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マメじゃない人向け!Evernoteのズボラ整理術

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情報管理LOGの@yoshinonです。
Evernote使っていますか?
なかなか整理できずにinoboxが一杯になっていたり、混沌としてしまって、使いたいという気持ちがあっても、「もーヤダ!」となっている人、いるんじゃないでしょうか?

「Evernoteは、マメな奴が使うもの」
という思いこみを、払拭したいと思います。


  
【 マメじゃない人向け!Evernoteのズボラ整理術 】  

 1.整理できない理由

 2.整理に迷わないようにする3つの方法

 3.自動化を組み込む







checkmark.png 1.整理できない理由

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Evernoteが整理できず、「便利なんだろうけど…。」と思いながら、使いこなせずにいる人ってけっこういるのではないかと思います。特にinboxに未整理のものが、貯まりまくって、それがストレスの原因になっている人も多いのではないでしょうか?

たぶん、その整理できない大きな原因の一つが、

完璧な整理を目指そうとするから

だと思います。

もう十分知られていると思いますが、Evernoteは、ブックとタグによって整理していきます。
このブックとタグの振り分けで、迷いが生じるわけです。
特にブックとタグに似たような分類があった場合、「ブックに入れる?」「タグをつける?」と迷うわけです。

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さらに、完璧な分類を目指すばかりに、どこに入れたら良いか微妙なものが来たときに、「どこかに入れなくては!」と気が焦り、結局、迷いに迷ったあげく、inboxに残ったままということがあるのではないでしょうか?

その「完璧な整理を目指す」ことこそが、整理することを妨げているという矛盾が生じているのです。Evernoteは、システムだと思っているので、そのシステムが回り続けないと意味がなくなります。
まずは、この矛盾そのものを解消しなくてはいけません。






checkmark.png 2.整理に迷わないようにする3つの方法

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とにかく、どんどん入ってくる情報に対して、迷わない状態を創り出すことを目指します。実は、Evernoteは、検索が優秀なので、それほど神経質にならなくても、情報を見つけることはできるのです。

さて、では実際にどうやれば、整理に迷わずに済むのかという3つの方法についてです。これさえやれば、なんとかなります。


1.タイトルだけはきちんとつける
はっきり言って、これだけで十分という感じなのです。
たぶん、Evernoteで検索する時って、割とそのデータのタイトルがトリガーということが多いですよね?
だから、整理に迷う迷わない以前に、まずはそのノートのタイトルをつけてください。一度、タイトルの法則性だけ決まっちゃえば、あとは関連ノートには、以前保存したタイトルをコピペして、日付だけ変えるとか番号だけ変えるとかしちゃえばいいのです。

こんな感じですね。

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2.ノートブックのことはあまり考えない
どのノートブックに入れるか問題で迷ってしまうぐらいならば、いっそのことノートブックは使わないぐらいの感じで構わないです。
実際、2000~3000ぐらいのノートだったら、タイトルさえきちんとついていれば、検索できちゃうもんです。

ノートブックかタグか?
という属性問題と考えれば良いのです。

ノートブックは1カ所にしかノートを入れることができませんが、タグだったら1つのノートに複数のタグをつけることができます。どう考えてもタグの方が、汎用性としては上位なのです。

タグは、あとで検索に必要となるトリガーとなるので、気の済むまでつけたら良いです。まあ、2~3個ぐらいつけたら十分かと。1個でも十分良いです。

タグのかぶりが気になって夜も寝られない!

という人もそれほど神経質にならないでもいいですよ。ただし、つけすぎ注意です。細かくタグをつけた方が整理できそうな気がしますが、実際はただ混沌とするだけです。

最初は、最低限のタグだけで十分ですから。
本当に必要だと思ったときだけ、新規に作成するぐらいのスタンスで良いと思います。もしも、タグのかぶりがあったときは、気づいたときに、どちらかに移動させてください。




3.ノートブックは最低限で良いです
では、ノートブックは使わなくても良いか?というと最低限は、必要だと思います。

私が、Evernoteを使い始めた当初のノートブックは、以下の通りでした。

inbox  :ノートの入り口。外から来たデータは、たいていここを通る
メモ  :テキスト系のノートを入れる
画像メモ:画像系のノートを入れる
HP scrap:Webクリップ系のノートを入れる


たった4つです。
そして、最初この4つで運用しておいて、後々本当に良かったと思いました。
なぜなら、迷いがないからです。

見ていただいたら分かると思いますが、「データそのものの属性」でしか振り分けていません。テキストか、画像か、Webか?それだけです。

したがって、振り分けるときに、考える余地がありません。この考える余地がないという状態が、とても大事だと思うのです。

「データそのものの属性」だけで考えるならば、

inbox
一時保存:削除か残すか選択の余地があるもの
Archive :とっておくもの


とかでもOKですよね?
inboxから一時保存かArchiveに、どんどん移動しちゃえば良いだけですから。最初は、こんな感じで良いと思いますよ。






checkmark.png 3.自動化を組み込む

私は、基本的にずぼらな人間だと思っているので、どうやったらラクできるかを考えています。Evernoteの整理もできることならば、勝手に整理されていて欲しいと思っています。以下の項目は、最初の設定さえしておけば、ラクラク生活が待っているので、最初だけ頑張ってやってみましょう。というか、そんなに手間じゃないですよ。


1.Webクリップは、保存先を決めておく
私は、Webクリップするときは、Chromeの拡張期のであるEvernote Web Clipperを使っています。

Evernote Web Clipper - Chrome ウェブストア
Evernote Web Clipper - Chrome ウェブストア




Webクリップするときに、上で書いたように最初からノートブックとしての保存先が決まっている場合は、直接そのノートブックに保存してしまいます。最近は、スマートファイリングがすごく賢くなってきているので、それでも良いかもしれません。勝手に保存先やタグを好みに応じてつけてくれるので、ラクですね。

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2.インポートフォルダを使う
あらかじめ、ノートブックへの保存先が決まっている場合は、インポートフォルダを使うと良いですよ。
私は、ScanSnapのArchive先のフォルダなどを指定しています。ScanSnapからEvernoteへの流れが、めちゃくちゃスムーズです。

インポートフォルダの設定は、「ツール→インポートフォルダ」でできます。

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3.AutoEverを使う
AutoEverというのは、Evernoteのノートを自動的に整理してくれる神アプリです。
これのお陰でどれほど、ラクになったことか…。

AutoEver - Evernoteでのルーチンワークがシンプルに
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ




プリセットと呼ばれる自動振り分けのトリガーを設定しておくと、AutoEverが自動的にタグ付やノートブックへの移動をやってくれるのです。
私は、これを毎朝、自動的に起動するようにしているので、気づいたら整理がほぼ完了しているという状態を創り出しています。

以前の記事でこのことについて書きましたので、参考に。
Bookmarklet: instantly generate a Card for any web page. | Embedly

自動的に整理したいノートをプリセットとして登録しておく。iWorkspaceで自動的に立ち上がり、勝手にタグづけや移動をしてくれます。

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プリセットの中身。

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eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 ズボラ整理でも、やらないよりはやった方が良い

私のEvernoteのノートブックやタグは、今でこそかなりシステマチックになってきていますが、当初は上で書いた感じでした。しかし、逆に最初からガチガチにやらないで良かったと、本当に思っています。
もしも、最初から完璧を目指していたら、きっと破綻していただろうなと思うからです。

多少適当でもなんとかなっちゃうのが、Evernote!
と、割り切って、適当にやるのが息の長いつきあい方なのかもしれないですね。





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