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書類は、クリアフォルダシステムで管理してます

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情報管理LOGの@yoshinonです。
こんなにペーパーレス化が叫ばれているのに、未だにというか年々増え続けている書類にうんざりしていませんんか?
私は、なるべくScanSnapに読み込ませて、書類の数を少なくするようにしています。とはいえ、完全に書類はなくなることはありません。

今回は、私がこの10年間ぐらい実践している、書類管理方法であるクリアフォルダシステムについて取り上げてみます。
書類整理が、爆速になりますよ!



  
【 書類は、クリアフォルダシステムで管理してます 】  

 1.書類はクリアフォルダで管理する

 2.クリアフォルダシステムの概要

 3.なぜクリアフォルダシステムのメリット







checkmark.png 1.書類はクリアフォルダで管理する

私の机の中には、二穴ファイルというのが、ほとんどありません。
処理するべき書類のほとんど全てをクリアフォルダで管理しているのです。
こんな感じですね。

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少なくても私の周りの人たちからは、

「ファイルとかに綴じないんですか?」

とよく聞かれますし、驚かれることも多いです。

しかし、実際問題として、この書類管理方法で困ったことはないし、むしろ綴じファイルで管理している人よりも、素早く書類を見つけ出したり、処理できています。というわけで、こういうクリアフォルダで書類を管理する方法を、勝手に「クリアフォルダシステム」と名付けています。




checkmark.png 2.クリアフォルダシステムの概要

さて、このクリアフォルダシステムですが、いくつかのルールに基づいて運用されています。けれども、そんなに小難しいものでは全くなく、誰でも明日からできる感じの、シンプルなものです。

1.1書類1クリアフォルダ(例外あり)
2.小プロジェクト1クリアフォルダ
3.大カテゴリ1ボックス
4.色の付いたクリアフォルダは使わない
5.ラベルを無闇につけない
6.基本的には、inboxへ
7.時系列に入れる
8.1週間に一度ぐらいのペースでinboxのファイルを整理する



順番に説明していきます。


1.1書類1クリアフォルダ(例外あり)
まずは、基本として1書類1クリアフォルダで管理するです。

「え?もったいない!」
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とか言わないように。
このルールは、簡単で考えなくていいので、すぐにやれるはずです。
ちなみに、クリアフォルダなんて、100枚で1000円ぐらいなので、どんどん気にせずに使えばよいのです。
Amazonさんでも、1000円ぐらいです。




ちなみに、あとで触れますが、このシステム運用では、なかなか100枚なんて使い切りません。



2.小プロジェクト1クリアフォルダ
先ほど1書類1フォルダとか書いてたじゃない!と言われるような気もしますが、これが例外の部分です。例えば、ちょっとした会議の資料などは、1フォルダにまとめています。また、短期間の小プロジェクトな場合も1フォルダにまとめてしまいます。そうすることで、書類が格段に探しやすくなるのです。
私の場合、小プロジェクトといっても、20〜40枚ぐらいになることもあります。しかし、気にせずにどんどん放り込んでしまいます。



3.大カテゴリ1ボックス
大カテゴリごとに1ボックス割り当てるようにしています。しかし、何でもかんでも大カテゴリ化すると、机の中が収拾つかなくなってしまうので、本当にこれは混在してはいけない感じで分類でしています。なので、私は4つにしか割り振りしていません。
あとでも触れますが、inboxとAhrciveも必要になるので、ボックス自体は6つになります。

私は、ニトリの書類ボックスを使っています(本当は、無印の方が好き)。

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4.色の付いたクリアフォルダは使わない
これは、好みの問題かもしれませんが、色のついたクリアフォルダは使いません。過去に何度か試してみましたが、重要度とかそういうタグ代わりにしようとしたら、破綻しやすいです。
あと、無色透明なクリアフォルダの方が、書類を確認しやすくて自分は扱いやすく感じています。



5.ラベルを無闇につけない
ついつい分類しやすくするためにラベルをつけてしまいたくなってしまいます。しかし、基本的にはラベルもあまりつけません。どういう基準でつけるかというと、先ほど上で分類された小プロジェクトで何度も参照する必要があるものと、頻繁に参照する必要があるものにだけつけるようにしています。
そうすることで、ラベルがついているものが、かなり絞られるため探すのも容易になるのです。逆にラベルをつけすぎると、探すのに手間取る上、参照しづらくなってしまうのです。
私は、赤と青の2色のみのラベルにとどめています。これも、先ほどの色のついたクリアフォルダを使わない理由と同じです。

これですね。これの青・赤タイプを使っています。
最近じゃ100均にも売ってます。




6.基本的には、inboxへ
Evernoteと同じで、基本的にはinboxに一度入れるようにしています。もちろん、あらかじめ大カテゴリに分類できるものは、最初からinboxを経ないでいきなり入れます。ただ、分類しづらいものや忙しいときは、何も考えずにinboxに放り込みます。こうすることで、最低でもinboxを探せば何とかなるという安心感が得られるのです。



7.時系列に入れる
時系列になるようにクリアフォルダを入れるようにします。
これ、意外に重要なんです!
時系列になるように手前から入れておくと、探すときの手間が省けるのです。常に手前側の書類が新しいということが分かっているだけで、参照するときの速度感が全く違うのです。しかも、意外と新しい書類の方が、参照する回数も多かったりするんですよね。

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8.1週間に一度ぐらいのペースでinboxのファイルを整理する
これは、私はiPhoneのListBookというアプリで、毎週必ず行う定型タスクの1つとしてやっています。



具体的に何をするのかというと、1週間に一度、inboxの中にたまったファイルを以下の基準で整理するのです。

A:いらない → ゴミ箱へ
B:いるかもしれないけど、すぐには使う予定なし → スキャンしてEvernoteへ
C:すぐには使わないが、確実に何度も参照する → Ahrciveボックスへ
D:すぐに使う予定あり → inboxにとどめる


この際、本当は小プロジェクトだったのに、そこに含まれていなかったものなども発見されたりするので、まとめたりもします。
「すぐに〜」という期間ですが、これはinboxが満タンにならないぐらいの期間としています。感触としては、クリアフォルダが引き抜きづらくなってきたらアウトとする感じでよいかと思います。どちらにしても、Ahrciveボックスか、Evernoteには残っているという安心感があるので、気にせずにどんどん整理してしまいましょう。ちょっとでも「いるかな?」と思えば、スキャンすれば良いのです。悩む時間の方が、もったいないです。

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checkmark.png 3.なぜクリアフォルダシステムのメリット

このクリアフォルダシステムですが、他の書類整理法にはないメリットがあります。それは、以下の

1.書類の整理が爆速
2.書類の確認がしやすい
3.スペースをとりづらい
4.持ち運びが便利



1.書類の整理が爆速
以前は、私も2穴ファイルを使っていました。しかし、このクリアフォルダに慣れてしまうと、元に戻れなくなりました。それぐらい、2穴ファイルは、面倒なのです。
だって、2穴ファイルだと

①真ん中に折り目を付ける
②穴空けパンチを用意する
③穴を空ける
④2穴ファイルの金具を開ける
⑤書類を綴じる


と、こんなにも手順があるんですよ。
クリアフォルダシステムだったら、

①クリアフォルダを出す
②書類を入れる


だけで良いのですから。爆速と言っても差し支えないぐらい、書類整理が早くなります。


2.書類の確認がしやすい
当たり前と言えば当たり前なのですが、クリアフォルダなので、ぱっと見で、その書類がなんなのかが判別つきます。これが、2穴ファイルだと開けなくては、分からないのです。



3.スペースをとりづらい
2穴ファイルを別に悪く言うつもりはないのですが、圧倒的に書類整理のためのスペースをとりません。書類+クリアフォルダ分の厚みしかいらないのですから。したがって、2穴ファイルよりも多くの書類を保存しておけるのです。



4.持ち運びが便利
もうすでに必要な書類ごとに分類された状態になっているので、「ひょい」とカバンに放り込むだけでOKなのです。これが、2穴ファイルだったら…以下略。





eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 クリアフォルダシステムがもっと一般的になればいいのに!

かれこれ10年ぐらい、このクリアフォルダシステムで運用していて、困ったことはほとんどありません。むしろ、どうして周りの人たちは、まだ2穴ファイルにこだわっているのだろう?と思うばかりです。
これを、ぜひ広げていきたいと思っています。まずは、この記事を読んだ皆さん、明日からやってみませんか?




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