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机の引き出しの整理術

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机の引き出しが、カオスになっていないだろうか?
いつも使うものを取り出すときに、軽く探していないだろうか?

「机の引き出しを整理する時間があったら、他の仕事をしているよ」という人もいるかもしれません。しかし、少なくとも使いたいものを探す細かな時間を合計したら、かなりの時間になってしまいます。
今回は、短い時間でできる机の引き出しの整理術です。

  
【机の引き出しの整理術(実践編)】  
 1.点検する
 2.3つの引き出しの役割分担
 3.処分の方針
 4.処分の仕方





1.点検する

まずやるべきことは、机の中に何が入っているのかの点検です。
チェックポイントは、以下の2つだけ!

 □ 同じ(機能)ものが2つ以上入っていないか
 □ 1ヶ月以上使っていないものがないか


これに沿って、チェックしてみてください。
そうするとかなりのものが、リストに上がってくるはずです。


2.3つの引き出しの役割分担
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たいていのオフィスの机の引き出しは、このように3つの引き出しで構成されていますよね。
そこで、この3つに明確な役割分担を与えます。

①一番上の引き出し
毎日使うもの、頻繁に出し入れするものを入れます。
考えられるものとしては、
・印鑑
・付箋
・定規
・ステープラ
・筆記用具
・テープ類
・修正テープ
・テープのり
などでしょうか。実際に毎日使うものというのは、実はとても少ないのです。また、人によっては、何を毎日使うかは変わってくるところなので、自分の日常の行動と照らし合わせてみましょう。

②二番目の引き出し
毎日ではないにしても、割と使うものを入れます。

③三番目の引き出し
よく参照するファイル、進行中のファイルなどをストックしておきます。
基本的に2/3以上は、空いていた方がよいです。


3.処分の方針
さて、ここからが本番ですが、ここまで点検していけば、かなりの数のものが処分の対象としてリストアップされてくるはずです。
しかし、闇雲に処分するとあとで後悔したり、逆に処分しきれなくなって結局元通りになってしまうので、ある程度の方針が必要になってきます。

まず、それらのモノを3つに分類します。
A:同じもの(機能)がある
B:使っていない(使わない)
C:使うかもしれない


AとBに関しては、処分します。処分の方法に関しては、4で触れます。
Cに関しては、保留とします。
保留に関しては、そのまま机の中に戻すのではなく、いったん箱か何かに入れ、ロッカーなど他の場所に保管することとします。


4.処分の仕方
さて、3のAとBに関しては、すぐに処分しましょう。
処分の仕方ですが、2つ方法があります。

1つ目は、「即ゴミ箱行き」です。

迷ったり、「もったいない」などと思わずに思い切ってやってください。そうしないと、またカオスな机に戻ってしまいますよ?

2つ目は、「人にあげる」です。

どしてもゴミ箱行きにするのに抵抗のある人は、人にあげてください。よほどのモノではない限り、たいてい喜ばれますよ。そのモノに第2の人生を送らせてあげると思えばよいのです。
私は、半年に1回ぐらいのペースで職場内でいらないモノオークションを行います。オークションといってもお金を取らずにあげるだけなのですけどね。意外とはけるものですよ。


次回は、机の引き出し整理術(実践編)です。



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2009.02.08 [整理術] 机を整理するためのワンタイム整理法とは

新年度に備えるフォルダ整理&作成

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新年度に向けて準備していますか?年度替わりは、色々と忙しくついついハードに使っているPCのことは、二の次になってしまいがちです。そして、ついつい混乱したまま惰性的に過ごしてしまうことはありませんか?
今回は、新年度に向けてのフォルダの整理と作成準備についてです。

  
新年度に備えるフォルダ整理&作成】  
  1.今年度のフォルダの見直し
  2.来年度のフォルダの作成(基本セット)
  3.毎年使うフォルダは圧縮保存!






1.今年度のフォルダの見直し
そろそろ、年度が終わってしまうわけですが、1年間を通して、自分のPCのフォルダを点検する機会というのは、そう多くはないのではないでしょうか?実際は、その都度必要なときに作りながら対応しているという状況の人が多いと思います。しかし、それは本当に効率的なフォルダ構成なのか?ということをこの時期に見直してみましょう。

<フォルダ構成見直しのPoint>
・年度単位で構成されているか?
 *年度単位の仕事じゃない人は、スルーでいいです。ただし、年ごとの管理はいいかもしれません
・年度の区切りのないデータが年度のフォルダに入っていないか?
 *年度ごとのフォルダから切り離す方向で考える
・上位層と下位層のフォルダの位置づけは、それで正しいか?
 *本当は、下位に位置づけるべきフォルダと同列になっていないか?
・フォルダの名称は、それで良いか?
 *名称で分かりづらくなったりしていないか見直す
・同じようなカテゴリのフォルダが複数ないか?
 *まとめられるものは、まとめる
・逆にカテゴリが違うのに同じフォルダに入っているものはないか?
 *分離すべきものは、別フォルダとして考える

さて、見直しできましたか?
時間がかかりそう…。と思っていても、来年度のことを思えば、ここに時間を費やしても損にはならないですよ。たぶん、そんなに時間はかからないはずです。


2.来年度のフォルダの作成(基本セット)
さて、ここからは、来年度に向けての準備です。
2でどこらへんが、問題でどこを直すべきか明確にできたら、いよいよ来年度使う(であろう)フォルダ作成に入ります。
まずは、どんどんフォルダを新規作成しましょう。
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こんな感じになりますが、気にせずに必要な数だけ作成しましょう。

次にフォルダ名の設定をします。フォルダを選択してF2を押せば、フォルダ名の変更ができます。

F2→名称変更→確定(エンター)→次のフォルダを選択→*以下ループ


の順でマウスを使わずにサクサクと名称変更ができるはずです。
もちろん、フォルダの階層構造もこの段階で全部作ってしまいます。次年度のことなので、不確定な部分がある場合は、その都度追加すればよいという気持ちでやると良いと思います。


3.毎年使うフォルダは圧縮保存!
3で次年度のだいたい準備は整いました。
最後に次年度以降も継続して使う場合に関してです。ある程度基本セットのフォルダが完成してしまったら、以外と大きな変更は、少ないものです。そこで、先ほどの基本セットのフォルダをzipに圧縮して保存しておきましょう。フォルダだとエクスプローラ上から見ても邪魔になりますが、圧縮してしまえば、それほど気になることはありません。さらい年度以降は、解凍して1→2の順でやれば、さらに早くできるはずです。
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ほんの少しの手間さえ惜しまなければ、快適な環境が手に入ります。逆にこの段階で手を抜いていると、泥縄式でフォルダ構成を構築してしまい、結果的に仕事のパフォーマンスが落ちてしまうのです。ぜひ、今のうちにやってみるといいですよ。



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職場の共有パソコンのデスクトップきれいに保つゴミ箱一歩手前フォルダ

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仕事場で共有のPCがある人ならば分かると思うのですが、すぐにデスクトップアイコンやファイルなどでごちゃごちゃになってしまいがちです。そこで、いつも共有パソコンのデスクトップをきれいに使ってもらいつつ、利便性を高める方法を紹介します。
それは、ゴミ箱一歩手前フォルダを作ることです。

 
【職場の共有パソコンのデスクトップきれいに保つゴミ箱一歩手前フォルダ】
 1.ゴミ箱一歩手前フォルダとは
 2.なぜゴミ箱一歩手前フォルダなのか
 3.第一段階:近づける
 4.第二段階:入れる
 5.段三段階:時々全消し
 6.注意点






1.ゴミ箱一歩手前フォルダとは
ゴミ箱一歩手前フォルダとは、デスクトップのゴミ箱とは別に作成するゴミ箱型のフォルダのことです。
アイコンの変更でWindows標準のゴミ箱アイコンを選択して、ゴミ箱そっくりのフォルダを作成しておきます。
*Windows標準のアイコンは、こちらにあります(Vistaの場合)。

%SystemRoot%\system32\SHELL32.dll

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これを、本来のゴミ箱とは逆の場所に置きましょう。これで、準備OKです。


2.なぜゴミ箱一歩手前フォルダなのか
なぜ、このように紛らわしいことをするのかというと、
「あともう少しで消してしまいますよ」
という警告と注意になるからです。
しかも、どれだけゴミ箱一歩手前フォルダにいれても、消したことにはならないので、一種のセーフティーネットになり得るからです。
「一時保管とかでもいいじゃない?」
という意見もありますが、一時保管だと本当に保管するものだと思い、いつまで経っても減らないので、安心を与えないというのは大事です。


3.第一段階:近づける
さて、ここからは実際の運用です。
デスクトップに散らばっているショートカットやファイルをゴミ箱一歩手前フォルダの近くに移動しておきましょう。これだけで、「あ、消されちゃうかも」という感じになります。


4.第二段階:入れる
一定の期間が過ぎたファイルから次々にゴミ箱一歩手前フォルダに入れてしまいましょう。いくぶんデスクトップがスッキリするはずです。
基本的には、余計なショートカットやファイルは、一切無い状態をめざしたいですね。


5.段三段階:時々全消し
ある程度、ゴミ箱一歩手前フォルダにたまってきたら、一気に本当のゴミ箱に移動してしまいます。そして、さらに一定期間ファイルなどの移動が見られない場合は、削除してしまいましょう。


6.注意点
ある日いきなり、これをやり始めたら周囲に驚かれます(笑)。必ず事前に周囲に知らせておき、みんなに理解してもらいましょう。
また、ゴミ箱一歩手前フォルダ預かりから、全消しに至るまでのスパンが短いとお互いのストレスの原因にもなりかねないので、ある程度余裕を持ったスパンで運用すると具合がよいようです。頃合いとしては、誰もが「消されても仕方がないだろ」と思い始めてから、さらに数日というぐらいで良いかと思います。


このゴミ箱一歩手前フォルダを運用し始めてから、共有パソコンのデスクトップはスッキリしてきました。ぜひ、共有パソコンがある職場は、やってみてみてください。



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ツールバーでデスクトップをスッキリ化
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ツールバーでデスクトップをスッキリ化

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みなさんのデスクトップは、スッキリしていますか?
ダウンロードしたものや、仕事関係のファイル、そしてアプリケーションのショートカットなどデスクトップは、すぐにアイコンでいっぱいになりがちです。
前回は、デスクトップのアイコンを3つにする方法をやりましたが、今回はその補足編です。少しでもデスクトップ上をスッキリさせるために、ツールバーの新規作成を活用します。


【ツールバーでデスクトップをスッキリ化】
 1.BoxフォルダにShortcutフォルダを作成
 2.Shortcutフォルダにショートカットを移動
 3.ツールバーを右クリックして新規作成
 4.Shortcutフォルダを指定して完成




1.BoxフォルダにShortcutフォルダを作成
Boxフォルダとは、デスクトップに作成する一時保管用のフォルダです。詳しくは、前回のエントリを参照してください。

 デスクトップをアイコン3つにする方法

この一時保管用のフォルダであるBoxフォルダに「Shortcut」という名称のフォルダを作成します(ファイル名は分かりやすければ何でもいいです)。
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2.Shortcutフォルダにショートカットを移動
このShortcutフォルダにデスクトップに散らかっているアプリのショートカットを入れていきます。ただし、本当に使わないいらないショートカットは、この時点で削除しましょう。数が、多くて混沌としそうという場合は、さらにShortcutフォルダの中にフォルダを作成して、カテゴリ分けをすると良いでしょう。


3.ツールバーを右クリックして新規作成
さて、ここから本題です。
ツールバーを右クリックすると一番上に「ツールバー(T)」という項目があります。そこをたどると、現在使用可能なツールバー一式が見えます。その一番下に「新規ツールバー(K)」という項目があるので、クリックします。
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4.Shortcutフォルダを指定して完成
すると、フォルダ選択画面が出るので、先ほどのShortcutフォルダを指定まします。
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ツールバーの右側に新しく「Shortcut」というツールバーができています。
2009021204.jpg

>>
↑この部分をクリックすると、先ほど登録したショートカットが見えるはずです。
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この方法を使うと、かなりデスクトップの上がスッキリします。
しかも、スタートメニューよりも1クリック少なく、目的のショートカットにたどり着けるので、スピードの面でもオススメできます。


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デスクトップをアイコン3つにする方法

デスクトップをアイコン3つにする方法

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みなさんのデスクトップは、スッキリしていますか?

よくデスクトップの上が、アイコンだらけになっている人を見かけます。仕事が散乱して探しにくいだけでなく、デスクトップを再描画するたびにメモリを食うなど、良いことはあまりありません。実際の机の上と同じように、必要最低限のものがあるだけの方が、気持ちよく仕事ができるというものです。

そこで提唱したいのは、デスクトップアイコンを3つにすることです。

その3つのアイコンは、
 ・コンピュータ
 ・ゴミ箱
 ・Boxフォルダ(一時保管箱で名称は任意に)
たったこれだけです。
では、どのようにデスクトップからアイコンを一掃するかを説明します。


デスクトップアイコンを3つにする方法】

 1.データ類は、他のドライブへコピーして削除
 2.よく使うアプリのショートカットは、クイック起動に登録して削除
 3.あまり使わないアプリのショートカットは、Boxフォルダへ
 4.カスタマイズソフトを用いてIEのアイコンを非表示



1.データ類は、他のドライブへコピーして削除
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まず、デスクトップの上に散らばっているアイコンのうち、データ類があれば、全てデスクトップ以外の場所にコピーしてしまいます。パテ-ションを切っているのであれば、DドライブなどC以外のドライブに入れます。それらの整理法もありますが、今回はデスクトップを整理するのが目的なので割愛します。また、いらないデータ類は、即ゴミ箱行きにします。


2.よく使うアプリのショートカットは、クイック起動に登録して削除
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次にアプリ関連のショートカットを片付けていきます。ソフトをインストールすると自動的にできてしまったりするので、放っておくといつの間にかアイコンだらけになってしまいます。
そこで、そのうちよく使うアプリに関しては、クイック起動に登録しましょう。ただし、本当によく使うアプリだけにしてください。登録したらそれもデスクトップから消してしまいましょう。


3.あまり使わないアプリのショートカットは、Boxフォルダへ
では、あまり使わないアプリのショートカットは、どうすべきかというとBoxフォルダに入れてしまいます。このBoxフォルダとは、一時保管箱的に使うフォルダです。どうしても移動するのが難しいデータやダウンロードしたファイルなどは、全てこのBoxフォルダに入れてしまいます。このBoxフォルダの中身は、定期的に点検して、移動させたり削除したりします。あくまで一時保管です。
さて、あまり使わないアプリのショートカットは、このBoxフォルダに入れるわけですが、ただ入れるのではなく、このBoxフォルダの中に「Shortcut」というフォルダを作成し、その中に入れておきます。そうすることで、データとの区別を図ります。
このShortcutは、あとで活用しますが、今回は活用法については割愛します。後日、これについては書きます。


4.カスタマイズソフトを用いてIEのアイコンを非表示
ここまでくれば、あともう一歩です。
この時点でデスクトップには、以下のアイコンしか残されていないはずです。
 ・コンピュータ
 ・ごみ箱
 ・インターネットエクスプローラ(以下IE)
 ・Boxフォルダ

もしも、これ以外のフォルダがあるならば、もう一度1~3に戻って削除してください。
IE自体は、OSからは削除できないので、アイコンを非表示にするには、デスクトップの設定からIEを非表示にします(XPのみ)。ただし、Vistaの場合は、カスタマイズソフトなどを使用して非表示にします。メーカー製のPCは、IEが標準で表示されているので、面倒なのです。

Windowsスマートチューニング

さて、デスクトップはスッキリしましたか?
さらに数を減らすこともできますが、逆に使い勝手が悪くなるような気がするので、3つでも十分かと思います。きれいに片付くと気持ちいいですよね?

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