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Wunderlistの完了タスクをGoogleスプレッドシートで分析できるようにしてみた

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情報管理LOGの@yoshinonです。
昨年の終わり頃に、Wunderlistから粋なサービスが提供されました。その年のタスクの状況を分析したもので、自分の仕事の状況が客観的なデータとして示されていたので、大変興味深いものでした。
今回は、それを自分で実現することはできないかと思い、チャレンジしてみました。

  
【 Wunderlistの完了タスクをGoogleスプレッドシートで分析できるようにしてみた 】  

 1.完了タスクを客観的に分析できると良いこと

 2.2段階で実現してみる

 3.Wunderlistの完了タスクをGoogleカレンダーへ

 4.GoogleカレンダーからGoogleスプレッドシートへ

 5.Googleスプレッドシートで見てみる






checkmark.png 1.完了タスクを客観的に分析できると良いこと

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昨年末にWunderlistから年間タスクの分析が届きました。
こんな感じでいくつかの切り口からタスクを分析してあります。

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これが、非常に面白くて、興味深いものでした。客観的なデータで自分の行動を見てみると、意外な側面が見えてきたのです。これに関しては、ブログにも書きました。

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自分の思いこみで、「この時は、大変だった」とか「すごい仕事した」とかというのは、当てにならないことがわかりました。実はきちんと分析したデータをみると、一番大変だったと思っていた時期が、そうでもなかったり、週の中で月曜日はタスクを多めに消化しているな、というのも単なる思いこみだったりしたのです。

逆に考えれば、きちんとタスク消化に関して、客観的なデータがあれば、それを元にして仕事の配分なども考えることができるようになるのではないかと思うのです。




checkmark.png 2.2段階で実現してみる

WunderlistがIFTTTと連携していれば、もっと簡単に実現できてしまうのですが、残念ながら今のところそうはなっていません。そのため、やや回りくどい方法をとらなくてはいけません。

しかし、多少面倒でも、一度設定してしまえば、あとは全部自動でやってくれるので、ぜひチャレンジしてみましょう。

今回やる方法は、2段階方式です。
何が2段階なのかというと、以下のようにするからです。

 1.ZapierでWunderlistの完了タスクをGoogleカレンダーに入れる
 2.Googleカレンダーに入ったデータをGoogleスプレッドシートに入れる


なぜ、こんなに回りくどい方法をとるのかというと、これによってGoogleカレンダー上でも完了タスクをチェックできるようにするためです。もしも、その必要がないという人は、いきなりZapierでWunderlistの完了タスクをGoogleスプレッドシートに入れてしまっても良いかもしれませんね。




checkmark.png 3.Wunderlistの完了タスクをGoogleカレンダーへ

これに関しては、実は過去にやっているので、詳細は過去記事を見ていただきたいのですが、大まかな流れだけを追っていきますね。

ちなみに、その過去記事。

Bookmarklet: instantly generate a Card for any web page. | Embedly


1.Wunderlistの完了タスクをトリガーにする
Zapierは、IFTTTよりも高機能なできるやつです。
しかし、残念なことに、1ヶ月あたりに連携できるタスク数が決まっているのです。それを越えると、処理をしてくれなくなるので、あとは課金するしかなくなります。そこが、ちょっと残念なところ。というわけで、ここから登録すると、お互いのアカウントに1ヶ月に使用できる容量がアップする(100task)ので、お互いにハッピーになれるはず!
The best apps. Better together. - Zapier
The best apps. Better together. - Zapier

ここで、Wunderlist側のトリガーとして、「Task Completed」を選択します。

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2.Googleカレンダー側のトリガーを設定する
事前に「Wunderlist完了」というようなカレンダーを自分のカレンダーに作成しておいてください。
その上で、Googleカレンダー側のトリガーを設定します。

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これで、トリガーの設定が完了しました。


3.認証作業をする
これで、終わりじゃないのが、Zapierなのです。このあと、認証作業をしていきます。
まずは、Wunderlist側。
アカウントの認証を済ませて、どのタスクリストを使うか決定します。このあたりのきめの細やかさは、IFTTTも見習ってほしいところ。かなり飛ばし気味に記事を書いているので、上記の過去記事を参照して進めてくださいね。

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次にGoogleカレンダー側。
こちらも、完了タスクを受け入れるためのGoogleカレンダーを指定します。そこで、先ほどのカレンダーを指定するのです。
はい、だいたい完成!
※大事なことなので、何度も書きますが、必ず過去記事を参照して進めてください!

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checkmark.png 4.GoogleカレンダーからGoogleスプレッドシートへ

次にGoogleカレンダーからスプレッドシートに送ります。
これは、実はすごく楽勝で、IFTTTで標準対応しているので、サクサクできてしまいます。
事前にIFTTTでGoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートをチャンネルで有効にしておいてください(これ大事!)

1.「IF」にGoogleカレンダーに追加されたらを設定する
IFTTTは、「もしならば〜」と「〜をする」を設定するだけなので、まずトリガーとなるIF部分を設定します。

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2.Googleスプレッドシートに追記するを設定する
上でGoogleカレンダーに追加されたらと設定したので、「THEN」は「Googleスプレッドシートに追記」を選択します。

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あっさり、できました。




checkmark.png 5.Googleスプレッドシートで見てみる

さて、では実際どのような感じになるか見てみましょう。

まず、Googleドライブにアクセスすると、IFTTTというフォルダが作成されています。さらに、その中に「Google Calendar」というフォルダがあるので、さらに開けます。「Wunderlist Task」というスプレッドシートがあります。

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では、開いてみましょう。
このような感じで表示されます。

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表示される項目としては、

完了したタスク
完了日時
完了した場所
タスクの期限
GoogleカレンダーのURL


です。
特にGoogleカレンダーのURLが、直接その日のカレンダーに飛ぶので何気に便利です。

簡単なグラフで表示してみましょう。日別のタスク量が、把握できますね。

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エクセルと同じで、ここまでできれば、あとはいかようにでも分析可能になります。
残念ながら、まだ始めて日が浅いので、これからログがたまってきたら、有意義な分析ができそうです。折を見て、この分析関係も情報管理LOGで取り上げていきますね。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 自分のログをほぼ自動でとれるのがいい!

今回の完了タスクをGoogleスプレッドシートに入れるというのは、一度設定してしまえば、ほぼ自動で追加されていきます。唯一手動な部分は、Wunderlistでタスクが完了したときに、チェックするぐらいですね。

あと今回は、Zapierを使って、Wunderlistの完了タスクをGoogleカレンダーに入れていましたが、Yahoo!からリリースされているMythingsというアプリを使えば、ここまで複雑化しなくてもできそうな気がします。このあたりは、今度実験してみたいと思います。


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