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自動でタスクが追加されるシステムにしたら捗った

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情報管理LOGの@yoshinonです。
皆さんは、タスクをどのように収集していますか?
GTD的には、inboxにとりあえずタスクを集めておいてから、割り振りを考えていくというスタイルになっています。しかし、どんどん自動化が進んでいる現在、inboxを一番上に持って行くスタイルが本当に良いかどうか見直しが必要かもしれませんよ?
というわけで、タスクを自動的に追加するシステムを構築したら、非常にラクになったよという話です。


  
【 自動でタスクが追加されるシステムにしたら捗った 】  

 1.タスクが自動で追加されると良いこと

 2.特定のカレンダーに追加されるとタスクが追加される

 3.特定のメールでタスク追加

 4.応用するとこんなこともできる!







checkmark.png 1.タスクが自動で追加されると良いこと

私は、Wunderlistにタスクのほとんどを入れるようにしています。1つに集約することで、タスクの確認漏れを防ぐためです。
しかし、実際のところ、例えば

カレンダーに入力した内容 = タスク

ということもあるわけです。
そうすると、

1.カレンダーに入力
2.Wunderlistにも入力


と二度手間になってしまっていました。
GTD的には、タスクを集約してから、それをカレンダーに入れるか、プロジェクトにするか?などと割り振りをするわけですが、せっかく様々なことが自動化されてきているので、どちらを先にしても良いことに気づいたのです。

GTDのフローは、これですね。
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というわけで、GTDをイマドキにアップデートしてみたのです。
そうすると、タスクを収集するという部分が、今まで全て手動でやっていたのが若干減り、二度手間がなくなったことでラクになってきました。

つまり、今ではなく、スケジュールとして確定できるタスクに関しては、先にスケジュール登録をしてしまうというのが、良いということです。
なぜならば、タスクリストはタスクの総量を見ることはできますが、実際のスケジュール上での空き時間や全体スケジュールでの工程を見ながらやることには向いていないからです。その点、カレンダーを見ながらやれば、一気にどの日に空き時間が多くなりそうかが見えてきたり、全体のスケジュールを考えながら検討できるというメリットが働くのです。





checkmark.png 2.特定のカレンダーに追加されるとタスクが追加される

さて、では実際にはどのようなことをやっているのかということについて書いていきます。
1つ目は、特定のGoogleカレンダーに入力されると、Wunderlistに自動でタスクが追加されるものです。これは、Microsoft Flowというサービスを使っています。Microsoft Flowとは、IFTTTのようにWebサービスを自動化させるサービスです。

プロセスとタスクの自動化 | Microsoft Flow
プロセスとタスクの自動化 | Microsoft Flow





これによる連携方法については、過去記事にありますので、ぜひ参照してみてください。やり方などを詳しく載せています。

Bookmarklet: instantly generate a Card for any web page. | Embedly

Microsoft Flowの良い点は、Wunderlistにタスク登録がデフォルトで、できる点です。Zapierも良いのですが、どうしても1ヶ月あたりの回数制限が気になってしまうのですよね。というわけで、Wunderlistユーザーならば、間違いなくMicrosoft Flowで決まりです。
※Todoistとかだったら、IFTTTでもデフォルトで対応しているので、そちらをどうぞ!

一応、Microsoft Flowで説明しておきます。

GoogleカレンダーとWunderlistの認証を済ませておいてから、どのカレンダーと連携させるか決めます。

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そして、Wunderlistでは、「Title」と「Due Date」を設定すればOK!

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例えば、2018年4月9日に「実験です!」とスケジュールを追加してみます。

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すると、すぐにWunderlistに期限付きでタスクが追加されるのです。

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checkmark.png 3.特定のメールでタスク追加

もう一つは、メールでタスクに追加するです。
Wunderlistは、メールでもタスク追加できるのですが、色々と制約が多いので、あえてMicrosoft Flowを使うようにしています。

私がやっているのは、Evernoteの認証切れを防ぐためなどに使っています。どういうことかというと、Evernoteはサードパーティー製のアプリに認証させると、1年過ぎると認証切れを起こしてしまいます。そこで、認証切れを起こす前に再認証してしまえば、焦らずに済むというわけです。

これは、以下のように設定しています。Wunderlist側に関しては、タスク名のみでの登録にしてあります。

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一度、Wunderlistのinboxに入ってしまえば、必ず目を通すので、あとはメモ欄にあるメール着信時の日にち+1年後ぐらいを期限に設定すれば良いのですよね。今までのあの苦労は一体…となるはずですよ。

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checkmark.png 4.応用するとこんなこともできる!

さて、これらを応用すると、かなり様々なことができそうですよね?
以下は、私がやっている or やろうとしていることリストです。

 □ 気になる本やコミックスの発売日が自動でタスク登録
 □ Lino(※Web付箋サービス)で貼った期日付箋が自動でタスク登録
 □ Amazonの買いたい商品の値段が、設定した値段に下がったら自動でタスク登録
 □ Pocketでスターをつけたものだけを「あとで読む」に追加
 □ 気になっていたアプリがセールを始めたら自動でタスク登録
 □ ヤマト運輸の商品が到着する日時を自動でタスク登録

などなど…。

まだまだ、やれそうなことはありますね。
今まで手動でやっていたことは、

カレンダー
メール
RSS


との組み合わせで、自動でタスク登録できるのです。
皆さんもぜひ、どうぞ!



 eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 メリットは多いですよ

スケジュールを登録したものが、自動でタスク登録されると不必要なモノもタスクに入りそう…と思われるかもしれません。しかし、それは単にあとでチェックして削除すれば良いだけなのです。タスク漏れよりもよほど安全なんですよね。
それよりも、スケジュール登録+タスク登録をする二度手間を省けることの方が、何倍もメリットがあります。
気づいたら、きちんとinboxにタスクが入っているというのは、なかなかに快適生活そのものですよ。


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