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ScanSnap CloudをやめてDropboxを保存先にしたら捗った

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情報管理LOGの@yoshinonです。
ScanSnap Cloudが、始まってから「これは、なかなか素敵なサービスだ」と思って使っていたのですが、ちょっとした使い勝手の問題から、やめることにしました。
その代わりに、保存フォルダをDropboxにしてみたら、すごく捗ったよ!という記事です。


  
【 ScanSnap CloudをやめてDropboxを保存先にしたら捗った 】  

 1.ScanSnap Cloudだと思うようにいかなかった

 2.ScanSnapの保存フォルダをDropbox上にしてみた

 3.Dropboxを保存フォルダにして良かったこと

 4.メンテナンスだけ心がける







checkmark.png 1.ScanSnap Cloudだと思うようにいかなかった

ScanSnapユーザーだったら、ScanSnap Cloudが始まったときに、かなり歓喜したのではないかと思います。このScanSnap Cloudというのは、スキャンした書類が、自動的に様々なWebサービスに分類されていくのです。

ScanSnap Cloud | PFU
ScanSnap Cloud | PFU





このように、スキャンしたら自動的にクラウドサービスに割り振られるのです。

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しばらく使い続けていたのですが、自分の用途には合わないなと思いました。
どこが合わなかったかというと、以下の3つの点が気になったのです。

1.自動的な説別がうまくいかないことがある
ほとんどきちんと分類してくれるのですが、またーにうまくいかないんですよね。これが、ちょっと困ったり。

2.Evernoteには、リサイズした画像を入れたい
Evernoteでノートを開くときに、サクッと開きたいので、画像はなるべくリサイズして入れるようにしていました。しかし、ScanSnap Cloudだとリサイズできず、いきなりアップロードされてしまうのです。自分は、Evernoteのプレミアムだからよいものの、そうでない人にとっては大変なんじゃないかな?

3.そもそも、それほど自動分類が必要じゃなかった
というか、そもそもScanSnap Cloudで準備されている自動分類のほとんどは、必要なかったのです。実際、スキャンしたものは、ほぼEvernoteに入れてしまうという現在の使い方から考えると、必要ではないという結論に達しました。





checkmark.png 2.ScanSnapの保存フォルダをDropbox上にしてみた

しかし、自分的には結果的にScanSnap Cloudは、合いませんでした。
その理由としては、先ほど挙げたように、ほぼ最終的にEvernoteにスキャンしたものを集約してしまうので、自動分類がほとんど必要なかったのです。また、Evernoteに入れる関係上、ファイル名の変更の必要があったり、画像をリサイズする必要があったり(閲覧の際に速度を上げるため)と、どうしても両立が難しく、やめることにしました。

ただし、一度スキャンしたものが、すぐにオンライン上に上がっていくという感覚はすごく良かったので、ScanSnapのデフォルトのフォルダをDropboxに指定することにしたのです。
やり方としては、ScanSnap OrganizerでScanSnapでスキャンした画像が入るデフォルトフォルダを指定しておいて、「フォルダの割り当て」をクリックします。

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割り当て場所をDropboxの中に作成しておいたScanSnapのフォルダを指定しておきます。このときに、事前に元のScanSnapフォルダの中身をそのままコピーしておいても良いかもしれないですね。

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指定すると、このように新しいフォルダがScanSnap Organizerの下に新しくDropbox上のフォルダが追加されます。
これで、スキャンしたものが、すぐにDropboxに同期される環境が整いました。

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さらに、私はEvernoteのインポートフォルダをScanSnapのArchiveというところに指定しています。ScanSnapでスキャンしただけでは、すぐにEvernoteに入らないようにしているわけです。
スキャンした画像をEvernoteに入れても良いような大きさにリサイズをしてからArchiveフォルダに移動させるのです。そうすると、インポートフォルダに指定されているので、自動的にEvernoteに取り込まれます。

この流れを図示するとこのようになります。

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checkmark.png 3.Dropboxを保存フォルダにして良かったこと

さて、このDropboxでの運用を始めて非常に良かったことが、いくつかあります。

1.即座にオンライン上に同期されるという安心感
「ScanSnap Cloudでも同じじゃ…。」と思われるかもしれませんが、ScanSnap Cloudは、1ヶ月しかファイルを保管しないし(それはそれで良いと思う)、その後の活用を考えると、圧倒的にDropboxの方が優れているのです。
急いでいてEvernoteに入れ損なったとしても、スキャンさえしていれば、iPhoneでもどこからでもアクセスはできるのです。つまり、最低でもDropboxの中にはあるという安心感が得られるのです。


2.Evernoteとダブルバックアップできる
自分の中では、Evernoteは蓄積するためのもの。Dropboxは、一時的な保管庫というふうに考えています。Dropboxは、保存容量に上限があるので、あくまでも一時的な置き場所と考えた方が、容量を圧迫せずにすむのです。
とはいえ、上記のようなシステムに組み入れると、一時的にせよEvernoteとDropbox両方にファイルが存在することになるので、万が一のバックアップとしては、最適なのです。

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3.Dropboxの履歴が使える
Dropboxでは、編集履歴がDropbox上に残ります。つまり、スキャンしたものを入れておいて、万が一、削除したりした場合でも復活させたり、間違って改変しても修復可能ということなのです。
これ、けっこう良くないですか?

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checkmark.png 4.メンテナンスだけ心がける

先ほどの図のように、スキャンしたものをリサイズしたり、ファイル名の変更をしたものを、どんどんArchiveフォルダに放り込み、Evernoteに蓄積していくととても快適なのですが、Dropboxの容量が…。

そう、Dropboxには限りがあるのです。
というわけで、そのArchiveフォルダの中身は、定期的に他に動かす必要があります。一度、Evernoteに入ってしまえば、インポートフォルダの中身は、動かしても全く問題がないのです。

というわけで、定期的にインポートフォルダを点検して、Dropboxを圧迫しているようだったら、他のDropbox以外のフォルダに移動するようにしています。





eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 ScanSnapとクラウド連携はやはりいいですね

今回は、ScanSnap Cloudをやめたという話でしたが、ScanSnapとクラウドと連携すること自体は否定していません。むしろ、ScanSnapは積極的にクラウド連携すべきだと思っています。

こうやって、運用していてスキャン→即クラウドというのは、可能性が広がっているなとすごく感じています。





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