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プレゼンで修羅場にならないためにしておくこと

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情報管理LOGの@yoshinonです。
私は、今まで何度もプレゼンの場で修羅場に遭遇したり、自身が修羅場に遭ったりしました。自分の時には、滝のような汗が流れ出し、目も当てられないような状況から何とか逃れるために、焦りまくるということがありました。
そういう苦い経験から得た、修羅場にならない方法を載せておきます。


  
【 プレゼンで修羅場にならないためにしておくこと 】  

 1.事前にしておくこと

 2.プレゼン直前にしておくこと

 3.最悪な自体が起こったとき







checkmark.png 1.事前にしておくこと

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プレゼンで修羅場が起きるのは、事前準備不足が原因の9割と言ってもいいぐらいです。したがって、この事前準備さえ怠らなかったら、滝のような冷や汗を流さずにほぼ済みます。

実際に起こり得るトラブルを挙げておきます。

 ・プレゼンデータが壊れていた(壊れた)
 ・プレゼンデータが見あたらない
 ・プロジェクターにつながらない
 ・プロジェクターに映らない
 ・PCが起動しない
 ・PCがフリーズした
 ・スライドが、動かなくなった
 ・大事なところで電源が切れた
 ・コードの規格が合わない

 etc…


あるある過ぎて、経験者だったら余裕で死ねますね?

では、時前段階で、どのようなことをしておけば防ぐことができるのでしょうか?

私は、ほぼこの4つで何とかなると思っています。

 1.機材の確認
 2.複数にバックアップを確保しておく
 3.機材の予備
 4.入念なリハーサル



1.機材の確認
まず、事前にやっておけることの1つとして、プレゼン先での機材の確認です。
確認事項のチェックリストとしては、このようになります。

【 チェックリスト 】

□プロジェクターや投影機材の有無
□アダプターの確認
□HDMIか?
□HDMIの規格は?
□どのような規格か?
□プレゼンする場所と投影機材との位置関係(距離)
□電源の有無
□PCやプレゼン機材の持ち込みの可否
□Wi-Fiの有無と可否
□定員→プレゼンする相手側の人数など


これらを行く前に確認しておくだけで、かなり違います。
特にアダプター関係は、念入りに確認しておくことをオススメします。もしも、自分が準備している規格と合わない場合は、機材の持ち込みも検討してみてください。


2.複数にバックアップを確保しておく
もう、これは必須の準備と言っていいです。
逆にデータさえあれば、何とかなると言っていいでしょう。それぐらい重要です。自分が、この数年やっているバックアップは、最低でも以下の3つに入れるようにしています。

・Dropbox
・iPhone(または、iPad)
・USBメモリ(または、HDDなど外部メディア)

1カ所でも十分では?と思った人は、真の修羅場を経験していないのです…。
あと、これだけ分散してあれば、何かあったときの余裕感が全然違います。そういう意味の保険でもあるのです。


3.機材の予備
むやみやたらに持って行けばよいというものではありませんが、ある程度向こうで準備されていたとしても、多少持って行くことをオススメします。
特にアダプタ周りは、必須ですね。
あと、地味に準備しておいた方がよいのは、延長コードです。


4.入念なリハーサル
あのプレゼンの天才のジョブスですら、リハを何度も行い、満足するまでやったそうです。そう考えると、天才でも何でもない我々ができるのは、入念なリハしかありません。何度も練習しておくことに越したことはありません。





checkmark.png 2.プレゼン直前にしておくこと

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さて、会場についてしまったら、できることはどんどん限られてきます。
しかし、プレゼン直前までにやっておくと断然よいことが、いくつかあります。
これらをやっておけば、まあ厳しい状況に追い込まれることは、かなり少なくなるでしょう。

【 チェックリスト 】

□二度、投影機材に接続してみる
※一度、接続できても二度目がうまくいかないことが多々あるから
□プロジェクターは、自動スリープになるかの確認
□設定を変えられるならば、自動スリープにならないようにする
□PCの場合、電源は常時接続できるかの確認
□PCを自動スリープにならないように設定する
□常駐ソフトで不必要なものは、全て終了
□勝手にポップアップしてきそうなソフト類も全て終了
□プレゼンデータが、正常か全て一度流してみる
□流しながら脳内リハをする(正式なリハが可能ならば、それでOK)
□配布物の確認




checkmark.png 3.最悪な自体が起こったとき

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ここまでやっても、本当に想定外の最悪な事態というのは、ゼロにはできません。突然の停電、プロジェクターの故障、PCの突然の故障やフリーズなど、無いとは言えないのです。

最悪な状況下には、2パターンあります。プレゼンが、リカバリ可能か否かです。

どちらの状況であったとしても、共通して心がけたいのは、

余裕をかますこと

です。
慌てふためいたり、バタバタしても仕方がないのです。そして、観ている人は、こういう時にあなたの行動を見ているのです。

その上で、リカバリ可能であるならば、しばらく復帰まで時間をとらせてしまうことを詫びて、リカバリに取りかかりましょう。

もしも、リカバリが不可能な場合は、心からのお詫びをしつつ、ユーモアを交えながら、できる範囲のプレゼンをするのです。スライドがなければ、絶対にならないということはないはずなので。そのためにも、事前のリハは、とても重要なのです。何度もリハをすることによって、対処可能なことと不可能なことの見極めもできるのです。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 トラブルは起こるものと心がけよ

上でも書きましたが、どんなに入念に準備しても、どんなにリハーサルを重ねたとしても、100%トラブルを防ぐことは、不可能です。
人がやることですから、どんなことでも起こり得るのです。
「万全だ!」と思いこんで臨むよりも、「トラブルは起こるものだ」と思いながら臨む方が、心の余裕感は変わってきます。

リスクマネージメントでよく言われる

危機感を持って備えよ。
楽観的に対処せよ。


という言葉を心がけたいですね。





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