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ScanSnapとDropboxで企業内FAXは撲滅できるのではないか?と夢想中

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情報管理LOGの@yoshinonです。
だいぶ、メールやメッセンジャーなどの浸透によって、FAXの出番が少なくなってきたとはいえ、未だにFAXがなくならなる気配がありません。実際、私の職場でも未だにFAXが現役で使われまくっています。世界的に見てもこれほど、FAXの好きな国民はいないのではないか?と疑ってしまえるほど、FAXと紙文化から抜け出せずにいるのが現状です。
そこで、先日あることがきっかけでやってみたことが、予想外に良かったので、これを利用すれば、FAX文化から抜け出せるのではないか?と思ったので、それについて書いてみます。


  
【 ScanSnapとDropboxで企業内FAXは撲滅できるのではないか?と夢想中 】  

 1.先日体験したあるScanSnap活用法

 2.ScanSnapとDropboxで企業内FAXだったら無くせるのではないか?

 3.ほぼ無料でFAX網が構築できるよ







checkmark.png 1.先日体験したあるScanSnap活用法

先日、どうしても急用で職場を離れなくてはならないことがありました。
そこで、ある紙文章を参照しなくてはいけない事態が発生し、困っていた時に、ある方法を思いつきました。
それは、普段自分が職場で使用しているPCに常時ScanSnapを接続しているのですが、それ経由で直接自分のDropboxに保存してもらうという方法です。
実は、以前も記事で書いたと思うのですが、ScanSnapのフォルダを丸ごとDropbox内に指定しています。なので、スキャンと同時に私の手元に同期されて、送られてくるという仕組みなのです。

Bookmarklet: instantly generate a Card for any web page. | Embedly


結果として、同僚には原稿をScanSnapにセットして、スキャンボタンを押してもらうだけで済みました(それをしてもらうだけでも感謝!)。

この体験から、ScanSnapとDropboxを組み合わせれば、別に企業内FAXであれば全く必要なくなることに気づいたのです。



checkmark.png 2.ScanSnapとDropboxで企業内FAXだったら無くせるのではないか?

紙文化自体を無くすには、かなり時間と労力がかかりそうですが、この方法を使えば、少なくとも企業内FAXという無駄な部分は、省けそうだなと考えました。

どうするかというと、部署ごとや系列ごとにDropboxアカウントを準備しておき、それぞれの共有フォルダをお互いに登録しておくのです。そして、そのフォルダを連絡先がわりに、ScanSnap Managerに登録します。

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あとは、スキャンしたのちに、ScanSnap Managerの部署ごとのフォルダに放り込めば、送信完了です。Windows10ならば、フォルダに変化があれば通知されますし、フリーソフトでフォルダに変化があれば、通知させることも可能です。

例えば、こんなフリーソフトで通知させることもできる。

「フォルダ監視」ローカルフォルダやネットワークフォルダの変化を常駐監視 - 窓の杜ライブラリ
「フォルダ監視」ローカルフォルダやネットワークフォルダの変化を常駐監視 - 窓の杜ライブラリ







checkmark.png 3.ほぼ無料でFAX網が構築できるよ

というわけで、上記の方法を使えば、無料で自前のFAX網を構築することが可能になります。
まあ、ScanSnapを準備したり、Dropboxのアカウントを整備しなくてはならないなどの手間はありますが、小規模な事業所であれば問題なくできるはずです。

使い心地もほぼFAXに近いので、抵抗感のある人も案外すんなり受け入れてもらえそうですしね(ここ、案外重要だよ)。
ただ一つ、大きな違いといえば、FAXはスキャンする前に宛先を指定しますが、この方法は、スキャンしたあとに宛先を指定するという点です。

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初期コストこそ、ScanSnapを導入するなどかかりますが、運用コストはインターネット回線を使うので、無料なのが良いですよね。

しかも、部署の共有フォルダを社員で共有していれば、出先でもどこでも確認できるし、デバイスを選ばないのも良いですよね。

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eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 ガラパゴス的対応なのは十分自覚しています

おいおい、今時まだFAXかよ〜。
と言われてしまいそうですが、日本全国で考えれば、未だにこういうガラパゴス的文化がはびこっているのが現状です。私もできることならば、もう少しモダンな解決方法で乗り切りたいのですが、残念ながら個人レベルでは、如何ともしがたいことって多いのですよね…。

こういう企業文化を変えていくのって、やたら手間と労力がかかるので、やる時には垂直的にトップダウンで解決するか、今回紹介したように見た目を大きく変えずに、バックグランドの技術を変えていくというのが、良いように思えます。ホント、FAXっていう文化は、そろそろ無くなって欲しいですよね。




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