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○分でできることリストを作っておく




情報管理LOGの@yoshinonです。
GTDでは、おなじみの考え方に「2分以内でできること」は、すぐにやるというものがあります。
たぶんですが、2分というのには大きな意味はなく、すぐにやり切ることができるタスクというのが、2分という単位なのだなという理解です。
さて、これに最近新しい知見を得たので、皆さんにも広めたいと思い、記事にしてみました。


  
【 ○分でできることリストを作っておく 】  

 1.GTDにおける2分でできること

 2.◯分でできることリストを作る

 3.タスクにおける時間の見積もり







checkmark.png 1.GTDにおける2分でできること

上でも書きましたが、GTDにおいてタスクの処理の振り分けに「2分でできること」という項目があります。
ちなみに、GTDというのは、Getting Thinking Doneの略で、仕事をストレスフリーでこなすための方法論です。私はかれこれ10年近くこれに取り組んでいます。これのおかげで、仕事の仕方が大きく変わったぐらいには、効き目がある方法です。

このGTDのフローを図示すると、このようになります。





このようにフローに沿って、タスクを振り分けていくことによって、迷いが少なくタスクに取り組むことができるようになるのです。

この中で、唯一具体的なアクションとして提示されているのが、「2分でできることは、いますぐやる」なのです。
確かに2分程度のタスクならば、今すぐに取り掛かった方が、脳のMPを無駄に消費しないですみそうです。また、2分ぐらいのタスクであっても、それを山のように抱えていったら、結果的には行き詰ってしまいます。だからこそ、小さなタスクはすぐに取り組むことで、目の前から消し去る必要があるのでしょう。

しかし、この「2分で」というのは、確たるものではありません。
別に30秒でも、4分でも構わないわけです。要するに「今すぐに」取りかかれて、「すぐに終わる」ことができるタスクであれば良いのです。




checkmark.png 2.◯分でできることリストを作る

というわけで、私は○分でできるリストというのを最近作成することにしました。
それは、「ちいさなくふうとノート術 」という本で、「すきま時間にやることリスト」という記述があったのです。



1分、3分、5分と細かく刻み、その中でやるれることをリスト化しているのです。

GTDは、気になることをリスト化することからスタートします。
しかし、このmarieさんの提唱しているのは、あらかじめ「この時間では、これができる」というリストを作成しておくことによって、すきま時間ができた時にそのリストからタスクを実行するという非常に「攻めている」考え方だと思ったのです。

私は、毎週必ずやっておいた方が良いと考える定型タスクがあります。短い時間ででき、けれどもそれをやらないでいると、必ずあとで苦しくなってくるというタスクリストです。
例えば、「ゴミ箱のゴミを片付ける」とか「机の中のinboxを片付ける」などです。

それを、LISTBOOKというアプリで管理しています。






このアプリの良いところは、リストのチェックを一括で外したり、つけたりできることです。つまり、何度もそのチェックリストを使い回すことができるということです。




このアプリに1分だったらできること、3分だったらできることのように時間別に入れておくことによって、ちょっとしたすきま時間にサクッと先回りして、タスクに取り組むことができそうです。





checkmark.png 3.タスクにおける時間の見積もり

とはいえ、何が1分でできて、何が5分かかるのか?それをある程度把握していないと、このリストは完成しません。
というよりも、このリストのキモは、「どんなタスク」が「どのくらいの時間」を要するかという事前の理解が欠かせないのです。

ここで大事になってくるのは、タスクにおける時間の見積もりです。
一度きりのタスクだと定型化できませんが、日常的に何度も繰り返すタスクに関しては、むしろ積極的に定型化を図った方が良いでしょう。
その時に、どれぐらいの時間を要したのかということを把握しておくのです。

そのためには、たすくまやTimeLoggerのような時間ログアプリなどを活用するのも良いです。




とはいえ、私はiPhone標準のストップウォッチを使うことが多いです。
コントロールセンターからサクッと起動できるのが、便利なんですよね。




これによって、定型タスクに関しては、時間を図るようにしています。
そうすると、おおよそ「これぐらいあったら、これができる」ということが、見えてくるのです。この時、気をつけなくてはいけないのは、こういう客観的な方法ではなく、自分の中で「これぐらい時間があったら、できるだろう」という思い込みを採用しないことです。時間のログを記録すると、面白いぐらいに自分の思い込みの不正確さを知ることができます。

そして、その時間の不正確さを補正して、「◯分でできることリスト」を作成するのをオススメします。そうすることで、GTDにおけるinboxにタスクが入る前に、短時間で終わるタスクは、ほぼ消滅してしまいますよ。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 思わぬ副作用

私は、しょっちゅう時間のログを取っているかというと、そうではありません。さすがに、いつもストップウォッチで測りながら仕事はしていません。しかし、「このタスクは、一体どれぐらいの時間をかけて取り組んでいるのか?」と思えば、数回にわたって計測していきます。そうすると、上に書いたように自分の思い込み時間との「ズレ」を意識できるようになります。

さて、この定型タスクの時間を記録するという行為は、実は思わぬ副作用を生みます。
どんな副作用かというと、そのタスクにかかる時間が、どんどん短くなってくるのです。たぶん、無意識のうちに過去のタイムと競うような気持ちが働いてしまうからでしょう。これは、悪くはない副作用なので、皆さんもぜひ体験してみてください。





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