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「爪を切る」さえも定型タスク化する

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情報管理LOGの@yoshinonです。
Wunderlistでタスク管理をするようになって、生活に対する様々な考え方が変わってきました。今回は、タイトルにもあるように「爪を切る」という行為さえも、タスクとして管理することについて考えてみたいと思います。


  
【 「爪を切る」さえも定型タスク化する 】  

 1.生活の様々な事柄をタスク化する

 2.タスクの定点観測から見えてくるもの

 3.観測から定型化へ







checkmark.png 1.生活の様々な事柄をタスク化する

Wunderlistを使うようになってから随分経ちました。
私は、WunderlistでGTDを実践しており、日次、週次、月次レビューを通して、どんどんタスクを登録していっています。




実は、最初のうちは、プロジェクトとタスクの切り分けもできず、さらにはタスクの細分化も出来ていませんでした。しかし、GTDの原典にあたったり、試行錯誤する中で少しずつできるようになってきました。


そうする中で、生活に関わるあらゆることもタスク化していきました。
タスク化するといっても、「風呂に入る」「歯を磨く」のような日々何も考えずに行っているタスクは、除外しています。しかし、買わなくてはいけないものや、口座の残金を確認したり、爪を切る、植物に水をやる、などのタスクのように毎日ではないにせよやらなくてはいけないものは、タスクとして登録するようにしました。これらのタスクは、つい忘れてしまいがちなものです。

<タスク化しないもの>
・日々、意識せずに取り組んでいること

<タスク化するもの>
・不連続で、忘れがちなこと





checkmark.png 2.タスクの定点観測から見えてくるもの

私は、毎朝のルーティンワークの一つとして、前日のタスクをEvernoteに蓄積しています。

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このようにworklogという名のノートブックに蓄積されています。現在で870のノートがありました(2年半以上取り組んでいることになります)。

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私は、1年ほど前から、このEvernoteに蓄積しているworklogを定点観測するようにしました。この「定点観測」というのは、時々発生するのに忘れがちなタスクを検索することで、あるタスクという切り口で見てみるのです。

例えば、タイトルにもした「爪を切る」というタスクで見てみましょう。

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すると、およそ17日〜20日おきにやっていることが分かるはずです。これは、実際に1年ほど前に完了タスクを「定点観測」して発見したことです。これの他にも、特に意識することなく取り組んでいたタスクが次々と洗い出されました。

例えば、毎年奥さんの誕生日前にプレゼントの準備をするのですが、取りかかりが遅いということが見えたり、Edy用の口座がどれぐらいの間隔で残高チェックが必要なのか?ということだったりします。




checkmark.png 3.観測から定型化へ

Wunderlistで洗い出されたタスクは、定型タスクとしてリマインダーをかけます。先ほどの「爪を切る」タスクは、こんな感じ。

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定点観測で得られた知見を生かして、定期的にどういう周期で入れれば良いかとか考えることができるようになりました。
もしも、毎回同じように取りかかりが遅いと感じていたタスクがあれば、早めに通知させるということもしています

Wunderlistには、「定型」というリストを作成しており、その中に定型化したタスクを入れるようにしています。このように定型タスクが、山ほど入っています。

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大変そうに見えるかもしれませんが、定期的に訪れるタスクを思い出す方が、よほど大変だし、見落としたときの方が大変です。そういう意味では、思い出さなくてはいけないという負担感から解放された方が大きいかもしれません。





 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 メンテナンスも大事だよ!

今回は、タスクの観測→定型化という流れについて書きましたが、これで万事解決ではありません。むしろ、実際に運用していく中で定型タスクのメンテナンスはしていかなければなりません。そうすることで、より実感に合う精度の高い定型タスクが完成するのです。

とはいえ、上にも書きましたが、定期的に訪れるタスクを思い出す負担からの解放というのは、かなり心地が良いですよ。ぜひ、皆様もやってみてください。





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