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スケジュールは、手帳かデジタルか?問題を解決する

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情報管理LOGの@yoshinonです。
先日、GoogleTC/RSの+Yuhei FUJITAさんと、手帳とスケジュール管理について話したところ、すごく示唆に富んだ内容で、今まで試行錯誤してきたことが、すっきりと整理できました。今回は、手帳とスケジュール管理について、現在行き着いたことについて書いてみたいと思います。


  
【 スケジュールは、手帳かデジタルか?問題を解決する 】  

 1.手帳とスケジュールの微妙な関係

 2.アナログ管理の限界点を見極める

 3.オールデジタルか?ハイブリッドか?

 4.アナログ→デジタルの不可逆性

 5.結論としては、デジタルに一元化







checkmark.png 1.手帳とスケジュールの微妙な関係

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皆さんは、スケジュールをどのように管理していますか?
たぶん、以下のように分けられるのではないかと思います。

 1.手帳で管理している人
 2.Googleカレンダーやカレンダーアプリなどデジタルで管理している人
 3.デジタルとアナログのハイブリッド型でやっている人


私自身は、色々スケジュール管理を模索していった結果、1→3→2という形で変遷していきました。

実際、私の周りには、完全に手帳オンリーでスケジュールから様々な記録までやっている人もいます。それに関しては、全く悪いとも思わないし、それで全てうまく回っているならば、問題ないですよね?

しかし、自分が1〜3の間を模索して、結果的に2に行き着いたのには、理由があります。「これから、スケジュール管理をどうしようか」と悩んでいる人がいるならば、ぜひ参考にしてみてください。




checkmark.png 2.アナログ管理の限界点

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私は、当初、スケジュール管理もタスクもアイデアやメモも全て手帳でやろうとしていました。しかし、ほどなくして破綻してしまいました。月間と週間のスケジュールを同期させるために、転記していくのですが、転記し忘れてしまったり、刻々と変わるスケジュールに対応しづらかったりすることが多発し、早々に「このやり方は、自分には無理だ」と悟りました。

自分には、そういうマメさはなかったのです。
それよりも、デジタル(Googleカレンダー)での管理の便利さに目を奪われてしまいました。

デジタルでスケジュール管理する利点としては

 ・年間、月間、週間などを自由に行き来できる
 ・スケジュールの修正が楽
 ・繰り返し予定を入れやすい
 ・検索可能
 ・何年分も蓄積が可能
 ・リマインダーが設定できる


ではないでしょうか?

では、手帳に良さはないかというと、スケジュール以外の部分に良さがあるのです。

 ・アイデアなど不定形なものを記録しておく
 ・文字と図形などが混在する場合
 ・物理的なモノ(付箋やメモ、チケットなど)を貼ったりできる

実際に全てをデジタルでやってみよう!と試みたときがありました。
「手書きのメモやアイデアをスタイラスペンで、iPad miniにどんどん書いていけば、手帳なんか、いらないんじゃね?」と思っていた時期が、私にもありました…。
これが予想以上に不効率で良さが生かし切れないのです。
特に文字と手書き部分が、混在する場合、デジタルの方がすごく不便なのです。また、スタイラスで書くときも、どうしても追従性が、紙+ペンには遠く及ばないのです(これは、今後改善されていくかもしれないですけど)。






checkmark.png 3.オールデジタルか?ハイブリッドか?

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Googleカレンダーが出てきてからというもの、スケジュールはどんどんそちらで管理するようになりました。そうすると、手帳の位置づけとしては、なんとも微妙な感じになってしまいます。

できることならば、手書きの手軽さというのも生かしたいし…しかし、デジタルの「いつでも」「どこでも」参照可能だったり、検索性の良さ、繰り返し予定の設定、リマインダーの設定、スケジュールの変更の容易さなどなどを考えると、とてもじゃないけど、手帳だけでいきたいとは思えないのですよね。

そこで、ハイブリット型という考えが出てきます。
ハイブリット型にも、様々な形が考えられます。

 1.基本デジタルで管理して、それを印刷して手帳に入れる
 2.基本手帳で管理して、それをデジタルにする
 3.スケジュールの種類によって、手帳とデジタルを使い分ける
   (プライベートは、手帳とか)
 4.デジタルで管理したものを、手帳に手書きする
 5.基本デジタルで管理して、手帳に書いたモノも全てデジタルに集約する


私自身は、まだオールデジタルに移行し切れていません。実は。
したがって、まだハイブリット型と言えます。現在の私の形は、5ですね。

社会人をやっていると、人前でスマホを出してスケジュールを入れている姿に、どうしても抵抗感がある方が、まだまだ多いのです。したがって、手帳に書いておいて、それをあとでGoogleカレンダーに打ち込むという形式を取る場面が、まだまだあります。
社会通念として、そろそろ変わっても良い頃だと思わなくもないのですけどね…。





checkmark.png 4.アナログ→デジタルの不可逆性

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最後になりますが、一番良いのが、デジタルとアナログが、双方向で変換されることですよね。例えば、手帳に書いたスケジュールが、スキャンしたりしたら、自動的にGoogleカレンダーに登録されるとかね。

しかし、残念ながら、今のところそのようなサービスはないし、あったとしても手数が多くなりすぎて、現実的ではありません。

私は、現在のところ、ハイブリット型の5番の形を取っていると書きました。この情報の流れは、

アナログ → デジタル

となっています。

この逆をいこうとすると、実は相当のコストとストレスを伴うことに気づくはずです。

実は、先ほどの1番の形「基本デジタルで管理して、それを印刷して手帳に入れる」というのもやっていた時期がありました。しかし、刻々と入れ替わるスケジュールに対応するのも大変だし、新たに加わったスケジュールは、結局デジタルに記録することを考えると、無駄な努力のように思えたのです。それに、なんだかんだ言っても、手帳以上にiPhoneを持ち歩いているので、よく考えたら必要ないよな、と気づいたのです。

つまり、

デジタル → アナログ

は、手間も労力も無駄にかかってしまうのです。






checkmark.png 5.結論としては、デジタルに一元化

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長々と書いてきましたが、どこに記録されていても、最終的にはデジタルというかGoogleカレンダーに一元化するのが、一番良いというのが、現在の私の結論です。

スケジュールほど分散管理に向いていない情報はないので、どこかに一元化しなくては、必ずどこかで破綻します。一元化を目指すならば、取り扱いに柔軟性がある方が、良いのでデジタルに軍配が上がるのです。

逆に手帳は、スケジュールをパッと記録したり、メモやアイデアを書くためには、優れたツールである続けると思います。





eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 デジタルと手帳で悩める者は、似たような結論にたどり着く?

今回の記事は、Google+で+Yuhei FUJITAさんと意見を交換していたことが元になっています。同じように手帳とデジタルでスケジュール管理について悩んでいたのですが、図らずしも同じような結論に向かったというのが、非常に興味深かったです。

たぶん、これからもこのスケジュール管理問題に関しては、同じ悩みを持たれる人が、どんどん出てくると思いますが、一つの結論として、参考にしてみてください。


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