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Gmailのメールの振り分け設定を「Delete me」にすると捗るよ

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情報管理LOGの@yoshinonです。
私は、メインのメルアドをGmailにしています。Gmailには、優秀なスパムブロックがあり迷惑メールには煩わされることは少ないです。しかし、迷惑メールではないものの、業者メールやタイトルだけチェックするだけで、削除するようなメールってありませんか?
私は、毎日ものすごい数のそういう迷惑メールではないものの、削除するメールと戦ってきました。しかし、ある日を境にそういうのが、とても楽になりました。今回は、メールの振り分け設定を見直すことで、画期的にメール処理が早くなる方法です。


  
【 Gmailのメールの振り分け設定を「Delete me」にすると捗るよ 】  

 1.扱いが微妙なメールたちの処理

 2.メールの振り分け設定を「Delete me」にする

 3.ほとんど全てをアーカイブで対応する

 4.月に一度整理する







checkmark.png 1.扱いが微妙なメールたちの処理

Gmailを使い始めて、最初の頃に一番感動したのが、迷惑メールを選り分ける精度の高さでした。今までの迷惑メールとの戦いはいったい何だったんだ…と思えるぐらい楽になった記憶があります。

しかし、そんな快適さも今は昔になり、またもや受信ボックスは大変なことになっています。






その原因は、ハッキリしています。
それは、業者のメルマガ関係だったり、クーポン情報だったりです。
ほとんど目を通す必要は無いけれど、ぱっと見ちょっとだけ見てみたり、タイトルだけチェックすれば済むというものが、ほとんどです。
しかし、中には時々「おっ!」と思うものも混じっているので、一律即削除とはいかないのです。

これらが、メールボックスの「プロモーション」のタブに盛大にたまってしまうのです。毎日、だいたい20~30ぐらいです。

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checkmark.png 2.メールの振り分け設定を「Delete me」にする

今までは、ずっといちいちタイトルや内容を確認してから、即削除したり、アーカイブしたり、スターをつけたりしていました。
しかし、これ自体はそれほど時間はかからないにせよ、確実に時間を奪う原因になっており、1つ1つ判断する際に確実に脳のMP(マジックポイント)を消費していました。

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※脳のMPについては、こちらのツィートが分かりやすいです。





そこで、かなり前から導入していた「Delete me」というタグを大々的に適用してみることにしてみたのです。これについては、過去にも書きました。

Bookmarklet: instantly generate a Card for any web page. | Embedly


これは、

単に不要なメールや一定期間後に不要になるメールに「Delete me」というラベルをつけておくという方法

です。
こうしておくことで、いちいち削除すれば良いか、アーカイブすれば良いか迷わずに済みますよね?全てアーカイブしてしまえば良いのです。

やり方としては、以下の通りです。

1.メールの返信の横をクリック→「メールの振り分け設定」

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2.検索オプションを設定する

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3.条件の設定

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この方法で、最終的には削除するであろうメールは、全て「Delete me」というタグをつけました。





checkmark.png 3.ほとんど全てをアーカイブで対応する

これの何が気持ちが良いかというと、

全てアーカイブでOK

な点です。

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でも、中には削除しないでおきたいメールもあるのでは?

と思う人もいるでしょう。
そういう場合も、一応全て「Delete me」のタグをつけるようにしています。なぜならば、とっておきたいと判断した段階で、確実に本文などを読んでいるので、その時に「Delete me」のタグを削除すれば良いだけなのです。

私の中では、

最終的に一時的にとっておきたいが、最終的には削除するであろうメールの場合は、「Delete me」を残しておく

どうしても、とっておきたい場合だけ「Delete me」を削除する

というルールでやっています。
基本的には、ザッと受信箱を見て、範囲指定して、即アーカイブという流れで済みます。削除するかしないか、アーカイブすべきかどうか?という点で一切の迷いがなくなるのです。




checkmark.png 4.月に一度整理する

過去記事にも書きましたが、この「Delete me」タグのついたメールは、およそ月に一度、削除するようにしています。

タスク管理アプリの定型タスクに「Delete meをチェックする」というのを入れているのです。

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このタスクが現れたら、Gmailの「Delete me」タグをチェックし、一杯たまっていれば左上のチェックボックスの部分をクリックして、「すべて」を選択します。

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そうすると、「このページ内のスレッド ●件すべてが選択されています。 "delete me" のスレッド ●件をすべて選択」と上のバーに出てくるので、その「"delete me" のスレッド ●件をすべて選択」の部分のリンクをクリックします。

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そうすると、何千件あろうが、全てのメールが選択されているので、そのまま削除してしまいます。





eyeglass2.png 情報管理LOGの眼
 即削除されないという安心感

本当にいらないメールならば、振り分け設定で受信箱をスキップして、即削除とか、そもそもそのメール自体を配信停止したりします。しかし、微妙なメールの場合、そうもいかないというもどかしさがあるのですよね。
今回紹介した方法だと、即削除されることはなく、一定期間はアーカイブとして残っているという安心感があります。この安心感が、すごく大事で、結局は消すという行為に対して、躊躇しなくなるのですよね。万が一、復活させることもできますしね(ほとんどないけど)。



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