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巨大化するEvernoteのノート数とどう向き合うか

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情報管理LOGの@yoshinonです。
Evernoteのノートの最大数は、10万ノートまでと決められています。自分版GoogleともいえるEvernoteですが、ノート数が多くなるにつれ、使い勝手が悪くなるというジレンマに陥ります。
メモなどは、全てEvernoteに集約したい。しかし、ノート数が増えると見つけたいノートに行き当たりづらくなる。こういうジレンマとどう向き合っていくかについてです。


  
【 巨大化するEvernoteのノート数とどう向き合うか 】  

 1.Evernoteのジレンマ

 2.基本的な戦略

 3.ノート名の工夫

 4.ノートブックとタグで母数を減らす

 5.時系列という分類






checkmark.png 1.Evernoteのジレンマ

一番最初にも書きましたが、Evernoteは、ノート数の最大数が10万と決められています。私自身は、月のアップロード容量よりも、ノート数の上限をもっと増やして欲しいと思っている派です。

しかし、ノート数が増えれば増えるほど、検索したときに自分が探したいノートが見つけづらくなるというジレンマに陥ってしまいます

最近のEvernoteのアップデートで、検索関係がずいぶん改善されてきているのですが、

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それでも、ノート数が1万を超えたあたりから、検索で難儀するようになってくるはずです。

私のEvernoteのノート数は、現在17000を超えています。
しかし、最近では検索で困ることが少なくなってきました。それは、ある方針に基づいて整理し始めてから、楽になってきたのです。

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checkmark.png 2.基本的な戦略

まず、検索で見つけたいノートが見つけたいときにどうすれば、見つけられるか?というフローです。
これが、基本戦略になるかと思います。

1.検索語でピンポイントに見つける
まず、自分が見つけたいノートを検索語によって、ピンポイントで見つけられる場合です。これは、どんなにノート数が多くても関係なく、確実にヒットできる検索語や検索子であれば問題ないですね。


2.探すべきノート数を減らす
1でも見つけられない場合は、探しやすい適切な量に減らす必要があります。100〜200ぐらいだったら、なんとか視認でも発見できるものです。
このように母数が大きくても、適切な大きさになれば発見できるということですね。

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3.時系列であたりをつける
ある程度、探すべきノート数を絞り込んだら、時系列であたりをつけていけば、たいてい目的のノートに辿り着けます。
この時系列というのが、実は重要なキーワードで、超整理手帳などの野口氏なども、この時系列の有効性について語っておられます。人は、案外、詳細なことは忘れてしまっても、だいたいいつぐらいというのは、覚えているものなんですね。

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checkmark.png 3.ノート名の工夫

まず、先ほど示した戦略の1番目で挙げた検索語なのですが、これで重要になるのが、ノート名なのです。特に規則性もなく、その時々の思いつきでノート名をつけているだけでは、万単位のノート数には対応できなくなってくるのです。

とはいえ、やたら機械的に厳密にやりすぎると疲れて使いたくなくなるのも事実です。というわけで、ある程度ラクをしつつ、規則性を持たせる方法について以下のように取り組んでいます。

A:定期的に追加されるノート
私は、手帳を毎月スキャンしてEvernoteに追加したり、毎月の届く電気料金やクレジットカードなどの明細書など全てEvernoteに入れています。
このように定期的に追加されるノートに関しては、

一番最初に入れたノート名 + 日付(または発行された月、または連番)

としています。
この「一番最初に入れたノート名」というのが大事で、ノート名に厳格なルールをそもそも設けるのが難しいので、一番最初にいれたノート名がルールとしています。そうすれば、いちいち迷わなくても済みますよね?
前回保存したノートを参照し、追加するノート名にペーストして、日付などを付与するばよいのです。


B:なるべく省略せずに正しいノート名をつける
検索するときにやはりノート名が、トリガーになることが多いです。
そこで、例えば、文章をスキャンしてEvernoteに入れるときのノート名は、その文章で使われている文章名をそのまま使うようにしています。ここで、面倒がって省略名などを使うと、あとで検索しようとしたときに、引っかかりづらくなるのです。
万が一、同じタイトルのものがEvernoteに追加されたとしても、Evernote上では上書きなどされないので、問題ありません。

例えば、税金関係の書類では、こんな感じで入れています。

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「毎回、こんなに詳細なノート名なんて入れられない!」と思うかもしれませんが、最初の1回目だけ入れておけば、あとは検索してノート名をコピペすればよいので、実はラクだったりします。





checkmark.png 4.ノートブックとタグで母数を減らす

Evernoteといえば、ノートブックとタグという二本柱での管理というのが、基本ですよね?だから、ノートブックとタグで管理すると言っても、いまいち説得力がないのも確かですね。

私の管理法は、このようにやっています。
基本としては、ノートブックの数を絞り、タグを多くして管理しています。
ノートブック数は、44
それに対してタグ数は、152となっています。

Evernoteでノートを作成したときに、迷わずに整理することを考えると、多すぎるノートブックは、決してプラスに働きません。それに、ノートは、1つのノートブックにしか入りませんが、タグは、1つのノートに対して、いくつも付けることが可能なのです。この非対称性をきちんと活用するに限ります。

ノートブックは、確実に迷わずにすぐに入れられる入れ物として、そしてタグはそれを見つけるための目印としてやるのです。

そして、あるタグのノート数が100ぐらいを越えたときに、そのタグを分割するのです。そうすると、必ず100未満のノートを調べるだけで見つかるようになるのです。
例えば、「020memo」というタグには、このように小分類が連なります。

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よーく見ると、「0223本」というタグが、500を越えていますね。これは、メディアマーカーで登録したら、自動で「0223本」というタグが付くようにしているので、このようにふくれあがっているのです。

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実は、タグが付いているものの、すでにタグからノートブックに格上げされているので、いずれこのタグは、削除予定なのです。

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checkmark.png 5.時系列という分類

さて最後は、ある程度ノート数を絞り、タグでさらに絞り込んでからですが、最後のキーは、「時系列」になります。この時系列というのがポイントで、人は意外に時間で記憶しているものなのです。それが、1ヶ月前のノートなのか、1年前なのかということは、案外覚えているのです。

最後は探すべきノートが100未満にさえ絞り込めれば、余裕で発見できてしまいます。





eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 100ぐらいに区切るのがベストかな?

自分の性格と経験上、100を越えるノートから目的のノートを探すのは、ちょっと辛いです。しかし、逆に100未満に絞れたら、なんとか目的のノートにたどり着けるのです。
なので、上でも書きましたが、大分類をノートブックで行い、あとはタグで何とかするというのが、10000を越えて管理するコツなのかな?と思っています。
したがって、タグに関しては、時々メンテナンスが必要になります。とはいえ、頻繁にやる必要もなく、「アレ、ノートが見つけづらいな…」と思ったときが、メンテナンスのやり時と考えています。

これだけ、膨大なノート数を難なく管理できるEvernoteというシステムは、素敵だし、マイGoogleのようなパートナーであり続けて欲しいと願っています。





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