしまったのです。

しかし、アナログの手帳をデジタル化するメリットというのは、非常に大きく感じています。

次回は、手帳をデジタル化するメリットについて触れていきます。



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