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名刺の管理はPicasaが良い

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以前のエントリ「デジカメメモ術前編)(後編)」で名刺管理をPicasaで行っているということに触れました。今回は、実際どのように行っているのかを手順を追って説明します。もしも、すでに名刺カードリーダーなどを活用されている方は、読み飛ばしてください。わざわざ名刺カードリーダーを買ってデータ化するのもどうかな?と思っている人は、参考になると思いますよ。


Picasaで行う名刺管理】
 1.名刺をもらった後に(必要な場合は)裏にメモする
 2.あとでデジカメで撮影する
 3.Picasa上で余分な部分はトリミングする
 4.その人物に関わるタグ付けをする
 5.必要なときは、タグで検索



2009021502.jpg

1.名刺をもらった後に(必要な場合は)裏にメモする
まず、名刺をもらった時にその人物に関するメモが必要な場合は、名刺の裏にメモをしてください。メモが必要じゃない場合に関しては、2に進んでください。

<メモPoint>
 ・いつ会ったか
 ・どこで会った
 ・どんな人物か
 ・何の関係か


もしも、メモをする際には、なるべく短いセンテンスで書き込むこと!できるならば、単語で書くようにします。あとで触れますが、これもタグ化するので、長い文章は必要ありません。


2.あとでデジカメで撮影する
これは、以前のエントリ「デジカメメモ術」を参照してもらいたいのですが、以下のポイントを守って撮影しましょう。

 <撮影Point>
 ・解像度は、PCの画面サイズ程度にする(高画素である必要は全くなし)
 ・蛍光灯の下はなるべく避け、自然光で撮影するようにする
 ・両手で固定して、四隅がなるべく平行になるようにする
 ・マクロで撮影する


「なるべく」と書いてある部分は、厳密にではありませんので、悩むぐらいなら気づいたときにさっさと撮ってしまった方がよいです。


3.Picasa上で余分な部分はトリミングする
2009021501.jpg

写真をPCに取り込んだら、簡単に画像を加工します。基本的な考え方としては、あとで使いやすくするためなので、神経質にやらなくても良いです。速度重視でやりましょう。やるべきことは、以下の2つです。

 <Picasaでやるべきこと>
 ・名刺以外の部分は、トリミングする
 ・I'm feelling luckyで一発で色調調整する



4.その人物に関わるタグ付けをする
2009021503.jpg

さて、ここからがPicasaで管理するキモの部分です。
その人物に関するタグを設定していきます。画像を選択し、Ctrl + K でタグ設定画面が出てきます。
そこで、入力するタグのポイントは、以下の通りです。

 <タグ付けPoint>
 ・所属(会社名など)
 ・氏名
 ・肩書き
 ・名刺の裏に書いてあるメモ


ここで名刺の裏に書いてあるメモが生かされていきます。もしも、単語化されていなければ、この段階で単語化しましょう。
タグ付けは、簡潔に要点を絞って入力しましょう。電話番号やFAX番号、住所にいたるまで詳細に入力必要はありません。検索するときのきっかけさえつかんでおけばよいだけですから。


5.必要なときは、タグで検索
2009021504.jpg

さて、実際に使うときは超簡単です。
ただ単に検索窓に検索したい言葉を入れるだけです。Picasa3の検索の場合、入れたタグが途中でも候補が、随時示されるので、迷うこともないです。


名刺の管理で一番困るのは、肩書きが変わったり、担当が変わったりしたときに古い名刺の処分が面倒ということがあります。しかし、Picasaで管理している場合は、タグを書き換えるか、消すだけでよいというのもオススメポイントです。


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