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Gmailの整理を計画的に行うためにDelete meを使うといいよ!

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情報管理LOGの@yoshinonです。
Gmailが出始めの頃は、これだけ容量があれば一生使える!
と思っていた時期が、自分にもありました。しかし、実際は、データ容量は年々増加の一途をたどり、豊富にあると思われたデフォルトの容量を圧迫するようになってしまいます。そこで、かれこれ5年ほど運用してみて、うまくいっている方法があるので、ご紹介いたします。
非常に簡単ながら、効果的に減らすことができますよ!


  
【 Gmailの整理を計画的に行うためにDelete meを使うといいよ! 】  

 1.Gmailの容量を圧迫するもの

 2.Delete meというラベルを使う

 3.定期的タスクに入れておく







checkmark.png 1.Gmailの容量を圧迫するもの

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現在、私は以前記事で書きましたが、Googleローカルガイドでレベル5になったので、Googleのストレージ容量が、期間限定で1Tバイトになっています。

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しかし、この容量増も永遠に続くというわけではありません。期間限定ということなので、今年の末ぐらいには元の容量に戻ってしまう予定です。

実際問題として、Googleのストレージをメインで使っているわけではないので、また元に戻ったとしても今のところ大きな不都合は起きなさそうです。しかし、Googleストレージは無限にあるわけではないので、時々整理する必要があります。

その中でも特に日々増加しているのが、Gmailです。
きっと、みなさんの中にもGmailをメインのメルアドにしている人も多いことでしょう。そうすると、業務メールやら業者の宣伝メール、個人的なメールなど際限なく、どんどん入ってくるはずです。Gmail自体は、スパムに対しては、かなり強力なフィルタリングが入っているので、スパムで悩まされることはほとんどありません。しかし、それでも雑多なメールや後々不必要なメールは蓄積していくわけです。それらを放置していたら、簡単にGバイト単位で容量を食っていきます。

しかし、それらのメールを日々、いちいち削除したりするのは、非常に面倒ですよね?
私もいちいちそんなことを気にしていられません。そこで、私は5年以上前から”Delete me”という方法でメールを定期的に整理するようにしています。





checkmark.png 2.Delete meというラベルを使う

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それは、非常に単純な仕組みで、単に不要なメールや一定期間後に不要になるメールに「Delete me」というラベルをつけておくという方法です。そして、そのラベルがついたメールを定期的に削除すれば良いのです。非常に簡単でしょ?
まあ、ラベル名は、なんでも良いのですよ。

「このメールは、あとで消すよ!」

ということが、自分の中で明らかになるラベルにしておくのです。

でも、ただ単にいちいちラベルをつけていったのでは、いちいち削除するのと手間が変わりません。そこで、Gmailの優秀なフィルタリングを使うのです。フィルタリングのやり方は、以下の通りです。
コツとしては、いっぺんにやろうとすると面倒なので、「これは、Delete me行きだな」と思ったメールが入った時に、その都度フィルタリングを設定した方が良いです。

1.メールの返信の横をクリック→「メールの振り分け設定」

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2.検索オプションを設定する
基本的には、「From」だけで良いと思いますが、容量を節約するならば、「サイズ」を指定しても良いかもしれません。

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3.条件の設定
条件に合うメールをどのように処理するかを選びます。ラベル名は、「Delete me」としていますが、自分が分かりやすいのにすると良いです。

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ちょっと待て、わざわざそんなラベルなんてつけないでも、

フィルタリングで削除にすれば良いじゃないか?

と思う人もいるでしょう。
私も基本的には、本当にいらないメールは、削除するようにフィルタリングしています。
けれども、中には微妙なメールってありませんか?ほとんどいらないのだけど、時々読みたい情報が入っているとか、お得な情報が入っているのだけど、読んだ後はいらないとか。そういう、中途半端に読むようなメールが、このテクニックの対象になります。
もちろん、重要なんだけど、チェックさえすれば良いみたいなメールもですね。





checkmark.png 3.定期的タスクに入れておく

さて、Delete meのタグには、どんどん不要なメールがたまっていきます。
これを、数ヶ月に1回程度に定期タスクとして、整理する日を設定しておきましょう。私は、Wunderlistに1ヶ月おきにリマインドされるようにしています。そして、Delete meのタグをチェックするのです。

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私の場合、1ヶ月で数百ぐらいたまっています。
その中で必要と思われるものがあれば、サクッと読んでしまいます。場合によっては、「Delete me」のタグを外すこともあります。おおむね全てチェックしたところで、一気に削除してしまいます。

このいらないメールを一気に処分する感じは、なかなか爽快ですよ。

消す時は、

1.左上にあるチェックボックスをクリック→「すべて」をクリック

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2.「○件をすべて選択」という項目が出るので、クリック
そうすると、見えている部分以外の「Delete me」のラベルがついている全てのスレッドが選択されるのです。

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3.削除しましょう!
ゴミ箱アイコンをクリックすれば、ゴミ箱に移動します。簡単ですね。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 ゴミ箱との中間に位置すると考えると良いかも

そんな回りくどいことをしないで、ゴミ箱使えば良いじゃない?

と思われるかもしれませんが、ゴミ箱はそれこそカオスの極みなんですよね。私の場合、Delete meのラベルの中身なんかより、もっと混沌としていて、スパムだらけという感じなのです。そうすると、もはやチェックしようという気さえも起きないのです。
だからこそ、ゴミ箱との中間に位置するものが必要だったのです。一種のクッション材みたいなものですね。
もしよかったら、お試しください。

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