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手帳をデジタル化するメリットとは?

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前回は、ScanSnapを使って、過去の手帳をデジタル化するということに関して書きました。

手帳とScanSnapの連携 2015年.ver - 情報管理LOG

今回は、その過去の手帳をデジタル化することのメリットについて書いてみたいと思います。



  
【 手帳をデジタル化するメリットとは? 】  

 1.様々な形式のものが混在しても1つにできる

 2.何年分でも持って歩ける

 3.俯瞰性が高まる

 4.しおりや注釈、ブックマークを付けられる







checkmark.png  1.様々な形式のものが混在しても1つにできる

前回の記事でも書きましたが、過去の手帳を全てScanSnapでスキャンして、最終的にはPDF化しています。
そのやり方については、前回の記事を参照してください。

手帳とScanSnapの連携 2015年.ver - 情報管理LOG
手帳とScanSnapの連携 2015年.ver - 情報管理LOG



さて、スキャンしてストックしておくメリットの1つ目として挙げられるのは、様々な形式のものが混在しても、全く問題ないということです。
つまり、

手帳→付箋→メモ用紙→手帳

と、まったく大きさや形式が違ったとしても、最終的に1つのPDFにまとめてしまえば、それは過去の記録として、ストックしておけるということなのです。

2015041107.png


私は、基本的にいつも手帳を持ち歩くようにしているのですが、ちょっとした出がけでメモしたものも、とっておいてスキャンするときに一緒にスキャンしてしまうのです。
そうすると、記録に漏れがなく、情報の一元化という意味でも良いのです。






checkmark.png  2.何年分でも持って歩ける

前回も書いていますが、PDF(データ)にしてしまえば、5年分だろうが、10年分だろうが、関係なく持ち運ぶことができるようになります。
私が、手帳のデータ化(PDF化)を始めたのが5年前なので、現在は常に5年分を持ち歩いています。

2015041301.png



基本的にiPad miniとiPhoneを持ち歩くことが多いのですが、その両方に入れています。

保存場所としては、EvernoteとDocumentsに入れています。

Evernoteは、あくまでストック場所として。
そして、Documentsは、実際の閲覧用として入れてあります。


「確か2年前に書いたはず…」
というような曖昧な感じでも、案外、あっさり見つかるものですよ。






checkmark.png 3.俯瞰性が高まる

手帳は、紙なので、時系列でめくる形になっています。
これは、これで検索性という面では、優れていると思っています。

しかし、Documentsでは、さらにサムネイルで表示するモードもあり、それで手帳を見てみると、「今までのアナログで見ていたのは、一体何だったのだ…」というほど、俯瞰性が高まりまくります。

こんな感じですね。

2015041302.png



意外に書いた本人にとっては、小さなサムネイルであっても、不思議なことに内容が把握できているものなのです。





checkmark.png 4.しおりや注釈、ブックマークを付けられる

最初にjpgでスキャンしておき、ファイル名を日付+連番でつけておいてから、PDF化するというちょっと面倒くさいことをしているのですが、それは大きな理由があります。
このように、各ページに201403_001などのように日付+連番でアウトラインが作成されるからなのです。

2015041303.png


なので、おおよその自分が記録した日付を思い出せば、その日の手帳に行き着くことが、簡単にできるのです。

また、必要に応じて、ブックマークをつけたり、しおりや注釈を付けたりするなどして、書き終わった後の再活用を図れるようにしておくのです。
例えば、「この会議の記録は、あとで見ることが多いな」と思えば、そこにブックマークしたり、その時は勢いだけで書いたアイデアメモに注釈を加えて、あとで見返したときに、アイデアが形になりやすいようにしています。紙の手帳にはない、検索性を付加するのです。

2015041304.png







 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 紙の手帳以上を目指す

紙は、常々、優れた媒体だなぁと思っています。
どんな形にでも切り刻めるし、折れるし、大きさにかかわらず、書き込めばそれが情報になる。
これほどの自由度のある媒体は、そんなに無いと思います。
だからこそ、紙の手帳を使い続けている理由にもなっています。

しかし、物理的な重さ、検索性の悪さなど、紙の手帳特有の問題もあります。
それを、乗り越えられる可能性があるのが、今回紹介した過去の手帳をスキャンしてPDF化するというものかと思います。
上でも書いたように、書き終わった手帳は、紙の手帳以上の機能を付加させることで、自分にとって最高の記憶装置になっていくのではないかな?と考えています。




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