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Googleフォームで受付業務もできるぐらいに進化していた件

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情報管理LOGの@yoshinonです。
Googleフォームが便利ですよね?みなさん使っていますか?
もしも、まだ使われていないならば、ここ最近の進化が著しく、もはや普通に受付業務ぐらいできる感じになってきました。それほど大規模ではなく、複雑ではない受付業務ぐらいならば、たぶんこれで十分ではないかと思っています。というわけで、今回は進化したGoogleフォームについてレポートいたします。

  
【 Googleフォームで受付業務もできるぐらいに進化していた件 】  

 1.Googleフォームが、著しい進化を遂げていた

 2.Googleフォームを受付業務に使ってみる

 3.簡易的な集計とGoogleスプレッドシートでの集計







checkmark.png 1.Googleフォームが、著しい進化を遂げていた

まずは、Googleフォームについて知らない人のために、どんなものかについて説明します。百聞は一見にしかずなので、情報管理LOGが作成したフォームをご覧ください。

情報管理LOGアンケート


なんだ、よくあるフォームサービスじゃないか。と思った人もいるのではないかと思います。
しかし、ただの無料フォームサービスではないです。むしろ、それ以上のもっとすごいやつなのです。

今までGoogleフォームを使っていた人も、最近のGoogleフォームの進化が激しいので、どの点がすごくなったのか以下に整理したいと思います。

1.回答者にメールで自動返信が可能になった
これは、どういう機能なのかというと、回答者のメルアドに、自分が回答した内容を自動で送り返すというものです。
要するに、何かの参加受付などで、自分が何を申し込んだのかという確認メールというのが、必要な場面というのがあります。今までは、Google Scriptなどによって、無理やりに実現していました。しかし、これが実装されたことによって、確認メールのためのスクリプトを組んだり、手動でいちいち送るというような手間が消失したということです。
自分の中では、もうこれだけでも優勝レベルだと思っています。

やりかたは、右上の「設定」から

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「全般」の「メールアドレスを収集する」にチェックを入れ、さらに「回答のコピーを送信」でできます。そうすると、自動的にメルアドを入れるフォームが出現します。

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2.カレンダーも選択可能に
今までは、自由な日付をフォームで実現するためには、色々と工夫を凝らす必要がありました(月、日を別々のプルダウンでやるとか)。しかし、当たり前のように、カレンダーから選択できるようになっていたのです。簡単な予約受付システムなんて、あっという間にできそうです。しかも、無料で。

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3.テストも作成可能に
これも、「設定」から「テスト」というタブにあるので、チェックを入れて有効にすると、テストモードになります。簡易的なテストを作成できますね。

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checkmark.png 2.Googleフォームを受付業務に使ってみる

では、実際にサンプルとして、Googleフォームを使った受付業務システムを構築してみたいと思います。
Googleドライブから、新規作成で「フォーム」を選択します。

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タイトルや説明など必要事項を記載しましょう。
※説明の部分ですが、改行できるようになりました。長文による説明などが、断然みやすくなったと思います。あと、気軽に画像も埋め込めるようになっています。

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次に項目の設定をしていきます。これは、右上のここをクリックするとズラリとやれることが出てくるので、そこから選びましょう。
現在(2017年7月12日段階)で、できることは以下の通りです。

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ちょっと分かりづらい部分だけ説明すると

・ファイルのアップロード先
これは、自分のGoogleドライブにファイルをアップロードしてもらうことができる機能です。ただし、アップロードする人は、Googleアカウント必須。

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・均等目盛
こういうの。よく5段階評価でいうと、どれぐらいですか?とかに使われていますよね。

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・選択式(グリッド)
こういうのよくネット上のアンケートとかで見ますよね。

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・チェックボックス(グリッド)
チェックボックスタイプのやつ。

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・時刻
時刻を入力することができます。

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これらを元に作成してみたのが、こちらになります。
メルアド入力欄もあるので、別に知られても良いというならば、やってみてください(メルアドを知られたくない場合は、やらないように!個人情報保護の観点から捨てアドなどを使用するのをご推奨)。自動返信の機能を使えます。

受付業務実験
受付業務実験






checkmark.png 3.簡易的な集計とGoogleスプレッドシートでの集計

これも、リニューアルされています。以前は(といっても随分前ですが)、Googleスプレッドシートに自動的に集計されていました。しかし、現在は簡易的な集計がデフォルトで、Googleスプレッドシートによる集計はオプションとなっています。

質問作成するタブの横に「回答」とあるので、それをクリックすると、こんな感じで表示されます。視覚的に整理されているので、これで十分という人も多そうですよね。

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Googleスプレッドシートで集計をする場合は、「回答」タブのすぐ下に緑色のボタンがあるので、それをクリックします。

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新しいスプレッドシートで集計するか、既存のスプレッドシートで集計するかを聞かれます。大抵は、新しいスプレッドシートで集計で良いかと思います。

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そうすると、このようにGoogleスプレッドシートで集計されます。これだと、エクセルのデータとしてもエクスポートできるので、非常に使い勝手が良いのですよね。

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eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 Googleフォームは日常使いでもOK!

私は、Googleフォームけっこう使っているんですよね。
例えば、飲み会の日程調整とか、仲間内の簡易的なアンケートとか。あっという間に完成して、さらにすぐに集計できるので、これ以上ないほどラクに運用させてもらっています。メールの自動返信がついたことで、回答してくれた人にも不安が少なくなるというのも良いですよね。
これが、無料というのだから、すごいものです。





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