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仕事での瞬発力を高めるには(後編)

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仕事において、予想外の業務や立て込んだ仕事をやりくりする際に必要なのは、仕事の瞬発力です。
今回は、その2回目です。


3.インプットの速度を上げる
前回は、アウトプットの重要性について述べましたが、それと同じくらいに重要なのが、インプットの速度です。人によっては、インプットの内容が重要だというかもしれませんが、あくまで速度です(内容も大事というのは、十分に承知しています)。インプットの速度を上げることで、情報の取捨選択が早くなります。つまり、必要なこと重要なことを選び取る力が身についてくるということです。

【インプットの速度を上げる方法】
 A:RSSリーダーで情報の流し読みを体得する
 B:本を併読する
 C:メールの処理をだらだらしない


A:RSSリーダーで情報の流し読みを体得する
RSSリーダーはどんなものでも構わないので、自分に合ったものを使ってください。その中に自分が気になる情報のRSSをどんどん登録しましょう。できるだけアンテナの方向は、広い方がよいです。そうすると日々読むべき記事が増え続けます。それをしっかり消化していかないと未読記事が増えすぎてしまいます。一つ一つを丁寧に読み込むのも大事ですが、流し読みをするようにしていきましょう。すると、少しずつ読む速度が速くなってきます。それだけではなく、「この記事はどうでもいい」とか「これは、実は重要なのでは?」という情報を見る目が育ってきます。情報のシャワーを浴びているうちに読む速度と取捨選択能力が、少しずつ向上してくるのを感じるはずです。

B:本を併読する
Web上の文字だけを読んでいると、長文を読み深めるという行為から遠ざかってしまいます。そもそもWeb上には、あまり長文自体少ないので、短い文章を大量に読む事には慣れますが、長文を読むことがなくなってしまいます。それを防ぐためにも、本は読むべきです。しかも、併読という形で一度に数冊の本を同時並行でどんどん読むようにしましょう。併読をするときには、なるべくジャンルの違うものを読むようにすると、頭の切り替えを何度も行うので、

C:メールの処理をだらだらしない
意外と時間をとられがちなのが、メールの処理です。「あとで処理する」か「今やるか」というのは、それぞれ一家言のあるところだと思いますが、基本姿勢としては、「読んだら、即返信」で良いと思います。あとで処理する場合は、読まないということです。
メールの処理というのは、いかに送信者の意図を汲んで、的確なレスポンスをするかということだと思うので、インプットの速度を上げるとともに、アウトプットの速度を上げることにもつながるのです。この部分を強化するだけで、毎日特訓を自動的につめるのです。やり方としては、メール返信までのタイムを設定しておくのです。2分なら2分で返信を書き上げるというようにすると、必然的に早くなっていきますよ。


4.仕事の組み立て力を高める
仕事の組み立て力とは、自分の仕事をどのように完遂していくかという見通しを持つことです。この見通しがなければ、戦略性のないテトリスのようなもので、すぐに積み上がってお手上げになってしまいますよね?



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【仕事の組み立て力を高める】
 A:ToDoを可視化する
 B:期限を可視化する



A:ToDoを可視化する
まず、自分の現在やらなければならない仕事を全て何らかの形で見えるようにします。その方法に関しては、人それぞれで構わないのですが、とにかく一覧になっているのがよいです。ちなみに私は、LinoGmailのToDoを使っています。
これを気づいたときにどんどんやっていきます。それだけで、少なくとも闇雲に取り組んでいた仕事に対して、手持ちのカードが見える分だけ、その仕事にかける時間や順番などを考える心の余裕が出てきます。
突発的な仕事が入ったときでも、全ての手持ちの仕事が見えていれば、それに対してのかけられる力配分なども考えることができます。
とにかくやるべきことを可視化する。これは、必須です。

B:期限を可視化する
やるべきことが見えたら、今度は期限を見えるようにしていきます。
何をいつまで、ということが見えてくると、自分がいつの段階で辛くなってくるかが見えてきます。複数の仕事の期限が重複していることが、事前にしっかりと把握できていれば、その進捗度を早めたりすることで、回避することもできるのです。基本は、いつも最終期限の2/3を期限に設定するのがよい感じです。


2回にわたって仕事の瞬発力を高める方法について書きましたが、ハッキリ言って筋トレみたいなものです。さぼると衰えてくるし、毎日続けることで確実に力になってきます。筋トレと割り切ってやってみるのが良いようです。


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