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ScanSnap+Dropbox+Documentsで手帳が未来志向のツールになった

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情報管理LOGの@yoshinonです。
先日、Documentsのアップデートで同期フォルダというのが追加され、めちゃくちゃ便利だよという記事を書きました。それの副次的な効果として、劇的に手帳の役割がこの1ヶ月の間で変化しつつあるということについて書いておきたいと思います。

  
【 ScanSnap+Dropbox+Documentsで手帳が未来志向のツールになった 】  

 1.Documentsの同期フォルダとは何か?

 2.先月分までの手帳の中身がいつでも参照可能に

 3.手帳が未来志向に変わりつつある







checkmark.png 1.Documentsの同期フォルダとは何か?

まずは、Documentsというアプリについて説明しなくてはいけませんね。
Documentsとは、かなり優秀なマルチドキュメントビューアアプリです。



ドキュメントと書きましたが、実際はかなりのファイル形式を読めるので、マルチメディアビューアという方が、正しいのかもしれません。とにかく、これ1本持っておけば、色々安心なアプリだぞ!というものです。

さて、その優秀なDocumentsですが、先月の末ごころにアップデートがあり、さらにパワーアップしました。その一つに同期フォルダがあります。これについては、以前記事を書きましたので、ぜひそれを参照して欲しいです。

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さて、どの同期フォルダですが、ようするにオフラインでもDropboxなどのオンラインストレージにアクセスできるというものです。

オフラインなのにDropboxとかにアクセスできるわけないだろ?

と思われるかもしれませんが、その通りです。
この同期フォルダは、事前にそのフォルダの中身をローカルに保存しているのです。iOS版のDropboxを使った人ならばわかると思うのですが、モバイル版のDropboxは、PC版と違い基本的にローカルにファイルを保存していません(Dropboxアプリでは、ファイル単位ならばできる)。これは、PC版と同じような感覚で使えると思って間違い無いです。自動的に同期され、オフラインではその同期された分のファイルを閲覧&編集できるのです。

これは、自分的には、iOSにおけるDropboxとの関係を一変させるのに十分なアップデートでした。




checkmark.png 2.先月分までの手帳の中身がいつでも参照可能に

その同期フォルダの1つとして、私はScanSnapでスキャンした手帳の中身を入れているフォルダを指定しています。

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私は、システム手帳推しなのですが、その理由の一つがスキャンのしやすさです。
単にリフィルを取り出して、スキャンするだけなので、いちいちスマホアプリでスキャンする必要もなく、まとめて一気にできるのが、すごく快適なのです。
毎月1日に先月分の手帳をまとめてスキャンしています(面倒臭がり屋なので…)。

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スキャンした手帳画像は、ScanSnapのフォルダの中の「手帳Archive」というフォルダに入れるようにしています。
その「手帳Archive」のフォルダ自体が、Dropboxのフォルダ内にある(ScanSnapのスキャンフォルダは、全てDropbox上にある)ので、それをDocumentsの同期フォルダに指定したのです。
そして、できたシステムがこんな感じになりました。

https://gyazo.com/63b715a588269d93788cc4c39f53b340


Documentsの同期フォルダに指定したことによって、iPadやiPhoneで、いつでもどこでも先月分までの手帳の 中身が参照可能になりました。このように見ることができるようになったのです。
iPad miniで見るとこんな感じ。

https://gyazo.com/5996eb71076d1f8a8f681971d731173f


iPhoneで見るとこんな感じ。

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今までは、半年ごとにスキャンした手帳の画像をPDF化し、それをDocumentsで参照するようにしていました。

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まあ、それでも十分に満足していたのですが、それでも半年以内の手帳は実際のリアル手帳を参照する方が早かったのです。しかし、同期フォルダによって、最低でも1ヶ月前までの手帳の中身をいつでも参照可能になったというのは、非常に大きな変化でした。




checkmark.png 3.手帳が未来志向に変わりつつある

手帳というのは、時系列データです。
バレットジャーナルのように擬似的にタグ構造的な方法をとったりとか、様々な検索手法を手帳に盛り込んだりしている手帳術などがありますが、基本的な構造としては、常に時系列に後ろのページに向かって進んでいるわけです。

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そうすると、過去の手帳の中身は、基本的には参照されるために存在するようになっていきます。

あの日何していただろう?
あのアイデアどこに書いていただろう?


というように、過去に遡って参照するような構造になっています。
そして、時系列的に古くなればなるほど、その参照される割合は低くなる傾向があります。少なくとも私の場合は。

2017060804.png



今までは、それでも参照するためだけに過去半年分ぐらいを手帳に入れていました。
※それ以上過去の手帳の中身は、PDFで参照する。
しかし、1ヶ月前までの中身まで、いつでも参照可能になったことによって、もはや手帳は過去を振り返るためのツールではなくなりつつあります。過去方向への矢印が極端に短くなり、未来方向へどこまでも伸びるイメージになりました。

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思いついたアイデア、様々なメモをどんどん書き足し、過去の手帳はどんどんアーカイブしていき、いつでも参照可能にすることで、過去を振り返る機能をそぎ落としつつあるのです。




eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 手帳とデジタルの関係がこれまでにないぐらいに良い感じ

Documentsの同期フォルダによって、私にとっての手帳とデジタルの関係は、かつてないほど良好な状態を保っています。まさに理想に近いレベルまで引き上げられた感じさえしています。
もちろん、完璧とは言えませんが、それでもアナログの手帳だけで管理していた時代から比較すると、雲泥の差があります。今は、1ヶ月前までの中身さえあれば良いというぐらいにはなってきましたが、究極的には昨日までの手帳の中身さえいらないとなれば、完成形なのかもしれないぐらいには、考えています。とはいえ、アナログの閲覧性の良さというのも代えがたいのですけどね。
ScanSnap + Dropbox + Documentsの3つのコンボでできるデジアナハイブリット手帳術は、ものすごくオススメワザですので、ぜひやってみてください。





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