Wunderlistには、「やったことリスト」も入れておくといいよ！

情報管理LOGの@yoshinonです。
最近、Wunderlist関係の記事を書いていなかったのですが、依然として私のタスク管理アプリとしてメインを張っています。
そんなWunderlistですが、最近ちょっと使い方に変化があったので、そこら辺を書いてみたいと思います。

【　Wunderlistには、「やったことリスト」も入れておくといいよ！　】　　 　１．Wunderlistに入れるタスクは未来のものだけ？ 　２．完全にタスクは読み切れないので、「やったことリスト」も入れることにした 　３．「やったことリスト」を入れるメリット

Wunderlistといえば、言わずと知れたタスク管理アプリ＆Webサービスです。




Wunderlist | To-do リスト、リマインダー、タスク管理 - App of the Year!




私のメインのタスク管理ツールとして、PCではいつもChrome上にピン留めタブとして表示されたままにしてあるし、iPhoneやiPad miniでもアプリを入れています。どんなときでもどこからでもタスクをどんどん登録しておけるので、もはや手放せないアプリになっています。

自分は、基本的にGTDを実践しているので、これからやらなくてはいけないタスクを全てWunderlistのinbox(受信箱)に入れています。GTDって何？という人は、こちらのWikipediaやこのGTDやっている人にとっての聖典である「ストレスフリーの整理術」を参照してみてください。




基本の考え方としては、頭に浮かんだ「やるべきこと」を全てツールに放り込むというのが、GTDの考え方です。でも、これって、全てこれからやるであろう未来の方向に向けたタスク管理なんですよね。けれども、一日オフィスで仕事していると、必ずといってよいほど予測できない割り込み仕事が入ったりすることありますよね？
こればっかりは、取り組まないわけにはいかないので、Wunderlistのリストには入っていないけれども、タスクとしては時間を少なからず取られるわけです。






しかし、どんなに予測精度を上げていっても、完全にはタスクを読み切る事なんて不可能ですよね。だからこその割り込み仕事だし。

Wunderlist上のタスクと実際に取り組んだタスクには、このような乖離が生まれてくるのです。




私は、完了タスクをログとして、GoogleカレンダーやEvernoteに記録しています。

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自分自身のタスクへの取り組みを分析したり、単に自分の完了タスクを振り返るためにやっているのですが、上記のようにWunderlist上で完了したタスクと、実際に取り組んだタスクとの乖離があると正確にログが取れないのです。

そのため、割り込み仕事などの突発的なタスクもなるべくWunderlistに入れることにしました。割り込み仕事を完了した時点でWunderlistに入力し、すぐに完了のチェックを入れるのです。そうすることで、完了タスクの漏れがなくなってきました。









実は、最初はこの「やったことリスト」をWunderlistに入れるのは、少々抵抗感がありました。なぜかというと、Wunderlistは「これからやるべきこと」を入れるためのツールだから、という思い込みがあったためです。

しかし、実際に「やったことリスト」を入れ始めてからは、思わぬ効果も見えてきました。

１．タスク達成の充足感
割り込み仕事って、予想していなかったタスクのため、どうしても「○○もあるし」「○○もやらなくちゃ」という状況で受け入れることになります。しかも、Wunderlistは、完了したタスクも見られるので、あとで振り返ったときに割り込み仕事が完了タスクに入っていないと、「やったのにやっていない」という感じになるのです。
しかし、「やったことリスト」を入れることによって、割り込み仕事も完了タスクとしてログとして残るので、少なくとも「自分が取り組んだ仕事」として確実にログが残るのです。この差が、後ほどの気分に大きく影響を与えるのです。割り込み仕事であっても、タスクを完了したという充足感があった方が、確実にプラス思考で取り組むことができるようになります。



２．割り込み仕事も含めログをとれ、可視化される
私は、Googleカレンダーに完了タスクを入れているのですが、これによって、割り込み仕事がどれぐらい入ったのかとか、どのような頻度で入ってくるのかというのが可視化されました。こういう時には、割り込み仕事が多くなるなどという予測がなんとなく見えてくるようになってきました。
単に天から突然降ってくるかのように見えていた割り込み仕事が、実はちょっとした規則性を持つということすらも見えてくるのです。





３．タスク数の全体量が把握できる
「割り込み仕事」も含めてタスク数を把握できるようになることで、今まで見えていなかったタスクの全体量が把握できるようになってきました。
これによって、逆に自分の一日でできる仕事量の限界というのも見えてきます。
ついつい、自分の許容量のギリギリまでタスクを入れたくなってしまうのですが、そうすると簡単に割り込み仕事によって破綻してしまうので、バッファの適切な取り方なども見えてくるようになってきました。







職種にもよると思いますが、割り込み仕事というのは少なからずありますよね？
ところが、それに取り組んでも、まだ本来のタスクは残り続けているわけです。どうしても、気持ちに残る負担感なども残ってしまいがちになってしまいますが、この「やったことリスト」を入れることによって、負担感から満足感に転換することができやすくなります。
上では、ごちゃごちゃ書きましたが、単に不満感から満足感に転換するためだけでもやってみる価値はありますよ！

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