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毎年書く書類は全てEvernoteへ

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情報管理LOGの@yoshinonです。
そろそろ、サラリーマンの皆さんにとっては、年末調整やら様々な書類と格闘する時期かと思われます。毎年、書くにもかかわらず、どうやって書けば良いかわかなくなってしまいませんか?今回は、Evernoteに毎年書く書類を入れておくといいよ!という話です。


  
【 毎年書く書類は全てEvernoteへ 】  

 1.毎年書いている書類のはずなのに分からなっちゃう問題     

 2.ScanSnapでスキャンしてEvernoteへ

 3.タイトルを付けるときのコツ







checkmark.png 1.毎年書いている書類のはずなのに分からなっちゃう問題

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サラリーマンに限ったことではありませんが、毎年必ず書く書類というのがありますよね?

例えば、年末調整。
毎年書いているはずなのに、どこに何を書けば良いか分からなくなることありませんか?

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控除関係の書類も。

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もちろん、これ以外にもたくさんありますよね?





checkmark.png 2.ScanSnapでスキャンしてEvernoteへ

私がEvernoteを使い始めて、かれこれ5年になります。それ以来、毎年書くような書類は、全てスキャンしてEvernoteに入れています。
とにかく、これは来年も目にするものだなと思ったら、すぐにスキャンするのです。

そこで活躍するのが、ScanSnapです。
現在は、酷使しすぎて、2台目のScanSnap(iX500)を使っています。これがなければ、たぶん辛い。

これね。

スキャンするタイミングとしては、提出する直前にスキャンするのが、ベストです。
そうすることで、捺印した状態も含めて、きちんと記入された状態が残りますね。

私が、Evernoteに入れているものとしては…

・年末調整関係
・税金関係
・保険の書類関係(自動車、生命保険、火災保険など)
・控除関係の書類


などかなぁ。





checkmark.png 3.タイトルを付けるときのコツ

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せっかくスキャンしてEvernoteに入れても、次の年に参照できなければ、単なるEvernoteの肥やしに過ぎません。活用のしやすさまで考えておくと、サクッと参照できます。

コツとしては、Evernoteに保存するときのタイトルがポイントになります。
方針としては、以下の2つに気をつけることです。

・基本的にその書類の名称をなるべくそのまま使う
・○年度や○年など、その書類がどの年に作成されたものかをタイトルに入れる


なぜ、書類の名称をそのまま使うのかというと、それが必要になるときにEvernoteを検索する場合、検索のブレを少なくするためです。実際、目の前に書類があるので、その名称をそのまま入れることで、確実に探し出せます。逆に分かりやすいだろうと、「年末調整の書類」などとすると、「あれ?給与所得者の~」で出てこないぞ?などと逆に探しづらくなってしまうのです。

年度を入れるのは、複数年度に渡って経過を知りたい場合に有効になるからです。まぁ、これはEvernoteで作成日や更新日でソートされていれば、特に大きな問題にはなりませんが、分かりやすさですね。

例えば、年末調整の書類の場合、

「平成27年分 給与所得者の保険料控除申告書.jpg」

というタイトルにしておけば、次年度、検索するときに書類のタイトルですぐ出てきます。
こんな風にね。

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eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
忘れてしまうものは、スキャン&Evernote

自分は、かなりの忘れっぽい人間です。なので、とにかくデジタル機器やクラウドサービスによって、その忘れっぽさをカバーしてもらっている感じです。
タスクは、Wunderlistに。スケジュールは、Googleカレンダーに。今回みたいな書類は、Evernoteにと、保存する場所を決めておいて、そこさえチェックしておけばオッケーな状態にしています。

そうすることで、目の悪い人が眼鏡をかけるように、iPhoneやクラウドサービスによって助けられています。

とにかく、自分を過剰に信用せずに、忘れてしまうものだということを前提にすると、少しラクになりますよ。



微妙にScanSnap iX500安くなっていますね。
(※2015年10月24日現在、42,000円ぐらい)
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